受講生情報の手入力をCABで自動化

また、Web上で申し込みが完了すると、スクール側から受講希望者の氏名や住所、受講する講座などが記入された申込書控えを郵送していた。この発送作業もスタッフが手作業で行っており、当然ながら郵送費コストもかかっていた。

「私たちの本業は、受講者に質の高いカリキュラムを提供し、合格していただくこと。それ以外の業務に余分な時間を取られるのは望ましくありません。そこで、Web上で入力されたデータがそのまま社内外のシステムに連携される仕組みを構築することになったのです」と説明するのは、情報戦略統括部 部長の山崎 都美野氏である。

クレアールは、システムの導入支援を行うベンダーとして大塚商会を選定。学校運営に特化した基幹システム『プラチナスクール』を導入した。大塚商会を選んだのは、2015年に『プライバシーマーク取得支援コンサルティング』を依頼したのがきっかけだった。山崎氏は、「懇切丁寧に対応していただけたことを高く評価して、今回のシステム全体の改善も大塚商会さんにお願いすることにしました」と明かす。

このほか、クレアールは大塚商会の『たよれーる AIチャットボット』を使って、受講希望者や受講生からの問い合わせにチャットボットが自動回答するサービスの提供を開始した。

「スタッフの業務効率と受講希望者、受講生の利便性向上のためサービスを提供することにしました。構築・運用も自分たちでできる利便性の高さを評価して『たよれーる AIチャットボット』を選びました」と事業推進部 第二推進室の佐藤 諒一氏は語る。

実運用は、情報戦略統括部の山下 未玖氏が担当している。

「利用ログをチェックし改善を施すPDCAサイクルを回すことで、回答率の向上や回答範囲を広げます。システムの知識がなくてもブラウザー画面上で簡単に操作できるので、質問に対する精度の高いシナリオ作りに専念できます」

こうして運用を始めたばかりのチャットボット「おしえて！チャットン」は、既に効果を実感しているという。

「24時間365日ご案内サービスが自動で提供できることで、よくある問い合わせ対応が減り、受講内容への確度の高い質問が増えてきたように感じています。データとして取り出せるので、今後はマーケティングでの活用を検討しています」（佐藤氏）

クレアールは今後も『ERP・オーダー開発』をさらに活用して、サービス品質の向上と業務効率アップを追求していきたい考えだ。最後に竹内氏は、「労働集約型から知識集約型への転換を推し進めていきたい。そのためにも、大塚商会さんには、さらなるご支援を期待しています」と話を締めくくった。