全国の介護・保育施設における煩雑な調達業務の無駄をなくし、大幅な業務改善を図ることに成功

「各事業所の煩雑な作業をITで削減。業務改善できたことで事業所の増加に対応できる業務基盤が整いました」

ケアパートナー株式会社 導入事例

サービス業1,001名~ERP・基幹業務・業務管理情報共有・会議システム多店舗・多拠点展開営業・業務プロセス効率化業務データの活用経営基盤強化・リスク対策

東京都品川区に本社を構えるケアパートナー株式会社は、大規模型デイサービスを中心とした介護事業と保育事業を全国規模で展開し、超高齢社会と待機児童問題におけるニーズに迅速に対応している。その一方、各事業所での購買手続きが煩雑で、調達を管理する本社・総務の仕事は多忙を極めていた。事業所が増えるにつれ処理し切れなくなる事態を招く懸念もあり、その業務改善策として、調達・購買業務支援サービス『たのめーるプラス』を導入。各事業所の申請から発注までの一連の業務が改善され、より生産性の高い業務に注力できるようになった。

2019年11月取材

ケアパートナー株式会社

導入先の概要

業種
介護福祉事業・保育事業
事業内容
デイサービスを中心とした介護事業および保育事業
従業員数
2,538名(臨時雇用社員含む、2019年4月現在)
ホームページ
https://www.care-partner.com/

導入の狙い

  • 全国の事業所の業務改善を図りたい
  • 本社の管理業務の生産性を高めたい
  • 迅速に月次決算処理を行いたい

解決策

調達・購買業務支援サービスの有効活用

導入したメリット

  • 煩雑な調達業務が標準化され負担が軽減した
  • 拠点数が増えても円滑に対応できるようになった
  • 生産性の高い業務に注力できるようになった
  • ペーパーレスとキャッシュレスともに進展した
  • 総務部 総務・庶務課 課長 本間 誠氏

    「大塚商会さんは、何か困ったときにすぐに連絡して気軽に相談できるITベンダーです。引き続きサポートしていただきながら、さらなる業務改善を進めていきます」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
調達・購買業務支援サービスたのめーるプラスお問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 会計お問い合わせ
法人向けオンライン
ストレージサービス
たよれーる どこでもキャビネットお問い合わせ
業務アプリ構築PaaSサイボウズ kintoneお問い合わせ
クラウドサービスたよれーる Office365お問い合わせ
LEDLED照明お問い合わせ

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導入事例詳細

大規模型デイサービスを中心とした介護・保育事業を展開

ケアパートナー株式会社(以下、ケアパートナー)は1999年の創業以来、「ケアパートナーで元気」をスローガンに掲げ発展を遂げている。大規模型デイサービスを中心に、訪問介護、居宅介護支援、福祉用具レンタル・販売、訪問看護、サービス付き高齢者向け住宅、グループホーム等の介護サービスを提供。全国規模で介護事業を展開する一方、社会のニーズに対応するために保育事業にも参入。介護事業と保育事業を合わせると、拠点数は全国で131カ所に上る。いずれの事業も超高齢社会と待機児童問題という現代社会が直面している課題に応えるもので、各地域の行政と密に連携を取りながら、必要な場所に必要な施設を開設し事業規模を拡大している。

親会社が大手建設・不動産会社である大東建託株式会社ということもあり、オーナー物件の1階に入居し、介護施設や保育施設を開設するケースが多いという。

「介護事業では、60人規模の大規模型デイサービスを中心に展開していることが、他社と異なる大きな特長です。トレーニングマシンによる機能訓練プログラムを導入し、機能改善事例報告会を毎年実施しています。事業所間で情報を共有しながら常にサービスの向上に努めています」と総務部総務・庶務課 課長の本間 誠氏は語る。

その一方で事業規模が拡大するにつれて本社と事業所の業務量が増加。そのため、各事業所の業務改善を図り、現場スタッフの負担軽減と本社管理業務の生産性の向上を図ることが大きな課題だった。

IT活用で煩雑な調達業務の無駄を一掃する

同社の介護施設や保育施設の各事業所では、日々の業務の中でさまざまな商品を調達している。ところが、以前はその調達業務のフローが非常に煩雑だった。

各事業所で何か必要な商品がある場合、まず本社の総務部へメールで依頼する。それを見て総務部から仕入れ先に3社見積りを依頼し、その回答内容を取りまとめて事業所に送り返す。それを基に事業所側で社内用の発注依頼書をExcelで作成、印刷して上長承認印を押したものをPDF化し、あらためて総務部にメールで送信していた。そこから今度は、発注依頼書を基に総務部で仕入れ先宛ての注文書を作成し、社印を押印後、PDFにしたものを仕入れ業者にFAXやメールで送信していた。

「事業所も総務部のスタッフも、従来のやり方が当たり前だと思っており、事業所が増えるにつれて事務作業は増え続ける一方でした。そこで、事業所と総務部で同じような書類を作成する二重業務の無駄を排除し、より生産性の高い管理業務に注力できるように抜本的な業務改善を図ることにしたのです」(本間氏)

