複合機を刷新してペーパーレスを推進

複合機やFAXから入力されたデータが、直接『Box』に保存される仕組みを構築。個人の出力状況の「見える化」も実現

ジェコス株式会社 導入事例

建設業1,001名~製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

重仮設業界のリーディングカンパニーであるジェコス株式会社はペーパーレス化に向けた取り組みの一環として、複合機をRICOH製の最新鋭機に一新。スキャンした書類がそのまま『Box』に保存されるようになり、紙の出力が大幅に減った。ほかにも業務効率化や個人情報保護の強化など、さまざま効果が表れている。

  • 業務効率の向上
  • ペーパーレス
  • テレワーク対策
  • コスト削減

ジェコス株式会社

導入先の概要

業種
重仮設業
事業内容
H形鋼、鋼矢板(こうやいた)、鋼製山留材、覆工板、敷鉄板等の建設工事用仮設鋼材の賃貸および販売等
従業員数
1,284名(2022年3月時点)
ホームページ
https://www.gecoss.co.jp/

導入の狙い

  • 複合機の出力や使用する紙の枚数を減らし、ペーパーレス化を推進したい
  • 個人情報保護を強化したい
  • リモートワークを推進したい

解決策

  • 全社の複合機を『Box』と連携するRICOH製の最新鋭機に入れ替え

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
RICOH製 複合機関連ソリューション『リコー 個人認証システム AE2』お問い合わせ
RICOH製『RICOH カンタンストレージ活用 for Box』お問い合わせ
機器出力状況管理『Ridoc IO Device Manager Accounting』-
ファクス受信文書の電子化『Easyファクス』お問い合わせ

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導入事例詳細

社会インフラを支える、重仮設業界の先進的企業

ジェコス株式会社(以下、ジェコス)は、JFEグループの一員として道路や鉄道などの社会インフラを支え、人々の未来の暮らしを創造し続けている重仮設業界のリーディングカンパニーだ。H型鋼や鋼矢板(こうやいた)、鋼製山留(やまどめ)材をはじめとする仮設鋼材、鉄道の立体化工事の際に用いられる鋼製加工製品、仮設橋梁といった幅広い建設工事に使われる仮設鋼材の賃貸および販売を行っている。

さらに、これらの製品を使った仮設解体工事や山留周辺工事、杭打ち抜きなどの工事自体もトータルに受注。1968年の創業以来、55年にわたって培った技術とノウハウを礎に、リーディングカンパニーならではの卓越した製品とサービスを提供している。その実力が評価され、ジェコスは東京スカイツリーや渋谷ヒカリエ、歌舞伎座など、東京のランドマークを建設する数多くのプロジェクトで工事を受注するなど、輝かしい実績を誇っている。

日本中の現場に製品・サービスを提供するジェコスは、全国に支店や営業所、出張所を展開。製品の製造工場も各地にある。2016年には、親会社の一つであるJFEスチール株式会社との共同でベトナムに現地法人を設立し、急速な経済成長と共に建設投資が拡大する東南アジアでの事業に本格参入した。目下、「重仮設リースと施工の企業」から「地下工事とインフラのトータル・ソリューション企業」への脱皮を目標に掲げ、新たな事業領域への挑戦を続けている。

ペーパーレス化を推進するため、全社の複合機を刷新

導入したRICOH製複合機。本社含め、各拠点に点在する57台の入れ替えは、一週間程度という短期間で行われた

ジェコスは2019年5月、大塚商会を通じてRICOH製の最新の複合機を導入。全社の複合機全てをRICOH製に刷新した。当時、ジェコスが全社で利用していた複合機は57台あり、全てを入れ替えるには相当な費用がかかるため、高い導入効果が見込まれない限りは決断は難しく、明確な導入目的が求められた。同社が目指したその目的は、ペーパーレス化の推進だ。

「重仮設業という事業の特性もあり、当社はこれまで大量の紙を使用してきました。製品の設計図や工事現場の図面のほか、計算書、注文書など、書類の種類と数は非常に多く、紙の費用以外にも保管スペースを確保するためのコストも相当な金額になります。また、当時は社内のワークフローも紙で行うのが慣例だったので、その分の使用量もありました」と語るのは、ICT推進部 課長の梢 裕介氏だ。

ICT推進部 課長 梢 裕介氏

この印刷の多さはJFEグループ全体の課題でもあった。そこで同グループは、ペーパーレス化の推進をグループ全体の取り組みとし、それに応じる形でジェコスも活動を始めたのである。具体的な解決方法を求めたジェコスは、複数のベンダーに相談。その中から、最も高い効果が期待できそうだと評価したのが、大塚商会が提案する複合機の全面刷新であった。

複合機の刷新とともに三つのソリューションを導入

大塚商会はクラウド上で書類を保存・管理できるツール『Box』と連携できるRICOH製複合機の導入を提案した。

「『Box』は今回の複合機の入れ替え以前から使用していたので、『Boxと連携できるRICOH製の複合機なら、より業務効率の改善を図れると思いました。『Box以外で既に活用していた社内電話帳や名刺管理のアプリと連携できる複合機は他社と比較してもRICOH製のみで、スキャンからデータ保存までの工数が他社と比較して少なかったことも魅力でした」と決め手について説明するのは、総務部 総務グループ 課長代理の阿部 彩果氏だ。

また、複合機の導入に伴い、大塚商会はICカード認証機能の全社展開を提案。全社員に支給されている社員証に複合機の認証機能を付与できるため、データによる書類保存を促したり紙の出力を減らしたりするだけでなく、「誰が、いつ、何枚出力したのか?」を「見える化」することでペーパーレスを促せる計画が見えてきた。

