将来を見据えたデジタル業務基盤を構築

基幹業務システムとFAXの連携で、出荷業務や経理業務の時間を短縮。業務改革で「攻めのビジネス」を展開

山喜産業株式会社 導入事例

卸売・小売業、飲食店1~100名ERP・基幹業務・業務管理セキュリティ営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

山喜産業株式会社は、ネジ・釘(くぎ)などの線材・建設資材の開発型専門商社で、2022年に設立70周年を迎える老舗企業だ。将来を見据えた業務基盤を構築するため、長年運用していたオフコンシステムを刷新。『SMILE V 販売』とFAXソリューションを連携させることで、顕著な導入効果を実感している。

  • 業務の効率向上

2021年4月取材

山喜産業株式会社

導入先の概要

業種
線材・建設資材商社
事業内容
工業用特殊ファスナー、釘、ネジ、ボルト・ナット、接着剤・コーキング、耐震接合金物、社寺仏閣用金具・和釘などの開発・販売
従業員数
55名(2021年4月現在)
ホームページ
http://onlineshop.yamaki-sangyo.com/

導入の狙い

  • 手書きから脱却して業務の向上を図りたい
  • 納品書の封入・郵送作業をなくしたい
  • ペーパーレス化を推進したい
  • データ分析で営業活動を強化したい

解決策

  • 『SMILE V 販売』とFAXソリューションの連携による業務改善

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売お問い合わせ
FAXソリューションまいと~くFAX-
セキュリティツールFortiGateお問い合わせ

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

整形ずみPDFを入手

山喜産業株式会社 導入事例(PDF:2,966KB)

導入事例詳細

ネジや釘の開発型専門商社が、新規市場の開拓で売り上げを拡大

大阪市中央区に本社を構える山喜産業株式会社(以下、山喜産業)は、1950年の創業以来、ネジや釘をはじめとする線材製品と建設資材の開発型専門商社として発展を遂げている。また、協力会社に新鋭機械を導入し、新商品・特殊製品などの加工機能を有することで、多様化する顧客の要望にいち早く対応している。

代表取締役社長 山本 尚樹氏

主な取引先は住宅向けの建築資材を取り扱っている金物問屋だが、ここ数年は板金問屋にも拡大。例えば太陽光発電に使用する建築資材をまとめて仕入れ、案件ごとに小分け販売することで、付加価値の高いサービスを提供している。

「当社の強みは、食品以外の商材であれば、何でも調達して販売することです。お客様から要望があれば、仕入れ先を新たに開拓しながら、あらゆるニーズに一元的に対応できるように努めています」と代表取締役社長の山本 尚樹氏は語る。

拡張性に優れた『SMILE V 販売』で、受注処理の効率改善に着手

山喜産業は、スクラッチ開発したオフコンベースの基幹業務システムを長年利用してきたが、それは請求書発行機程度の機能しかなかった。電話やFAXで注文を受けると、営業担当者は受注伝票を作成。それを基に数名の専属の事務担当者がシステムにデータを入力して受注処理を行っていた。1日に処理する受注伝票は500枚以上にもなるため、事務担当者は常に入力作業に追われているのが実情だった。そのうえ、一度入力したデータは請求書を発行するためにバッチ処理を行うと削除されてしまう。そのため、後から請求の誤りに気付いても、過去の請求書の修正や再発行が迅速に行えないという課題を抱えていた。さらに、倉庫のある東大阪営業所では、出荷業務の効率アップを図ることが課題だった。毎日、出荷時に宅配便の送り状を作成。顧客からの納期の問い合わせに対応できるよう全ての送り状番号を本社にFAXで送信していたため、これらの作業が大きな負担になっていた。

営業部 部長 木村 哲也氏

そこで諸課題を解消するために、最新のパッケージシステムをベースにした業務のデジタル化に着手。複数の基幹業務システムを比較検討する中で、最終的に大塚商会の『SMILE V 販売』に行き着いた。そのきっかけになったのは、大塚商会の展示会に参加したことだった。

一番良いと思ったのは、自由帳票機能と拡張項目機能が充実していることです。以前のシステムは、何か機能を追加するたびに高額なカスタマイズ費用が発生するので、事業規模の拡大に柔軟に対応できませんでした。その点『SMILE V 販売』は、自分たちで帳票のレイアウト変更や、機能項目の追加変更ができるので、現場の要望に柔軟に対応できる利点があります」と営業部 部長の木村 哲也氏は語る。

山喜産業は商社のため、午前中に受注して夕方に商品を出荷するケースが非常に多い。そのため取引先や仕入れ先との伝票のやりとりをいかに迅速に行えるかが重要なポイントだった。

業務フローの抜本的改革で、事務担当者の負担が激減

『SMILE V 販売』の新システムは、2019年夏に導入が決定し、2020年8月から本稼働する運びとなった。

「導入時には、大塚商会さんにIT導入に関する国の補助金申請のアドバイスをもらえたので、導入費用を安く抑えることができました」(木村氏)

新システムへの移行で特にこだわった業務改善のポイントの一つは、午前中の受注入力を営業担当者が直接行う体制にシフトすることだった。

「導入当初は営業担当者が入力業務に慣れるまで苦労しましたが、受注伝票を手書きで作成するよりも簡単でミスも軽減されます。何よりも事務担当者の入力業務の負担がなくなるので、その分生産性の高いほかの業務を行える利点がありました」(木村氏)

