基幹・情報系システムのクラウド移行でDXを実現

エディアは、2007年に大塚商会から『SMILEα AD 販売管理／財務管理』とワークフローシステム『Advance-Flow』を導入。その後、2012年に『SMILE BS 販売／会計／人事給与』と『eValue NS』へバージョンアップし、勤怠管理システム『勤次郎』も新たに導入している。その目的は、マザーズ上場の基盤づくりとして、基幹系と情報系のシステムをシームレスに連携させることで、人に依存するオペレーションを極力排除し、内部統制を強化することだった。

「最初にSMILEシリーズを導入する際には、大塚商会以外の製品も比較検討しました。その中で、SMILEシリーズは単体での完成度が高いうえ、ワークフローなどの情報系システムとシームレスに連携できることが大きな利点でした。自社の業務内容に合わせてカスタマイズが柔軟に行えるだけでなく、IPO審査にも問題なく対応できる点や工数管理ができる点も選定の決め手になりました」（賀島氏）

その後、2017年にSMILEシリーズを「BS 2nd Edition」へバージョンアップ。従来のオンプレミスサーバーをデータセンターに設置することでBCP対策を強化している。

2021年11月に新システム導入を決定し、2022年1月から構築をスタート。通常であれば運用までに1年ほどはかかる移行が、同年3月の新年度の本稼働に間に合わせるためにわずか2カ月足らずで行われた。

総務人事部 部長の奥村 理絵氏は、「一番苦労したのは、グループ3社のワークフローの仕組みを統一する作業でした。各社の決裁権限表に合わせて承認ルートの設定を一つ一つ行っていきましたが、大塚商会の担当SEさんにきめ細かくサポートしていただいたおかげで、新年度からの全社展開に間に合わせることができました」と語る。

今回の一番の導入効果は、本社と子会社のシステムが全て統合されたことで、二重入力などの無駄な作業がなくなり、業務効率が大幅に向上したことだ。

　「3社が同じワークフローで運用しているので、各事業部の申請承認を円滑に行えるようになりました」（柏原氏）

特に人事給与とワークフローシステムが連携され、従業員の住所変更などの申請・登録作業が迅速に行えるようになった効果は大きいという。

「住所変更の申請が重なることは意外と多くあります。以前はワークフローの申請内容をコピーして、SMILEの人事給与の住所欄に手動で再登録していました。現在は住所変更のデータが自動的に人事給与の住所欄に登録されるので、管理部門の手間と時間が削減されました。ほかの業務に集中できるので、とても便利です」（奥村氏）

もう一つの高い導入効果を感じているのは、テレワークと出社を併用する働き方の業務基盤が整ったことだという。

「クラウドを活用することで、管理部門も自宅でほとんどの業務が滞りなく行えます。その結果、オフィスのフロアを従来の半分に縮小し、毎月の賃貸料の固定費を削減することができました。以前に比べ、出社時の残業時間もグループ全体で約35％削減することができました」（賀島氏）