オプション機能の活用で煩雑な請求業務を改善!

パッケージシステムの有効活用で業界特有の請求書仕様にも柔軟に対応し、手入力による煩雑な業務から開放

秋本産業株式会社 導入事例

卸売・小売業、飲食店1~100名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化

広島県を中心に建設資材・工具の卸販売事業を展開している秋本産業株式会社。軽減税率への対応を機に、パッケージシステムをベースにした新たな業務基盤を整備した。「親・子・孫」3階層の関係性を持つ入り組んだ請求業務や、手入力で行っていた煩雑な業務が一切不要になるなど、短期間で顕著な業務改善を実現している。

  • 業務効率の向上
  • 生産性向上対策

2020年7月取材

秋本産業株式会社

導入先の概要

業種
建設資材販売業
事業内容
建設機械、建設機械部品、電気機械器具の修理・販売、建設関連資材の販売、建設機械・電気機械器具のリース、レンタル業など
年商
32億8,000万円(2019年11月期実績)
従業員数
55名(2020年2月現在)
ホームページ
http://www.akimoto-sangyo.co.jp

導入の狙い

  • 短期間で軽減税率に対応したい
  • 「親・子・孫」の3階層の請求書を作成したい
  • 手入力による煩雑な作業をなくしたい

解決策

  • パッケージシステムをベースに、短期間で最適な業務環境の構築をご支援

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売お問い合わせ
原価集計業務オプションお問い合わせ
サーバー仮想化Hyper-V

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導入事例詳細

建設資材の豊富な品ぞろえが強み。広島県を中心に卸販売事業を展開

経理部 経理課 次長 榊原 誉男氏

秋本産業株式会社(以下、秋本産業)は、1895年(明治28年)に創業された歴史ある会社だ。もともと金物の販売を行っていたが、現在は広島県を中心に建設資材・工具の卸販売事業を展開している。地場の建設会社や商社のニーズに応えるために、約300社のメーカーと取引を行い、最新の電動工具など多種多様な商品を取り扱っていることが大きな強みだ。

「秋本産業に相談すれば、建設資材や工具が全てそろうと言われるように、品ぞろえを随時拡充しています」と経理部 経理課 次長の榊原 誉男氏は語る。

10年前に4代目の金子社長が就任してからは、福山、三次、呉、岡山に相次いで営業所を開設。地域に根差したサービスで新規顧客を増やし、売り上げが右肩上がりで推移している。

軽減税率への対応を機に、老朽化したシステムを刷新

秋本産業は、地元のシステム開発会社が構築したオーダーメードの基幹業務システムを長年利用していた。しかし、随時カスタマイズを行いながら機能強化を図ってきたので、システム開発の担当者に完全に依存している状態だった。万が一、その担当者がけがや病気で退職してしまったら、システムに不具合が生じた際に対処できなくなるという不安を抱えていた。

そうした中、システム自体が老朽化し、2019年10月に導入された軽減税率に対応するためには、システムを一から組み直す必要に迫られた。しかし、かなりの開発費用がかかるうえ、軽減税率のスタートに間に合わないという大きな課題に直面していた。

そこで、軽減税率に対応できるパッケージシステムへの乗り換えを検討。ITベンダー3社に提案を依頼し、最終的に大塚商会のシステムを選定することになった。

パッケージシステムをベースに業務改善に着手

「大塚商会さんは、数年前から定期的に営業活動に来られて、いろいろな提案をしてくれました。今回も、大塚商会の営業担当者の対応が一番早く、提案内容が非常に分かりやすかったので、意を決して大塚商会さんにお願いしました」

とりわけ、パッケージの標準機能で軽減税率に対応できることと、オプション機能を付与することで、大規模なカスタマイズをすることなく、自社の業務内容に即した業務基盤を短期間で構築できることが大きな決め手になったという。

具体的には、基幹業務システム『SMILE V 販売』と『原価集計業務オプション』を導入。その際、本社のみならず、各営業所にもPC2台とプリンター1台ずつを設置し、既存のVPN回線を利用してデータの一元管理を行える体制づくりに着手した。

特別なカスタマイズを行わずに得意先の3階層の請求書に対応

新システムを構築するに当たり、最初に大塚商会が業務の流れや要望事項のヒアリングを実施。その中の重要なポイントの一つが、得意先の業務仕様に合わせて「親・子・孫」の3階層の請求書を作成することだった。

