三つの福祉事業情報の一元管理を実現

導入先の概要

導入システム

「障がい」「高齢」「保育・児童」の3領域にわたって福祉事業を展開

大塚商会をパートナーに選定し全施設の「介護DX」を決断

「障がい」「高齢」「保育・児童」の3領域にわたる事業所は、業務内容はもちろん、記録内容、作成書類、保険請求手続きなどが異なるため、それぞれの事業に応じたシステムを使い分けて運用してきた。しかし、事業所が増えてくると、法人として全拠点の情報を一元管理することができない、という課題につながっていった。そうした中、たまたま飛び込み営業で訪れた大塚商会の担当者から「介護DX」のプレゼンテーションを受け、その必要性をあらためて実感したという。

「介護業界は人が人に関わることで成り立っていますが、今ではICTやAIが代替できる業務も多くなってきています。これらを導入することで、職員は業務負担を減らし、より質の高いご利用者へのケアに注力していけるのではないか、とあらためて考えました。そのためには一部の仕組みだけを改善するのではなく、インフラを含めた法人全体の業務基盤整備が必要不可欠でした」（赤間氏）

赤間氏は数社のITベンダーの提案を検討。結果、パートナーに選定したのが大塚商会だった。

「大塚商会さんの提案は導入実績が非常に豊富で、導入後の具体的な活用が非常に分かりやすくイメージできるプレゼンでもあり、コスト面も含めて最も高い評価となりました。大塚商会さんとは初めての取引でしたが、とても親身に相談に応じてくださり、伴走支援にも期待が持てると感じたことも決め手となりました」（赤間氏）

勤怠管理の効率化から着手し給与明細はペーパーレスへ移行

全施設のDX環境を整備するために、相模福祉村が大塚商会から導入したシステムは多岐にわたる。

2021年、最初に導入したのは勤怠管理システム『勤次郎Enterprise』だ。職員は、各自に貸与されたICカードを各施設に置かれた端末にタッチして出退勤を打刻。そのデータを基に、勤怠記録の集計作業が効率的に行える環境を整えた。

介護記録の作成時間が半分に。全施設の職員が情報を共有

相模福祉村では、いずれのシステムも全施設に短期間で導入している。

「当初は、介護記録のデジタル化に戸惑う職員もいました。その対応策として、『Blue Ocean Note』の記入フォームは従来の用紙に近いテンプレートを大塚商会さんに構築していただき、違和感なく入力できるように配慮しました。今では、全ての職員がPCやタブレットを当たり前のように使っています。手書きの頃よりも半分ほどの時間で介護記録を作成できるのでとても好評です」（赤間氏）

特に『Blue Ocean Note』の運用が軌道に乗ったことで、全ての施設の介護記録を共有できるようになった効果は絶大だという。「以前は、それぞれの施設に足を運ばないと、ご利用者の介護記録を確認できなかったのですが、現在はPC上でいつでも把握できます。リスクマネジメント委員会などで、蓄積されたデータを基に今後の改善策を話し合うケースも増えており、我々が目指している科学的介護の実践へ着実に近づきつつあります」（赤間氏）

また、岩津氏は、「施設の垣根を越えた情報共有により、例えば、当法人内の児童発達支援センターを利用していたお子さんが、成人になって別の施設に移った場合でも、過去の介護記録をさかのぼって確認できるので、法人全体で連続性のある介護サービスを実践できる環境が整いました」と語る。

「構築された各システムの活用度をより高めていただけるよう、引き続きご支援します」

社会福祉法人 相模福祉村様は、多岐にわたる介護業務システムを一気に構築・整備されました。介護DXを推し進めていくためにも、その活用度を高めていっていただけるよう、定例会などを通じて全面的にご支援します。