業務の自動化で受注処理や承認がスピードアップ

工業用ゴムの専門商社がOCRなどを活用した業務基盤を構築し、営業力の強化や業務負担の削減に成功

株式会社クレタス 導入事例

製造業101~1,000名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

東京都八王子市に本社を構える株式会社クレタスは、搬送ベルトなどの工業用ゴム・プラスチック製品の加工・販売を行っている。受注処理や物流業務の省力化を図るため、同社は『SMILE V 販売』にOCRやRPAを組み合わせた先進的な業務環境を整備。併せて『eValue V』も導入し、社内全体の業務改善を推進している。

  • 業務効率の向上
  • 営業力強化

2022年10月取材

株式会社クレタス

導入先の概要

業種
ゴム・プラスチック製品の製造・商社
事業内容
伝動用ベルト、搬送用ベルト、搬送システム、工業用ゴム加工品、プラスチック加工品、航空機内装部品の製造・販売
従業員数
106名(2022年2月現在)
ホームページ
https://www.cretas.co.jp/

導入の狙い

  • 手作業で行っている業務を自動処理したい
  • 受注業務や物流業務の効率改善を図りたい
  • 製品の品質向上を徹底したい

解決策

  • 基幹系と情報系システムを融合した業務基盤を整備

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売お問い合わせ
アドオン開発ツールSMILE V Custom AP Builderお問い合わせ
統合型グループウェアeValue Vお問い合わせ

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導入事例詳細

搬送ベルトの加工力を生かして、製造業が直面する課題解決に貢献

鰺坂 源一氏

代表取締役 鰺坂 源一氏

株式会社クレタス(以下、クレタス)は、1969年の設立以来、自社工場を併せ持つ工業用ゴム・プラスチックの専門商社として発展。ベルトコンベヤーなどに使用される搬送ベルトの分野で培った加工力と知見を生かし、製品の素材選定から加工まで一貫して対応している。

設立50周年の節目である2020年には、株式会社中央シオノヤから現在の社名に変更。「クリエイティビティ」「テクノロジー」「ソリューション」のキーワードを用いた「クレタス」という社名が示す通り、高品質な製品と技術コンサルティングサービスの提供に努めている。

「従来は訪問営業が基本でしたが、コロナ禍を機にWebマーケティングにも注力し始めました。自社のホームページをリニューアルし、BtoB向けの情報発信サイトを活用することで、新規顧客との接点の場を設けて受注拡大につなげています。一方で、製造業のお客様の人手不足を解消するために、省人化設備の設計やサポート体制も強化しています」と自社の取り組みについて説明するのは、代表取締役の鰺坂 源一氏だ。

ITを活用した社内業務の効率改善も積極的に推進。その業務基盤として重要な役割を担っているのが、長年バージョンアップを重ねながら利用してきたSMILEシリーズだ。

SMILEで業務の標準化を図り、社内の業務改善を継続的に推進

鰺坂 博之氏

専務取締役 鰺坂 博之氏

同社は30年以上前に、大塚商会から基幹業務システム『SMILE シリーズ』をいち早く導入した。2016年には『SMILE BS 2nd Edition 販売』へ移行し、さまざまなデータを抽出して分析できる環境を整えた。その一方で、統合型グループウェア『eValue NS 2nd Edition』も導入。主にドキュメント管理を活用し、加工用の図面や作業手順書をひも付けて保管することで、リピート注文に迅速に対応できるようになった。

さらに今回、社内システムを『SMILE V 販売』と『eValue V』へバージョンアップ。アドオン開発ツール『SMILE V Custom AP Builder(SMILE V CAB)』も併せて活用し、業務効率をより一層高めている。

「SMILEを導入するまでは、自分たちはニッチな業界で特殊な仕事をしているので市販のソフトを業務内容に合わせてカスタマイズして使うしかないという発想が根強くありました。しかし、それでは業務の標準化は図れません。そこで、大塚商会さんのベストセラー製品であるSMILEシリーズに備わる標準機能に自社の業務内容を極力合わせる発想へ切り替えました。その取り組みが功を奏し、一定の目的に達したので、さらなるステップアップを試みているところです」と語るのは専務取締役の鰺坂 博之氏だ。

具体的には、これまで手作業で行っていた業務を自動化する仕組みづくりに着手した。その際、『SMILE V 販売』の標準機能に、RPAやOCRを組み合わせた独自の工夫を施すことで、社内の業務改善を高い効率で実現している。

OCR・RPAを活用して、受注処理と物流業務を省力化

OCRで発注番号を読み取ると『SMILE V 販売』へ自動登録。スマートな入荷処理が可能に

OCRで発注番号を読み取ると『SMILE V 販売』へ自動登録。スマートな入荷処理が可能に

新システムのポイントの一つは、他部署で使っていたOCRツールを利用し、顧客からFAXや郵送で送られてくる注文書をデジタル処理できる文字コードに変換してSMILEに取り込める業務基盤を構築したことだ。その際、業務の自動化を支援するWebベースのRPAも組み込んで有効活用している。

