複合機を刷新してペーパーレスを推進

ジェコスは2019年5月、大塚商会を通じてRICOH製の最新の複合機を導入。全社の複合機全てをRICOH製に刷新した。当時、ジェコスが全社で利用していた複合機は57台あり、全てを入れ替えるには相当な費用がかかるため、高い導入効果が見込まれない限りは決断は難しく、明確な導入目的が求められた。同社が目指したその目的は、ペーパーレス化の推進だ。

「重仮設業という事業の特性もあり、当社はこれまで大量の紙を使用してきました。製品の設計図や工事現場の図面のほか、計算書、注文書など、書類の種類と数は非常に多く、紙の費用以外にも保管スペースを確保するためのコストも相当な金額になります。また、当時は社内のワークフローも紙で行うのが慣例だったので、その分の使用量もありました」と語るのは、ICT推進部 課長の梢 裕介氏だ。

この印刷の多さはJFEグループ全体の課題でもあった。そこで同グループは、ペーパーレス化の推進をグループ全体の取り組みとし、それに応じる形でジェコスも活動を始めたのである。具体的な解決方法を求めたジェコスは、複数のベンダーに相談。その中から、最も高い効果が期待できそうだと評価したのが、大塚商会が提案する複合機の全面刷新であった。

活用を開始してみると、個人認証システムの導入で見込める効果は単なるペーパーレスの促進にとどまらなかった。今回の導入には、業務効率の向上や、印刷物の個人情報の流出を抑え、セキュリティ面を強化する狙いもあった。今回導入したソリューションでは、社員が書類を出力する際には必ず、複合機に社員証をかざさなければならなくなるからだ。

「以前の複合機は、社員がPC等で出力指示するとすぐに印刷されるものでした。そのため、他の社員と印刷するタイミングが重なると、出力トレーには出力書類が混在して積み上がってしまいました。出力した書類を取り違えてしまったり、他の書類に紛れて無くしたりするトラブルも頻発していました」（阿部氏）

『リコー 個人認証システムAE2』の採用によって、そうしたトラブルはなくなり、出力した書類が自分のものか確認する手間も不要となったため、業務効率は大幅に改善された。「何より、書類の紛失によって個人情報等が流出するリスクが低減されたのも大きな成果です」と阿部氏は評価する。

導入時から社員証で個人認証を行ってきたが、ジェコスは2023年4月から社員証の支給廃止を決定したため、同じく全社員に支給されるスマートフォンにアプリを搭載し認証する方法に切り替えた。社員証に要するコスト削減という会社の方針に沿い、費用をかけることなく認証機能を切り替えられた効果は大きく、社員からも「便利になった」と好評だ。

複合機の全面刷新と関連ソリューションの導入によって、同社のペーパーレス化は着実に前進している。特に個人認証機能の採用によって「誰が、いつ、何枚出力したのか」が「見える化」したことは、出力枚数の削減に大きく寄与している。

「『Ridoc IO Device Manager Accounting』で出力枚数のレポートを確認し、出力が特に多い部署には『他の部署よりもこんなに多いですよ』と通知できるので、削減努力を促すのに役立っています」と阿部氏はその活用を説明する。

また、ジェコスは複合機の全面刷新を機に、図面や書類はなるべく出力せず、『Box』に保存した書類をPCやタブレット端末から直接アクセスして閲覧することを社員に推奨。

「工場や工事の現場では、紙の図面を見ながら作業を行っていたのですが、今ではタブレット端末で図面を見ることも増えてきました。社内の打ち合わせ資料なども含めて極力印刷しないという意識は確実に浸透していると思います」と説明するのは、ICT推進部 課長代理の井上 朋代氏だ。

複合機の全面刷新からおよそ2年後、ジェコスは大塚商会を通じて、複合機が受信したFAXを電子化する『Easyファクス』も導入している。複合機が受信したFAXを受信日時で年とその月ごとのフォルダーに自動振り分けし、ファイル名には送信元情報を自動付与して『Box』に保存されるので、在宅勤務をしている社員が注文書などのFAXを確認するためだけにわざわざ出社する必要もなくなった。場所に左右されず働けるようになったことや、印刷の手間が大きく改善されたことにより、現在ジェコスでは21時までの退社を徹底する動きがある。ペーパーレス化は、働き方改革にも効果をもたらしているのだ。

「現在FAXは31台の複合機で利用しています。それぞれの複合機で出力された紙のFAXの中から、1部でもスキャンや写真を撮って『Box』に保存し関係者へ送信すると、それなりに作業時間がかかります。その作業工数が削減したことは大きな効果です。また、『Ridoc IO Device Manager Accounting』で出力状況が確認できるようになった結果、ほとんど使用していないFAX番号を見つけられたので、コストカットもできました」と、梢氏は大きな費用削減効果を実感している。