「地元のハウスメーカーさんは、会社を親、現場監督を子、現場を孫という位置付けで、3階層で売上金額を集計したいという要望がありました。そのため、以前のシステムでは、会社単位、現場監督単位、現場単位でそれぞれ請求書を発行できるように作り込んでいました。それを今回のシステムでも実現してほしいと大塚商会さんにお願いしたのです」

請求業務を会社単位と現場単位の2階層に分けて行うケースは建設業界ではよくあるものだが、3階層は極めて珍しいケースだった。しかし、『SMILE V 販売』の『原価集計業務オプション』を活用することでこの課題を解決。特別なカスタマイズを施すことなく、3階層の請求業務に柔軟に対応できるようになった。

メーカーの出荷データを自動取り込み

もう一つの重要なポイントは、手入力による煩雑な作業をなくすことだった。以前は、特定の工具メーカーからCSV形式の出荷データがメールで送られ、それをExcelでリスト表示してチェックしていた。そのうえで、売上データとして自社のシステムに手入力していたのだ。ところが、出荷データはボリュームが非常に多く、毎日、専任の事務スタッフが半日かけて入力作業に従事していたので、その事務作業を軽減することが大きな課題だった。

「建設工具の展示会に出展すると、通常よりも注文数が増えるので、その分、出荷データの量も増えます。そのときには、専任の事務スタッフが、まさに1日中事務所にこもってデータのチェックや入力作業に追われている状態でした」

そこで、大塚商会に相談し、CSV形式の出荷データを自動で『SMILE V 販売』に取り込めるように部分的にカスタマイズを施すことで課題解決を図った。ただし、そのためには新たな業務ルールを事前に決めておく必要があったので、その作業を並行して進めていった。

その一方で、旧システムから新システムへのマスター移行作業も行っている。マスター登録していた商品数は約8,000点に上るが、Excelに出力して不要なものを削除したうえで新システムに取り込んだので、さほど手間はかからなかったという。

専任の事務スタッフが毎日行っていた出荷データの手入力作業が1/3に

新システムは、パッケージシステムをベースにすることで、5カ月足らずのスピード構築を実現し、当初の予定どおり2019年8月下旬に本稼働した。それにより、10月からスタートした軽減税率にスムーズに対応できるようになった。さらに、2020年4月には、メールで送られてくる出荷データを自動でシステムに取り込める業務基盤も整った。

「これまで多くの時間と労力を費やしていた出荷データの入力作業が完全に自動で行われるようになりました。最後に人の目でチェックするだけなので、以前のように専任の事務スタッフを置かずに済み、ほかの業務に注力できるようになりました」(榊原氏)

さらに、『SMILE V 販売』に移行したことで、月末に集中する請求業務を効率よく行えるようになったことも大きな導入効果だという。

「毎月の請求書の発行部数は900件くらいあります。ところが、以前のシステムは締め日ごとに更新処理を行わなければならず、ひどいときには2時間くらいかかることもありました。その間は請求書を発行できないので大幅な時間のロスでした。その点、新システムは更新処理を行わずにすぐに請求書を発行できるので、業務のスピードアップに寄与しています。社員は以前よりも早く帰宅できるようになり、残業時間が1割ほど減りました

『SMILE V 販売』に標準実装されている、あいまい検索機能も有効活用している。

「以前のシステムは、商品名などを検索する際に、大文字と小文字を正確に入力する必要がありましたが、現在は大文字も小文字も関係なくヒットするので、検索スピードが格段に速くなりました。3分の1くらいの時間短縮につながっています

また、従来は各種伝票を発行するために本社や各営業所にドットプリンターを導入していた。しかし、今回の新システムの導入に合わせて普通紙に印刷できるプリンターに置き換えたことで、印刷コストも軽減している。

「これまで印刷会社に発注していた専用の複写伝票が不要になり、紙代がかなり削減されました。さらに印刷速度も格段に速くなるなど、良い事ずくめです」

とはいえ、秋本産業の業務改善の取り組みはスタートラインに立ったばかりだ。建設資材や工具は今も電話やFAXによる注文が主流なので、デジタル化がなかなか進展しないのが実情だという。そうした中、今後の課題は一部の商品で先行して実施している在庫管理のシステム化を全社規模で実現することだ。それにより、発注業務や入出庫業務のさらなる効率向上を目指す。

大塚商会担当者からのコメント

「お客様の実情に合った最適な提案で業務改善をサポートします」

秋本産業株式会社様は、軽減税率の対応を機に『SMILE V 販売』の標準機能とオプションを活用することで、短期間で大幅な業務改善を実現されました。今後もお客様の実情に合った最適な提案で業務改善をサポートします。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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