利用している各機能の新着情報をひと目で確認できる画面です。1日の仕事を始める前に、まずポータルを開くことで、その日に必要な情報を素早く確認することができます。
利用機能選択で表示させる機能を絞り込みますと、シンプルな画面でご利用いただけます。
【総合受付窓口】大塚商会 インサイドビジネスセンター
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アルファオフィス 機能の詳細
グループウェア機能
スケジューラや掲示板など、組織の円滑なコミュニケーションや生産性向上に役立つ機能を提供しています。
ポータル
掲示板
部署ごとの通達や連絡事項の共有、クレーム情報や個々人が持つノウハウの蓄積まで幅広く使うことができます。一定期間で自動削除できる期限付きメッセージや、グループ単位でのアクセス権設定、指定した単語での全文検索機能など、便利な機能も搭載されています。
スケジューラ
自分のスケジュールはもちろん、他のメンバーの予定も確認・共有できる機能です。また、予定入力時に非公開を選択して登録すれば、自分以外に見られることはないため、機密性の高い打ち合わせも登録できます。
主な管理者機能
- アクセス権設定
- 過去1年分のスケジュールデータのダウンロード
- 休日や定休日の設定
- 分類の設定（会議、来客など）
施設予約
会議室などの社内の施設や機材の空き状況を予定表で確認・共有し、効率的に予約登録できる機能です。重複登録ができないため、ダブルブッキングなどのトラブルを未然に防ぐことができます。
主な管理者機能
- 施設予約グループの設定
- 施設予約グループ単位でのアクセス権設定
- 分類の設定（会議、来客など）
プライベートグループ
各グループに所属するメンバーと施設を自由に組み合わせて、プロジェクトなど自分だけのグループを作成できます。プライベートグループはスケジューラの設定機能で作成でき、作成することでメンバーのスケジュール登録と会議室予約を1回の登録で済ませることもできます。
回覧版
アルファオフィスに登録されているメンバーの中から任意のメンバーを選択して、メッセージや添付ファイルを送ることができます。送付した回覧が誰に確認されているか容易に把握できると共に、回覧を受け取ったメンバーは、コメントを返すことができるため、出欠確認などにも便利です。また、メールを介さずに大容量データを複数人に渡せるメリットもあります。
主な管理者機能
- 回覧期限の設定
- 登録された回覧板やコメントの内容の把握
- 当月のアクセス履歴の確認および過去12カ月分のデータダウンロード
ToDo
「いつまでに、何をしなければならないか」のToDoリストを期限を設けてアルファオフィスに登録できます。優先度をつけたり、指定した時刻にメールで自分に通知したりなど、仕事を管理するための機能です。
伝言メール
外出している従業員の携帯電話のメールアドレス宛てにメッセージを送る機能です。外出している従業員へのちょっとした連絡などに使用すると便利です。送信者本人にも送ることが可能ですので、「言った」「言わない」などのトラブルを防ぐことができます。
お知らせ
管理者から連絡事項などを、全利用者へ一斉に発信できます。利用者のポータルにも連絡を表示させることができますので、緊急の連絡事項も確実に素早く伝達できます。
アドレス帳
社員／得意先／プライベートに分けてアドレスや個人情報を登録できます。メールを送りたい従業員や顧客のメールアドレスをクリックするだけで、手間なく送信できる「クイックメール」を搭載しています。また、スマートフォンからもアドレス帳を閲覧できます。
リンク
いつも利用する情報サイトをリンク集として登録することができます。リンク集は、メンバー全員が利用できる共有リンク集と、個人別に利用するリンク集をそれぞれ登録できます。
ファイル共有・ドキュメント管理機能
メール添付で送受信できない大容量ファイルを社内や複数企業間でデータ共有できるので効率的な情報共有を実現します。
5階層対応キャビネット
各種ファイルを最大5階層までのキャビネット（フォルダー）に整理して登録できます。ファイル登録時に有効期限を設定することも可能です。登録されたデータは、全てのキャビネットの中からキーワード検索でき、素早く取り出せます。
英語対応
ボタンや説明文を英語表示へ切り替えることができます。これにより海外支店や海外企業でも操作ができ、通知メールも英文で送信されますので、すぐにデータを確認してもらうことができます。
- ＊ お客様が設定する名称（キャビネット名やユーザー名など）は英語表示へ切り替わりません。必要に応じて名称変更が可能です。
- ＊ サポートセンターでの操作サポートは日本語のみのでご対応となります。
ファイル登録・変更の通知
ファイルの登録時や変更時は、ポータルの新着に表示されるだけでなく、関係者にメールで通知することができます。登録したデータをすぐに確認してもらいたいときなどには有効です。
画像サムネイル表示
画像データはサムネイル表示ができるため、目的のデータを素早く見つけることができます。表示されている画像データを手軽にダウンロードできます。