こうして2019年、ジェコスは複合機の刷新と同時に、ICカードによる個人認証に対応する『リコー 個人認証システムAE2』、個人ごと、部署ごとの出力状況を可視化できる『Ridoc IO Device Manager Accounting』、複合機でスキャンした書類がそのまま電子書類として『Box』にアップロードできる『RICOH カンタンストレージ活用 for Box』という三つのソリューションを導入。リプレースはわずか1週間で完了し、フロアごとに操作のデモンストレーションを経て使用を開始した

『リコー 個人認証システムAE2』の導入により、専用のICカードの認証がなければ複合機での印刷ができない仕様となっている

スマートフォンで複合機の認証ができる専用アプリを使用して、個人認証を行うことも可能。2023年4月からはスマートフォン認証に切り替えていく

個人認証システムによって、セキュリティを強化

総務部 総務グループ 課長代理 阿部 彩果氏

活用を開始してみると、個人認証システムの導入で見込める効果は単なるペーパーレスの促進にとどまらなかった。今回の導入には、業務効率の向上や、印刷物の個人情報の流出を抑え、セキュリティ面を強化する狙いもあった。今回導入したソリューションでは、社員が書類を出力する際には必ず、複合機に社員証をかざさなければならなくなるからだ。

「以前の複合機は、社員がPC等で出力指示するとすぐに印刷されるものでした。そのため、他の社員と印刷するタイミングが重なると、出力トレーには出力書類が混在して積み上がってしまいました。出力した書類を取り違えてしまったり、他の書類に紛れて無くしたりするトラブルも頻発していました」(阿部氏)

『リコー 個人認証システムAE2』の採用によって、そうしたトラブルはなくなり、出力した書類が自分のものか確認する手間も不要となったため、業務効率は大幅に改善された。「何より、書類の紛失によって個人情報等が流出するリスクが低減されたのも大きな成果です」と阿部氏は評価する。

導入時から社員証で個人認証を行ってきたが、ジェコスは2023年4月から社員証の支給廃止を決定したため、同じく全社員に支給されるスマートフォンにアプリを搭載し認証する方法に切り替えた。社員証に要するコスト削減という会社の方針に沿い、費用をかけることなく認証機能を切り替えられた効果は大きく、社員からも「便利になった」と好評だ。

FAXを電子保存して在宅時でも確認可能に

『RICOH カンタンストレージ活用 for Box』の導入では、複合機でスキャンした書類を『Box』に保存する作業が格段に便利になった。

「以前の複合機では、スキャンしたデータがまとめて一カ所に保存されるので、それをいったんPCで呼び出して確認してから『Box』に保存し直さなければなりませんでした。今回、RICOHのソリューションを導入したおかげで、複合機から直接『Box』に保存できるようになりました」(阿部氏)

『Box』に保存した書類を出力する際も、PCを操作する必要がなくなった。複合機の操作画面から直接『Box』に入っている書類を選択し、その場で出力できるようになったからだ。

リモートワークなど、多様な働き方ができる環境整備

ICT推進部 課長代理 井上 朋代氏

複合機の全面刷新と関連ソリューションの導入によって、同社のペーパーレス化は着実に前進している。特に個人認証機能の採用によって「誰が、いつ、何枚出力したのか」が「見える化」したことは、出力枚数の削減に大きく寄与している。

「『Ridoc IO Device Manager Accountingで出力枚数のレポートを確認し、出力が特に多い部署には他の部署よりもこんなに多いですよと通知できるので、削減努力を促すのに役立っています」と阿部氏はその活用を説明する。

また、ジェコスは複合機の全面刷新を機に、図面や書類はなるべく出力せず、『Box』に保存した書類をPCやタブレット端末から直接アクセスして閲覧することを社員に推奨。

「工場や工事の現場では、紙の図面を見ながら作業を行っていたのですが、今ではタブレット端末で図面を見ることも増えてきました。社内の打ち合わせ資料なども含めて極力印刷しないという意識は確実に浸透していると思います」と説明するのは、ICT推進部 課長代理の井上 朋代氏だ。

複合機の全面刷新からおよそ2年後、ジェコスは大塚商会を通じて、複合機が受信したFAXを電子化する『Easyファクス』も導入している。複合機が受信したFAXを受信日時で年とその月ごとのフォルダーに自動振り分けし、ファイル名には送信元情報を自動付与してBoxに保存されるので、在宅勤務をしている社員が注文書などのFAXを確認するためだけにわざわざ出社する必要もなくなった。場所に左右されず働けるようになったことや、印刷の手間が大きく改善されたことにより、現在ジェコスでは21時までの退社を徹底する動きがある。ペーパーレス化は、働き方改革にも効果をもたらしているのだ。

「現在FAXは31台の複合機で利用しています。それぞれの複合機で出力された紙のFAXの中から、1部でもスキャンや写真を撮って『Box』に保存し関係者へ送信すると、それなりに作業時間がかかります。その作業工数が削減したことは大きな効果です。また、『Ridoc IO Device Manager Accounting』で出力状況が確認できるようになった結果、ほとんど使用していないFAX番号を見つけられたので、コストカットもできました」と、梢氏は大きな費用削減効果を実感している。

2色印刷への切り替えでさらなるコスト削減を検討中

最新のRICOH製複合機は2色印刷に対応しているため、4色印刷を2色印刷に変更すればコスト削減効果はさらに高まる見込みだ。

阿部氏は、「今後も個人・部署での印刷利用状況を集計したデータをうまく利用しつつ、さらなる業務効率の向上やコスト削減のため、ペーパーレス化を推し進めていきます」と抱負を語った。

大塚商会担当者からのコメント

「さらなるペーパーレス化を継続的に支援します」

ジェコス株式会社様からは、「これからも、さらなるペーパーレス化を推進していきたい」というご要望をいただいています。引き続き、有益な製品やソリューションの提案に努めます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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