オプション機能の活用で煩雑な請求業務を改善！

導入先の概要

導入システム

建設資材の豊富な品ぞろえが強み。広島県を中心に卸販売事業を展開

「秋本産業に相談すれば、建設資材や工具が全てそろうと言われるように、品ぞろえを随時拡充しています」と経理部 経理課 次長の榊原 誉男氏は語る。

10年前に4代目の金子社長が就任してからは、福山、三次、呉、岡山に相次いで営業所を開設。地域に根差したサービスで新規顧客を増やし、売り上げが右肩上がりで推移している。

軽減税率への対応を機に、老朽化したシステムを刷新

秋本産業は、地元のシステム開発会社が構築したオーダーメードの基幹業務システムを長年利用していた。しかし、随時カスタマイズを行いながら機能強化を図ってきたので、システム開発の担当者に完全に依存している状態だった。万が一、その担当者がけがや病気で退職してしまったら、システムに不具合が生じた際に対処できなくなるという不安を抱えていた。

そうした中、システム自体が老朽化し、2019年10月に導入された軽減税率に対応するためには、システムを一から組み直す必要に迫られた。しかし、かなりの開発費用がかかるうえ、軽減税率のスタートに間に合わないという大きな課題に直面していた。

そこで、軽減税率に対応できるパッケージシステムへの乗り換えを検討。ITベンダー3社に提案を依頼し、最終的に大塚商会のシステムを選定することになった。

特別なカスタマイズを行わずに得意先の3階層の請求書に対応

請求業務を会社単位と現場単位の2階層に分けて行うケースは建設業界ではよくあるものだが、3階層は極めて珍しいケースだった。しかし、『SMILE V 販売』の『原価集計業務オプション』を活用することでこの課題を解決。特別なカスタマイズを施すことなく、3階層の請求業務に柔軟に対応できるようになった。

専任の事務スタッフが毎日行っていた出荷データの手入力作業が1/3に

新システムは、パッケージシステムをベースにすることで、5カ月足らずのスピード構築を実現し、当初の予定どおり2019年8月下旬に本稼働した。それにより、10月からスタートした軽減税率にスムーズに対応できるようになった。さらに、2020年4月には、メールで送られてくる出荷データを自動でシステムに取り込める業務基盤も整った。

「これまで多くの時間と労力を費やしていた出荷データの入力作業が完全に自動で行われるようになりました。最後に人の目でチェックするだけなので、以前のように専任の事務スタッフを置かずに済み、ほかの業務に注力できるようになりました」（榊原氏）

さらに、『SMILE V 販売』に移行したことで、月末に集中する請求業務を効率よく行えるようになったことも大きな導入効果だという。

「毎月の請求書の発行部数は900件くらいあります。ところが、以前のシステムは締め日ごとに更新処理を行わなければならず、ひどいときには2時間くらいかかることもありました。その間は請求書を発行できないので大幅な時間のロスでした。その点、新システムは更新処理を行わずにすぐに請求書を発行できるので、業務のスピードアップに寄与しています。社員は以前よりも早く帰宅できるようになり、残業時間が1割ほど減りました」

『SMILE V 販売』に標準実装されている、あいまい検索機能も有効活用している。

「以前のシステムは、商品名などを検索する際に、大文字と小文字を正確に入力する必要がありましたが、現在は大文字も小文字も関係なくヒットするので、検索スピードが格段に速くなりました。3分の1くらいの時間短縮につながっています」

また、従来は各種伝票を発行するために本社や各営業所にドットプリンターを導入していた。しかし、今回の新システムの導入に合わせて普通紙に印刷できるプリンターに置き換えたことで、印刷コストも軽減している。

「これまで印刷会社に発注していた専用の複写伝票が不要になり、紙代がかなり削減されました。さらに印刷速度も格段に速くなるなど、良い事ずくめです」

とはいえ、秋本産業の業務改善の取り組みはスタートラインに立ったばかりだ。建設資材や工具は今も電話やFAXによる注文が主流なので、デジタル化がなかなか進展しないのが実情だという。そうした中、今後の課題は一部の商品で先行して実施している在庫管理のシステム化を全社規模で実現することだ。それにより、発注業務や入出庫業務のさらなる効率向上を目指す。

「お客様の実情に合った最適な提案で業務改善をサポートします」

秋本産業株式会社様は、軽減税率の対応を機に『SMILE V 販売』の標準機能とオプションを活用することで、短期間で大幅な業務改善を実現されました。今後もお客様の実情に合った最適な提案で業務改善をサポートします。