求める機能をアジャイル開発で『kintone』に集約

サイボウズが提供する『kintone』は、ユーザーの目的に応じて、さまざまな業務アプリを簡単に開発できるツールだ。同課は2015年にライセンスを導入していたが、思うように活用が進んでいない状況だった。

「外部講師に向けて、こちらからの情報発信はできていたのですが、講師とのやり取りにおいては、送った資料を受け取っているか、派遣先企業へ事前連絡は済んだか、当日は予定どおり開催地についているか、といった双方向の確認作業が必須でした。一方向の情報配信ならできるようになっていたのですが、それだけでは根本的な業務効率改善にはならないため、双方向のやり取りができる仕組みが必要だと考えました」（青木氏）

そこで2018年、大塚商会の『お客様の「これが欲しい！」にこたえる訪問開発サービス』を利用し、『kintone』をプラットフォームとして講師と同課の双方向のやり取りを一元管理するシステムの自社開発を決断。青木氏は、社内システムの構築などを担当する管理本部 情報システム室 マネージャーの成井 礼之氏にも支援を仰ぎ、大塚商会のSEと成井氏が“二人三脚”で青木氏の求めるシステムを形にしていく体制が整えられた。

着手に当たり、『kintone』の活用の幅を広げるため、外部サービスとの連携やプラグインに対応するコースにアップグレード。堅牢なセキュリティ環境を備えるため、セキュアアクセス機能もプラスした。成井氏は、当時を次のように振り返る。

「業務内容を聞いていくと、担当講師が決定する前にも多くの事務作業がありました。この部分は外部講師と双方向のやりとりは少なかったため、業務効率を上げることを目的に社内でデータベースを構築し、活用できるようにしてはどうかと提案しました」（成井氏）

外部講師はそれぞれ、対応可能な地域や曜日、時間帯などの条件が決まっている。同課は金融機関から講師の派遣依頼を受けると、対応可能な講師に当たりを付けて条件を確認し、候補をピックアップして順番にメールや電話で連絡する作業を行っていた。繁忙期は一日で50件に上る講習会が行われることもあり、一人の講師が同じ日に2つの講習会をかけ持つ場合は、依頼前に地図アプリで開催地間の移動が間に合うかなどを調べる作業もあった。

こういった業務の作業効率を上げるため、成井氏はスクラッチでアプリを開発。プラットフォームとなる『kintone』に連携して活用することを前提に、どういったデータを『kintone』に提供できれば有効かを大塚商会のSEと相談しながら開発を進めた。これが使えるようになってからは、講習会の情報と講師の情報をデータベースとし、日時と開催地でフィルターをかければ、対応可能な講師が一瞬で絞られて一覧表示されるようになった。

「候補の講師を探し出す時間が圧倒的に短くなりました。開催地の確認も、以前は地図アプリを開いて住所を一つ一つコピペして閲覧していたのですが、今はデータベースに入った住所を1回クリックするだけで地図アプリが開く仕組みになっています。見たい情報に1クリックでアクセスできるスピード感は、今ではなくてはならないものになっています。さらに、このデータベースからダイレクトに外部講師へメールを送れる機能も追加され、以前とは比べられないほど作業工数が削減されました」と、青木氏はその効果を説明する。