その解決策の一つとして着目したのが、インターネットを活用した調達・購買業務支援サービスだった。5社のベンダーをピックアップし、サービス内容を比較検討する中で、最終的に選定したのが、大塚商会の調達・購買業務支援サービス『たのめーるプラス』だった。

「選定の理由は二つありました。一つは、もともとオフィス用品を調達するために、大塚商会のASP型調達システム『MAたのめーる』を使っていたので、現場へ円滑に浸透させることができると思ったこと。もう一つは、仕入れ先に費用負担が掛からないことです。他社では、仕入れ先もシステム利用料を負担するサービスもあったのですが、当社の業務改善のために仕入れ先に負担を強いるのは筋違いだと思ったのです」(本間氏)

3万点以上の消耗品や備品をシステム上で効率的に調達

同社は『たのめーるプラス』を2017年12月に導入開始、2018年3月からは全ての事業所で調達業務を行うことができる環境を整えた。主な仕入れ先に対しては運用前に説明会を開き、システム化への協力を要請したところ、その場で快諾されたという。

「運用前に、10万円未満の統一購買商品を対象として商品のカテゴリー分けを行い、ユニホームの調達業務から始めました。その後、介護用品や衛生用品、保育備品、食材などの品ぞろえを徐々に増やし、現在の仕入れ先は30社以上、商品登録数は3万点以上に上ります。これまでの調達業務のうち約8割を『たのめーるプラス』上で速やかに行えるようになりました」(本間氏)

また、これまでの煩雑な調達業務から解放され、生産性の高いほかの仕事に注力できるようになったという。「以前は、総務部の従業員が二人掛かりで半日かけて仕入れ先の注文書を作成していましたが、導入後は、調達関連業務は一人でも午前中に完了し、その後は商品登録などシステム管理の仕事に集中できるようになりました」(本間氏)

拠点数が増えても円滑に対応できる業務基盤を確立

『たのめーるプラス』を整備することで業務効率が飛躍的に向上した。

「将来的に事業所などの拠点数がどんなに増えても、本社の総務部が疲弊しない業務形態に改善されました。なおかつ、各事業所の日常業務が標準化されたことで、担当者が替わってもスムーズに引き継ぐことができるので、その効果は極めて大きいです」(本間氏)

iPadの業務アプリでペーパーレスも推進

『たのめーるプラス』で調達業務が迅速に行えるようになったことで、本社と事業所双方の業務改善が一気に加速。より生産性の高い仕事に注力できるようになった

本社と事業所の業務改善を図るため、業務アプリ作成システム『サイボウズ kintone』も導入している。

「以前は本社の総務部や各事業所に紙書類が大量にありました。その書類を電子化してペーパーレスにし、日常業務を効率よく行うことが、『サイボウズ kintone』を導入した主な理由です」(本間氏)

事業所では、一般的なグループウェアシステムは機能が多すぎて活用し切れない。その点、『サイボウズ kintone』は、iPad上で利用できる業務アプリを手軽に作成できる。まず本社で試験的に導入し、幾つかの業務アプリを作成。同時にデイサービスの施設にWi-Fi環境を整備し、2020年3月には全ての事業所に導入する計画だ。

「操作がシンプルで簡単なので、慣れれば5分程度でアプリを作成できます。各事業所との紙書類でのやりとりがなくなったので管理がすごく楽になりました。例えば、iPadから送信された報告書に不備があれば、検索ですぐに分かるので、その事業所に書き加えてもらえばチェック作業が完了します」(本間氏)

事業所のキャッシュレスと迅速な月次決算処理業務の実現に向けて

同社は各事業所で必要な備品や消耗品の大半を『たのめーるプラス』で購入しているが、現場で小口精算が必要な場合は、経費精算システムやコーポレートカードを使用することでキャッシュレス化し、現金管理の工数を軽減させている。さらに、『SMILE V 会計』に付属する開発ツール『Custom AP Builder』(CAB)による、『たのめーるプラス』の検収済みデータの帳票出力やデータ連携を大塚商会に依頼している。これにより手入力だった支払い業務が大幅に簡素化する予定だ。

「これまでは仕入れ先への支払い業務に時間がかかり、月次決算のたびに毎日夜遅くまで作業をしていました。しかし、『たのめーるプラス』のデータを基に支払通知書が作成できれば、大幅に業務効率がアップします。それによって、月次決算の作業軽減・迅速化を実現することが今後の目標です」(本間氏)

ほかにも大塚商会からは、オンラインストレージサービス『たよれーる どこでもキャビネット』やLED照明なども導入している。今後もIT活用による業務改善に積極的に取り組む考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「業務改善を実現するプラットフォームづくりをご支援」

ケアパートナー株式会社様は、『たのめーるプラス』と『サイボウズ kintone』という二つのプラットフォームを整備することで大幅な業務改善を図っています。今後も引き続き、そのご支援に全力で取り組みます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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