フロア間の指示伝達が確実にできる環境を整備

茨城県水戸市に本社を置く株式会社ヴィオーラ（以下、ヴィオーラ）は、1962年にレンタルおしぼりを提供する会社として創業した。以来、60年以上にわたり、日本の「おもてなし」の象徴の一つともいえる「おしぼり文化」を担う企業として社会に貢献している。

飲食店や企業のレンタルおしぼりに対するニーズは幅広い。同社では、一般的な接客向けのものから、冷たいおしぼりや温かいおしぼり、高級品となる今治タオルを用いたものまで多種多様な商品をラインアップ。理美容室やエステサロン用のレンタルタオルも扱っている。おしぼりやタオルの洗浄に関する高度なノウハウを生かし、近年は医療機関や介護施設利用者の衣類、リネン類の洗濯を請け負う新たなビジネスも手掛けるようになった。

「乾燥しやすい冬は、おしぼりに含める水分量を多めにするなど、ほっとするひとときに心地よく使っていただくための見えない工夫が、おしぼりには詰め込まれています。また、季節ごとに洗濯時の最適な水量を研究するなど、おしぼりの汚れを効果的に落とす技術の研鑽にも力を入れてきました。使用済み商品の回収から再出荷までの全工程を自社で行い、サービスの品質維持・向上にも努めています」と話すのは、専務取締役の吉野 のぞみ氏だ。配送も自社の従業員が担っており、しっかりと対面でコミュニケーションを取れるサービスの品質の高さも、顧客満足度を高める要因になっているという。

同社の特長の一つに、ダイバーシティーを重視した経営が挙げられるだろう。その一環として、多様なバックグラウンドを持つ従業員の雇用に積極的に取り組んでいる。高齢者、外国人などの雇用に加え、女性の雇用で「水戸市男女平等参画社会づくり功労賞」を、知的障がいを持つ人の雇用で「障害者雇用優良事業所厚生労働大臣賞」を受賞するなど、多数の雇用に関する受賞歴と実績からは、その取り組みの高さが表れている。

ヴィオーラ本社に併設された工場の1階には巨大な洗濯機が3台設置されており、回収したおしぼりなどを洗浄している。そして、洗い終えた商品はコンベヤーで2階の作業場に送られ、出荷・配送に向けた「巻き」「包装」が行われる。1枚ずつタオルを畳んだり、おしぼりを巻いたりするのは従業員の手作業だが、同工場ではその作業をサポートする補助機を活用。おしぼりやタオルは商品ごとに巻き方や畳み方に違いがあり、例えば、おしぼりなら仕上がりの長辺のサイズを補助機で設定すると、そのサイズに補助機が角の2カ所を畳みこむ仕組みだ。

これまでは1階の洗浄工程の担当者が、洗い終えた商品をコンベヤーで2階へ送る直前に、「次は○○（商品名）が上がります」とマイクを使ってアナウンスしていた。スピーカーから流れるその声を聞いた2階担当者は、補助機のボタンを操作して商品の種類に応じた巻き方・指示を設定する段取りである。

しかし、2階はさまざまな機械が置かれており、その稼働音が大きいため、商品名を聞き誤って補助機の設定を間違うことがしばしばあった。そうなると巻きをやり直さなければならず、時間のロスと大きな手間が生じてしまう。加えて、従業員同士が「今、何て聞こえた？」と確認し合うことをきっかけに私語が始まってしまうケースもあり、業務生産性を妨げる一因となっていた。

「1階からの指示が聞き取りにくいという課題はずっと以前からありましたが、『ミスは起こるものだ』ということが常態化していたため、何となく見過ごしたままになっていました。最近になって新人の従業員から『アナウンスが聞き取りにくい』と指摘され、放置すべき問題ではないとあらためて気付かされました」と吉野氏は語る。

大塚商会が紹介した電子黒板『RICOH Collaboration Board W7500』を目にし、説明を聞いた吉野氏は、「自社の課題解消にまさにうってつけのツール」だと感じたという。

「ディスプレイに直接指や付属のタッチペンを使って『手書き文字』を入力できるので、複雑な操作を必要としません。これならIT機器になじみの薄い高齢の従業員でも苦労せずに使えると確信しました」（吉野氏）

直ちに導入を決めると、1階の担当者が電子黒板に「次は○○（商品名）が上がります」と手書きすると同時に、書いた文字そのものが2階に設置した大型ディスプレイに表示される仕組みが構築された。

「期待したとおり操作はとても簡単で、1階から指示を出す担当者は、すぐに指やタッチペンで伝達事項を書き、文字の大きさや色の変更も自在にできるようになりました。2階で作業する従業員は指示内容を確実に受け取り、『1階からの声が聞き取りづらい』というストレスも解消されました」と吉野氏はすぐに表れたその導入効果を語る。

電子黒板を導入してからまだ日が浅く、本格的な効果の検証はこれからだが、吉野氏は以前と比べて業務生産性が明らかに向上したと実感している。繁忙期の業務時間は通常期より30分ほど長くなるのが常だったが、定時で終了できる日が多くなったのだ。これは、1階から2階へ送られる商品名が正確に伝えられ、補助機の設定ミスによる作業の手戻りや私語がなくなったことに起因すると断定できる。

「その日の生産目標は、洗濯を担当する1階の担当者だけが認識していましたが、今は『一人1時間○○本処理すると定時に終了します！』といった情報も電子黒板で共有しています。そうした具体的な目標の共有によってモチベーションが高まり、作業効率がアップしているようです」と吉野氏。

また、2階のラインには、各従業員の処理本数を計測して表示するカウンターが設置されているが、将来的には全従業員のデータをリアルタイムにディスプレイに映すことで意欲を刺激するといった仕組みも構想しているという。

「業務とは無関係な、作業者の気持ちを和ませるようなメッセージを表示する試みもしてみたいと思います。手書き文字を表示できる電子黒板だからこそ、そうした取り組みにもきっと効果を発揮してくれるはずです」（吉野氏）

同社は、本社工場以外の二つの工場にも電子黒板の導入を検討したいという。「まだ活用法は多くありそうなので、アドバイスをいただきたいですね」と吉野氏は期待を語った。