一括アップロード・ダウンロード機能
複数のファイルデータをまとめてアップロード・ダウンロードすることができます。
キャビネットに登録したファイルをまとめてダウンロードする際には、選択したキャビネットに加え、下の階層のキャビネットに登録されているファイルも同時ダウンロードが可能です。
ファイル送受信機能
メール添付して送ることができない大容量ファイルを相手に送ったり、相手から送ってもらったりすることができます。アルファオフィスIDをお持ちでない方とのやりとりも可能です。
ファイルを開くためのパスワードや有効期限の設定もできますので、安全にご利用いただけます。
また、送付したファイルを誰が確認したのか参照履歴で把握することもできます。
- ＊ 1度に最大10ファイル、合計容量2GBまで登録可能です。
メールで登録機能
メール送信でキャビネットにデータを登録できます。管理者機能で、「送信者アドレス」「登録先キャビネット／掲示板」「有効期限」を設定したうえで、指定された宛先にメールを送信するだけでファイルの登録が完了します。
ダウンロード表示機能
登録されたファイルが誰に参照・ダウンロードされたかを利用者機能上で確認できます。見てもらいたい相手がファイルを参照したかどうか確認の連絡を入れる手間を省くことができます。
履歴管理
登録したファイルの更新履歴の確認や、過去に登録されたファイルを最新版に戻すことができます。また、ファイルを編集中にしておきますと、その間は他のユーザーによるファイルの変更を不可にできます。
キャビネット別容量制限
キャビネット単位で最大登録容量を設定できます。最大登録容量を超えますと、ファイルの登録ができなくなるため、不要なファイルは“消す”という意識を付けさせることができます。
管理者機能では、キャビネット別の登録容量だけでなく、最大登録容量に対する利用率も確認できるため、キャビネットを効率的に管理することができます。
キャビネット管理者設定
キャビネットの登録・削除などの管理機能を任意の利用者に付与することができます。これにより、管理者の負荷を分散し、キャビネットの登録や変更が緊急に発生した場合でもより柔軟に処理することができます。
ワークフローtoキャビネット
ワークフローオプションと連携させることで、承認されたファイルは自動的にキャビネットに登録されます。承認されるまでの流れが履歴として残るため、内部統制の面からも有効です。
セキュリティ機能
情報共有やデータ交換で心配なのが、不正なアクセスや情報の漏えい。
アルファオフィスは、アクセス権限の設定や暗号化通信などセキュリティ機能も充実しているため、安心してご利用いただけます。
IPアドレス制限
登録したIPアドレス以外からは、利用者がアルファオフィスにログインできないようIPアドレスを制限する機能です。自宅などからアルファオフィスにログインさせたくない場合や、ログイン場所を限定したい場合に有効です。
ログイン履歴
アルファオフィスにログインした履歴を管理することができます。
最終ログイン日時や当月・先月のログイン回数はもちろん、過去1年分のログイン履歴を抽出できます。また、ログイン元のIPアドレス表示も可能です。
アクセス履歴管理
誰が、いつ、何をしたかなどの操作を管理者機能で確認できます。また、過去1年分のアクセス履歴データをCSV形式のファイルでダウンロードすることもできます。
アクセス権設定
利用者個人やグループに対して、「登録権」「参照権」「権利なし」の三つの権限を与えることができます。また、アクセス権の設定状況は管理者機能で出力することができます。
SSL通信対応
ログイン画面・利用者機能・管理者機能へのアクセスは、SSL通信による暗号化を行っているため、安心してデータの登録・ダウンロードができます。
ウイルスチェック
アルファオフィスにデータを登録するときやダウンロードするときには、ウイルスチェックが行われます。外部から登録されたデータでも安心してご利用いただけます。
ワークフロー機能（オプション）
ワークフロー機能は、社内で利用している各種申請書や申請・決裁業務の電子化を実現します。
インターネット環境さえあれば、どこからでも申請や承認処理が行えるため、外出や長期出張時にも業務処理が滞ることがなく安心です。
申請書テンプレート
住所変更届や購入申請書など、よく利用される申請書のテンプレートを20種類以上ご用意しています。既存のテンプレートのほか、項目追加や承認ルートの変更などテンプレート編集して、独自の申請フォームや承認ルールを作成することもできます。
テンプレート一覧
- 住所変更届
- 購入申請
- E-Mailアドレス申請
- 会社情報調査依頼
- 通勤定期代変更届
- 資格取得申請
- 氏名変更届
- 紛失届
- 遅刻早退届
- 直行直帰届
- 作業週報
- 稟議（りんぎ）書
- 扶養家族変更届
- 出張申請
- リモート接続申請
- 給与・賞与振り込み依頼
- 旅費・交通費精算
- 出産届
- 結婚届
- 代替休暇届
- 欠勤・特別休暇届
- 作業日報
