全国の介護・保育施設における煩雑な調達業務の無駄をなくし、大幅な業務改善を図ることに成功

導入先の概要

導入製品情報

大規模型デイサービスを中心とした介護・保育事業を展開

ケアパートナー株式会社（以下、ケアパートナー）は1999年の創業以来、「ケアパートナーで元気」をスローガンに掲げ発展を遂げている。大規模型デイサービスを中心に、訪問介護、居宅介護支援、福祉用具レンタル・販売、訪問看護、サービス付き高齢者向け住宅、グループホーム等の介護サービスを提供。全国規模で介護事業を展開する一方、社会のニーズに対応するために保育事業にも参入。介護事業と保育事業を合わせると、拠点数は全国で131カ所に上る。いずれの事業も超高齢社会と待機児童問題という現代社会が直面している課題に応えるもので、各地域の行政と密に連携を取りながら、必要な場所に必要な施設を開設し事業規模を拡大している。

親会社が大手建設・不動産会社である大東建託株式会社ということもあり、オーナー物件の1階に入居し、介護施設や保育施設を開設するケースが多いという。

「介護事業では、60人規模の大規模型デイサービスを中心に展開していることが、他社と異なる大きな特長です。トレーニングマシンによる機能訓練プログラムを導入し、機能改善事例報告会を毎年実施しています。事業所間で情報を共有しながら常にサービスの向上に努めています」と総務部総務・庶務課 課長の本間 誠氏は語る。

その一方で事業規模が拡大するにつれて本社と事業所の業務量が増加。そのため、各事業所の業務改善を図り、現場スタッフの負担軽減と本社管理業務の生産性の向上を図ることが大きな課題だった。

IT活用で煩雑な調達業務の無駄を一掃する

同社の介護施設や保育施設の各事業所では、日々の業務の中でさまざまな商品を調達している。ところが、以前はその調達業務のフローが非常に煩雑だった。

各事業所で何か必要な商品がある場合、まず本社の総務部へメールで依頼する。それを見て総務部から仕入れ先に3社見積りを依頼し、その回答内容を取りまとめて事業所に送り返す。それを基に事業所側で社内用の発注依頼書をExcelで作成、印刷して上長承認印を押したものをPDF化し、あらためて総務部にメールで送信していた。そこから今度は、発注依頼書を基に総務部で仕入れ先宛ての注文書を作成し、社印を押印後、PDFにしたものを仕入れ業者にFAXやメールで送信していた。

「事業所も総務部のスタッフも、従来のやり方が当たり前だと思っており、事業所が増えるにつれて事務作業は増え続ける一方でした。そこで、事業所と総務部で同じような書類を作成する二重業務の無駄を排除し、より生産性の高い管理業務に注力できるように抜本的な業務改善を図ることにしたのです」（本間氏）

その解決策の一つとして着目したのが、インターネットを活用した調達・購買業務支援サービスだった。5社のベンダーをピックアップし、サービス内容を比較検討する中で、最終的に選定したのが、大塚商会の調達・購買業務支援サービス『たのめーるプラス』だった。

「選定の理由は二つありました。一つは、もともとオフィス用品を調達するために、大塚商会のASP型調達システム『MAたのめーる』を使っていたので、現場へ円滑に浸透させることができると思ったこと。もう一つは、仕入れ先に費用負担が掛からないことです。他社では、仕入れ先もシステム利用料を負担するサービスもあったのですが、当社の業務改善のために仕入れ先に負担を強いるのは筋違いだと思ったのです」（本間氏）

3万点以上の消耗品や備品をシステム上で効率的に調達

同社は『たのめーるプラス』を2017年12月に導入開始、2018年3月からは全ての事業所で調達業務を行うことができる環境を整えた。主な仕入れ先に対しては運用前に説明会を開き、システム化への協力を要請したところ、その場で快諾されたという。

「運用前に、10万円未満の統一購買商品を対象として商品のカテゴリー分けを行い、ユニホームの調達業務から始めました。その後、介護用品や衛生用品、保育備品、食材などの品ぞろえを徐々に増やし、現在の仕入れ先は30社以上、商品登録数は3万点以上に上ります。これまでの調達業務のうち約8割を『たのめーるプラス』上で速やかに行えるようになりました」（本間氏）

また、これまでの煩雑な調達業務から解放され、生産性の高いほかの仕事に注力できるようになったという。「以前は、総務部の従業員が二人掛かりで半日かけて仕入れ先の注文書を作成していましたが、導入後は、調達関連業務は一人でも午前中に完了し、その後は商品登録などシステム管理の仕事に集中できるようになりました」（本間氏）

iPadの業務アプリでペーパーレスも推進

「業務改善を実現するプラットフォームづくりをご支援」

ケアパートナー株式会社様は、『たのめーるプラス』と『サイボウズ kintone』という二つのプラットフォームを整備することで大幅な業務改善を図っています。今後も引き続き、そのご支援に全力で取り組みます。