納品書の封入・郵送作業が不要になった

もう一つのポイントは、新システムと複合機を『まいと~くFAX』で連携させることで、PC画面から直接1クリックで納品書をFAX送信できる仕組みを採用したことだ。

総務部 経理課 課長代理 眞鍋 英朗氏

「現在も当社とお客様のやりとりはFAXや郵送で行っていることが多い状況です。そこで、郵送をやめてPCから直接FAX送信できる仕組みを構築したことで事務担当者の負担が軽減され、郵便代も節約でき、なおかつペーパーレス化・経費の削減にも寄与しています」と総務部 経理課 課長代理の眞鍋 英朗氏は語る。

また、宅配業者の送り状発行システムから送り状番号を『SMILE V』に取り込む環境を構築し、『SMILE V』の納品書に送り状番号が自動で記載される仕組みを実現。これにより、ダイレクトに納品書を顧客へ送ることができるようになった。

「お客様側で宅配業者に商品の到着時間を直接確認できるので、大変喜ばれています」(木村氏)

さらにWeb-EDI連携も実現している。ここ数年、取引先から注文データがオンラインで送られてくるケースが増えているが、以前は注文データを一度オフコンのシステムに再入力する必要があった。しかし、現在は注文データを直接一括で取り込めるので、再入力する手間が省けるようになった。

『SMILE V 販売』の自由帳票機能と拡張項目機能も有効活用。各種伝票に取引先名を記載しないものを用意するなど、顧客の要望に応じて商社ならではのきめ細かな工夫を施している。

これまで午後1時頃となっていた出荷指示が午前10時までに完了

入力したデータは全てシステム上で閲覧することができる。Excelに出力して業務分析などにも活用が可能

新システムの構築は、顕著な導入効果をもたらしている。毎朝、営業担当者が一斉に受注入力を行うことで、本社の事務担当者の負担が軽減され、午後1時頃となっていた倉庫への出荷指示が3時間短縮し、午前10時までに完了するようになった。その結果、倉庫側は夕方の出荷準備を余裕をもって進められるようになり、発送漏れや誤出荷などのミスも激減した。また、これまで3名で行っていた出荷作業を2名でこなせるようになった。出荷作業の負担が減ったことにより、もう1名はネット通販向けのコンテンツ作成や商品撮影など、より生産性の高い業務に従事しているという

「入力したデータは蓄積されていくので、『SMILE V』の分析機能やExcelへの出力機能を使って、さまざまな視点から分析できるようになりました。例えば、営業担当者は各自で得意先別の売り上げ分析を行い、売れ筋の商品や利益率の高い商品を調べて、日々の営業活動に役立てています」(木村氏)

経理業務の効率改善で約50%の時間短縮を実現

「一番実感している効果は、紙の書類を探す手間が省けたことです。日付や得意先名を入力すれば過去のデータを瞬時に検索して閲覧できるので、請求書の修正や再発行も簡単に行えます。入力したデータは全ての帳票にリアルタイムに反映されるので、入金の消し込み作業も瞬時に行えます。決算書の資料もExcelに一括抽出して作成できるので、経理業務の時間が約50%短縮されました」(眞鍋氏)

現在、山喜産業は職人をターゲットにニッチな商品をお届けするという特徴あるネット通販ビジネスの準備を進めている最中だ。『SMILE V 販売』と連携させることで、売り上げや在庫管理の一元化を図れるようになると大きな期待を寄せている。

「今後は『SMILE V 会計』も導入する予定です。受注処理から会計処理まで一貫して行えるようになり、消費税の変更や法改正にも迅速に対応できるので、アフターコロナを見据えた盤石な業務基盤が整います」(木村氏)

山喜産業は、今回のシステム導入によって、DX(デジタルトランスフォーメーション)の基盤が整ったと考えている。コロナ禍の今をチャンスと捉え、『SMILE V 販売』をベースにした「攻めのビジネス」に打って出る。

大塚商会担当者からのコメント

「アフターコロナの攻めのビジネスを支援します」

『SMILE V』は、お客様に新たな付加価値を提供するDX統合ソリューションです。今後も、大塚商会の総合力を生かして、お客様と一丸となって攻めのビジネスを支援します。

この事例を印刷、保存しますか?(無料)*内容は同じです

  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

整形ずみPDFを入手

山喜産業株式会社 導入事例(PDF:2,966KB)

  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

大塚商会は、オフィスIT全般について、幅広く対応します

大塚商会は、お客様のビジネスチャンスの獲得やコスト削減・生産性向上・競争力強化といった課題や要望に対するソリューションをワンストップでご提供しています。
また、販売したコンピューター・サーバー・通信機器・複合機などのあらゆるオフィス機器、ネットワーク設備、ソフトウェアの保守サービスを、当社が行う「自営保守」の原則があります。そして、多くのスタッフや専用回線を持つたよれーるコンタクトセンター、全国に展開するサポート拠点、社内に数多く在籍する公的資格・メーカー認定資格者が、お客様を強力にサポートしています。

大塚商会の企業情報

大塚商会のサポートは、さまざまなメーカー・機器にも対応!

お客様のお手間を取らせず、一つの窓口でいつでも対応します。

導入後も支持される安心のアフターフォローとは?

オフィスのIT全般の導入について、お気軽にご相談ください。

最適なソフトを教えてほしい」「費用はいくらくらい?」などのご相談も承っておりますので、気になることはお気軽にご相談ください。

*メールでの連絡をご希望の方も、お問い合わせボタンをご利用ください。

ページID:00211124

ナビゲーションメニュー