事務業務の時間短縮で働きやすい職場環境を整備

導入先の概要

導入システム

高品質なバランスボールをフィットネスジムなどに販売

また、素材には有害な成分が一切含まれていないので、仮に乳幼児がなめても害を及ぼす心配がない。さらに、イタリアのメーカーと協力し、バランスボールに空気を封入するプラスチック製の硬い栓を柔らかいものに変更するなど、ローカライズも行っている。

そのため、ギムニクのバランスボールは安全性を重要視するフィットネスジムを中心に継続的に売れ続けている。サイズや色別などを含めると、そのバリエーションは200種類にも上り、肩に押し当てると肩凝りの痛みを和らげる効果もある小さなバランスボールは、高齢者にも好評だという。

積送品管理の業務改善を目指し、2017年に『SMILE V 販売』へ移行

「ギムニクのバランスボールは、イタリアのメーカーから船便で調達しているので、発注してから届くまでに数カ月かかります。その間にも新たな注文が次々に入ってくるので、その事務処理や商品管理をいかに円滑に行えるかが重要になります。特に積送品在庫と注文をひも付けして管理できるようにすることが大きな課題になっていました」と、輸入業務を主に担当している大加田（おがた） 芙美氏は語る。

例えば、イタリア製のバランスボールは、おおよそ毎月1回の船便で約4カ月かけて日本へ届く。そのため、いつ発注した分がどの船便に積送されているかをきちんと管理しておく必要がある。取引先から新たな注文があった場合は、どの船便に在庫があるかどうかを確認し、既に予約注文によって在庫がない場合は、新しい注文として手配する必要がある。

ところが、『SMILE V 販売』へ移行する以前は、そうした一連の積送品在庫の管理を別途Excelで行っていたため、非常に手間と時間がかかっていた。

「取引先から電話で在庫の有無や納期の問い合わせがあると、都度、ExcelやFAX注文書などを調べて回答する必要があったので、その作業工数を削減することも課題の一つでした」と国内業務を主に担当している熨斗（のし） 香南氏は語る。

そこで、大塚商会に相談し最新版の『SMILE V 販売』へリプレースするとともに、これらの課題解決に着手した。

『SMILE V 販売』の拡張項目機能で注文と船便の在庫状況が一目瞭然

「このひも付けが実現したことで、システム上で各船便の在庫状況をひと目で確認できるようになりました。今月届く船便の分が予約注文で在庫切れの場合は、来月到着の船便在庫を確認します。その在庫に余裕があれば、来月の船便と受注した商品をひも付けることで、各船便の在庫状況がすぐに分かる仕組みになっています」（大加田氏）

1日30分以上の時間短縮を実現。産休や育休をより取りやすい職場に

今回のシステム改善は、煩雑な管理業務の時間短縮と精度向上をもたらしている。以前は、船便の積送品在庫管理を、Excelを使って手入力で行っていたが、現在はその手間が一切なくなった。その結果、毎日30分以上費やしていた作業時間がゼロになった。そのうえ、受注した商品と船便の積送品在庫が自動でひも付くようになったので、入力ミスや発注ミスも防げるようになった。

同様に、以前は英語表記の注文書をExcelで別途作成していたが、『SMILE V 販売』上で瞬時に作成できるようになったことで、その作業時間もゼロになっている。

「『SMILE V 販売』の操作画面は非常に分かりやすいので、仮に輸入業務の担当者が休んでも、画面を見ればほかの担当者が業務を継続して行えるのでとても安心です。特に当社は、子育て世代の女性社員が多いので、以前にも増して産休や育休が取りやすい職場になりました」（大加田氏）

「豊富な機能を活用してお客様の業務改善を実現します」

株式会社ギムニク様は、『SMILE V 販売』の拡張項目機能を有効活用することで、煩雑になっていた業務の効率向上を実現されました。今後も、お客様の実情に応じた業務改善をサポートします。