このシステムの実務責任者である営業部 業務1課 課長の佐藤 晃仁氏は「お客様ごとに注文書のフォーマットが異なるため、全てのお客様に対応した仕組みを構築するとなるとかなりのコストと時間がかかります。そこで、注文件数が多いお客様を何社か選定し、OCRとRPAの仕組みを利用してSMILEに取り込めるように工夫を施しました。幸い、社内にRPAのプログラムを組める人材がいたので、大塚商会さんにも協力してもらいながら、自社独自の仕組みを作り上げることができました」と語る。

同様に、物流業務でもOCRの仕組みを活用。以前は、仕入れ先から品物が入荷されると、その納品伝票を手入力してSMILEで入荷処理を行っていた。しかし、入荷量の増加に伴い、業務負担も増え続ける一方だった。そこで、納品書に発注番号を必ず記載してもらうように仕入れ先に協力を依頼し、納品書の発注番号をOCRで読み取るだけでSMILEに入荷データとして自動で取り込めるように工夫を施している。

以前のように手入力しなくても正確なデータを取り込めるので、入力ミスがなくなり、業務の省力化に大きく寄与しています」(鰺坂専務)

SMILE上で円滑に見積書承認申請が行える環境を整備

佐藤 晃仁氏

営業部 業務1課 課長 佐藤 晃仁氏

もう一つのポイントは、『SMILE V 販売』と『eValue V』のワークフロー機能を連携させることで、SMILE上で見積書の承認申請が円滑に行える業務基盤が整ったことだ。

「以前は、見積書をExcelで作成し、金額等によっては上長に提出するというルールだったのですが徹底できず、お客様にそのまま提示するケースがあったのですが、現在はSMILE上で見積書を作成することで、上長が確実にチェックできるようになりました。例えば、見積金額が一定の上限を超えると自動で上長に承認申請の通知が届き、上長の承認が下りないと出力できない仕組みになっています」(佐藤氏)

一番のメリットは、経験豊富な上長が見積書をチェックすることで、見積りの精度が向上したことです。例えば、受注できる確率を上げるために見積金額を少し下げるケースもあります。逆に、部下が安めに設定してしまった見積金額を上長が適正価格に調整することで利益率を高めるなど、営業力の強化につながる戦略的な使い方ができるようになりました」(鰺坂専務)

注文書を手入力する手間が省け、受注作業時間が半分以下に短縮

新システムの顕著な導入効果は、注文書や納品伝票を手入力する手間が省け、業務効率が一気に向上したことだ。 これまでにOCRの読み取りエラーも発生していないので、日々の業務を安心して行うことができるという。

「1枚の注文書に50件以上の注文が記載されているものもあるので、それを1件ずつ手入力するのは大変な作業です。しかし今回のシステム導入によりその手間がなくなりましたので、受注業務の作業時間は以前の半分以下に短縮されました。注文件数が多いものは、約10分の1にまで短縮されています」(佐藤氏)

『SMILE V 販売』の分析機能も頻繁に活用しているという。「お客様を業種別などのカテゴリーに分けて、過去の販売実績や購入商品の構成比率などを分析できるので、今後の営業戦略を考えるうえでとても重宝しています」(鰺坂社長)

『eValue V』をフル活用して全社の業務改善を推進

『eValue V』のワークフローでクレーム対応の進捗を「見える化」し、確実な品質向上につながった

『eValue V』のワークフローでクレーム対応の進捗を「見える化」し、確実な品質向上につながった

同社は『eValue V』もさまざまな用途でフル活用している。例えば、ワークフローの機能を活用し、紙で行っていた経費精算のデジタル化を実現するとともに、品質向上に努める同社ならではの活用方法も実践している。

「以前は、顧客のクレーム案件をまとめた「不適合連絡票」を製造部門に配布し、その改善策を講じた「是正処置報告書」を品質管理部門などの関係者に紙ベースで回覧してチェック作業を行っていました。ところが、そのチェック作業がどこまで進んでいるのか分からず、途中で滞ることが多々ありました。しかし、ワークフローでデジタル化して承認ルートを明確にしたことで従来の課題が解消され、クレーム案件の再発防止の取り組みが迅速に行えるようになりました」(佐藤氏)

他にも、これまでファイルサーバーに保管していた文書を『eValue V』のドキュメント管理へ移行し、約30種類ある帳票類の版管理も実現。以前のように旧フォーマットの帳票を間違えて使用する心配がなくなり、常に最新版の帳票を利用できるようになった。「ISO関連の重要な書類は、閲覧のみで印刷できないように権限設定することもできるので、セキュリティ面も万全です」(鰺坂専務)

また、コミュニケーション機能の掲示板も有効活用して、社長のメッセージや連絡事項を地方の工場も含めた全社員に漏れなく周知できるようになった。スケジューラーを利用して、会議室や社用車の予約管理も行っている。

今後は、FAXで送られてきた文書を担当者のPCに自動で振り分ける仕組みを導入し、受発注担当者も自宅のPCでテレワークが行えるようにしたいという。社内のコミュニケーションをより活性化させるため、新たにチャットツールの導入も検討している。クレタスは引き続きウェブマーケティングに力を入れながら、社内業務のさらなる効率改善を推し進めていく方針だ。

大塚商会担当者からのコメント

「基幹系と情報系を融合した業務改善をご支援します」

『SMILE V 販売』と『eValue V』の機能を十分に活用しきれていないお客様が多い中、株式会社クレタス様は、いずれも幅広く活用されています。今後も、両システムを活用した提案を積極的に行っていきます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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