- 作業月報
- クレーム対応報告
承認状況の確認
未処理の承認案件や申請の結果をポータル上で確認できるため、処理忘れや決裁の見落としを防ぐことができます。表示形式は、件数表示と明細表示から選択できます。
印刷用画面表示
申請書データの保存・参照用としてPDFファイルを自動生成して画面表示したり、プリントアウトしたりすることができます。また、印刷用のPDFファイルには、決裁者の印を表示できます。
申請書再利用機能
過去に申請した申請書の再利用ができます。過去に入力した内容がそのまま引き継がれるため、過去の申請と内容が同じ場合や、重複する箇所が多いときには、申請書記入の手間が省けます。
申請・決裁の通知
申請時には承認者に、最終決裁時には申請者にメールが配信されるため、アルファオフィスにログインしていなくても、申請されたか、決裁されたかを確認できます。
差し戻し機能
申請内容に不備や不明な点などがあった場合には、申請者や一つ前の承認者に差し戻すことができます。差し戻し機能では、申請⇒差し戻し⇒修正の流れを履歴として残しておくこともできるため、申請から決済までの一連の流れを全て管理できます。
スマートフォン対応
スマートフォンからコメントの入力および決裁（承認／却下／差し戻し）ができます（申請は不可）。
自分が申請した申請書の承認状況を確認できます。
ワークフローtoキャビネット
ファイル共有・ドキュメント管理機能のキャビネットと連携させることで、承認されたファイルは自動的にキャビネットに登録されます。承認されるまでの流れが履歴として残るため、内部統制の面からも有効です。
管理者機能の特長
業務形態に合わせた申請書作成
チェックボックスや計算式など、業務内容に合わせてさまざまな項目からなる申請書を作成できます。作成した申請書はカテゴリー別にまとめることも可能です。
過去の申請書の検索やチェックによるデータ管理
過去の申請データを履歴として管理でき、最終決裁が降りている申請については削除することができます。絞り込み機能や検索機能で、目的の申請書を素早くご確認いただけます。
申請書ごとに承認経路を作成
申請書ごとに承認者を複数設定したり、あらかじめ設定した承認者を利用者側で変更できないようにすることが可能です。
承認方法では、「全員の承認が必要」、もしくは「いずれか1人の承認が必要」のどちらかを選択することができ、これらのルート設定により企業の申請・承認ルールの徹底化が図れます。
確認者（決裁権限なし）を設定
実際に承認を行う決裁者のほかに、決裁権がなくても申請書の参照やコメントの記入が可能な「確認者」を設定できます。最終決裁後に総務部の確認が必要という場合などに活用できます。
営業支援（SFA）機能（オプション）
営業支援（SFA）機能は、営業マンの日々の商談内容や抱えている案件の管理ができると共に、顧客ごとの対応履歴や過去の案件を全員で共有できます。これまで、個人で保有していた情報を全員で共有して「見える化」することで、複数部署間の連携による組織的な顧客対応や営業力強化など、企業の成長に欠かせないツールとして活用できます。
活動登録・日報送信
日々の営業活動や商談の内容を専用フォームから簡単に登録できます。1日の活動を連続して登録でき、案件や顧客とひもづけることもできます。1日の活動をまとめて日報として送信します。
- ＊ 受信した日報やコメントされた活動の件数は、新着情報としてポータルに表示・確認できます。
受信一覧
送られてきた日報を確認できます。1日の活動を1画面で参照でき、活動単位でコメントを返信することができます。
活動検索
期間、顧客名、活動者やキーワードを絞って検索が可能です。キーワード検索を活用することで、どのような商談が多いかなど、顧客ニーズを探ることもできます。
案件一覧
個人やグループ全体の案件を一覧表示します。案件管理表を共有することで、複数人の目で案件のチェックが可能です。
案件検索
売り上げ予定日や受注確度などの項目を絞って検索できます。今月の売り上げ予定や見込み状況が容易に全社レベルで把握できます。
顧客管理
顧客（企業）・事業所・担当者の情報を管理・検索できるだけでなく、顧客・事業所ごとの活動履歴・案件状況などを把握できます。特定の取引先に対して、どのような対応がされてきたかの確認も一目瞭然です。
管理者機能の特長
報告書の追加・編集
職種やグループごとに報告書を作成できます。また、報告書単位で項目の追加などができ、作成した報告書は誰が使用するのか限定することもできます。
案件管理表項目の編集
案件管理表の項目の追加・変更などの編集ができます。項目にはテキストエリア、チェックボックス、ラジオボタン、添付ファイルなどを設定することができます。
顧客に関する項目の編集
顧客（企業）・事業所・担当者の三つから顧客を管理できます。それぞれに対し、項目の追加や編集ができ、既存の顧客データを一括登録することも可能です。
登録したデータの出力
各利用者が登録した活動、案件、顧客データをCSVファイルで抽出できますので、資料の作成や分析などが容易にできます。
ナビゲーションメニュー