事務業務の時間短縮で働きやすい職場環境を整備

バランスボールの輸入総代理店が『SMILE V 販売』の拡張項目機能の活用で積送品在庫管理の効率向上を実現

株式会社ギムニク 導入事例

卸売・小売業、飲食店1~100名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

株式会社ギムニクは、イタリア製の高品質なバランスボールをフィットネスジムなどに販売しているパイオニア企業だ。船便による輸入商品の管理業務の効率向上を目指す同社は、『SMILE V 販売』のオプション機能である拡張項目機能を有効活用することで、その課題を早期に解決することに成功している。

  • 業務の効率向上
  • 生産性向上対策

2020年11月取材

株式会社ギムニク

導入先の概要

業種
スポーツ用品販売業
事業内容
主に欧米・約10社から輸入した教育教材・スポーツ関連用品・福祉機器の販売
従業員数
5名(2020年11月現在)
ホームページ
http://www.gymnic.co.jp

導入の狙い

  • Excelで別管理している船便の積送品在庫管理の手間を削減したい
  • 英語表記の注文書をシステムから直接出力できるようにしたい
  • 取引先からの問い合わせに迅速に対応したい

解決策

  • 『SMILE V 販売』の拡張項目機能を活用して、別管理・手作業になっている業務の効率向上を実現
  • 業務のシステム一元化で事務作業の時間短縮を図り、働きやすい職場づくりを支援

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売お問い合わせ
アプリケーション開発ツールSMILE V Custom AP Builderお問い合わせ
サーバーExpressシリーズ
セキュリティツールCloud Edgeお問い合わせ

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導入事例詳細

高品質なバランスボールをフィットネスジムなどに販売

大加田(おがた) 芙美氏

株式会社ギムニク(以下、ギムニク)は、2000年に教育教材・福祉機器・スポーツおよびトレーニング用品の販売卸企業として設立された。現在の主力商品は、イタリア製の高品質なバランスボールだ。日本における輸入総代理店として主にフィットネスジムやヨガ教室、スポーツ用品店などに販売している。

座るだけで体幹や腹筋を鍛えられるバランスボールは、筋力トレーニングやダイエットなどに広く利用されている。現在、安価なバランスボールが市場に出回っているが、ギムニクのバランスボールはヨーロッパで定められている厳しい耐荷重基準に準拠し、300キログラムの荷重をかけても破損しない丈夫な仕様になっている。自社独自の検査では1トンの荷重をかけても割れなかったという。

また、素材には有害な成分が一切含まれていないので、仮に乳幼児がなめても害を及ぼす心配がない。さらに、イタリアのメーカーと協力し、バランスボールに空気を封入するプラスチック製の硬い栓を柔らかいものに変更するなど、ローカライズも行っている。

そのため、ギムニクのバランスボールは安全性を重要視するフィットネスジムを中心に継続的に売れ続けている。サイズや色別などを含めると、そのバリエーションは200種類にも上り、肩に押し当てると肩凝りの痛みを和らげる効果もある小さなバランスボールは、高齢者にも好評だという。

積送品管理の業務改善を目指し、2017年に『SMILE V 販売』へ移行

熨斗(のし) 香南氏

設立当初は、海外メーカーに発注した注文情報をワープロに入力し紙出力して管理していた。しかし、海外からの船便は到着が遅れることが多く、管理帳票を更新する作業が煩雑になっていた。さらに、国内3カ所の倉庫では到着した商品を化粧箱へ箱詰めする作業も行っていたので、注文数が増えるにつれて業務が煩雑化する一方だった。

そうした中、大塚商会のSMILEシリーズをいち早く導入し、事務業務のシステム化を実現。その後、長年利用してきたSMILEシリーズを2017年に『SMILE V 販売』に刷新し、さらなる業務改善に成功している。

「ギムニクのバランスボールは、イタリアのメーカーから船便で調達しているので、発注してから届くまでに数カ月かかります。その間にも新たな注文が次々に入ってくるので、その事務処理や商品管理をいかに円滑に行えるかが重要になります。特に積送品在庫と注文をひも付けして管理できるようにすることが大きな課題になっていました」と、輸入業務を主に担当している大加田(おがた) 芙美氏は語る。

例えば、イタリア製のバランスボールは、おおよそ毎月1回の船便で約4カ月かけて日本へ届く。そのため、いつ発注した分がどの船便に積送されているかをきちんと管理しておく必要がある。取引先から新たな注文があった場合は、どの船便に在庫があるかどうかを確認し、既に予約注文によって在庫がない場合は、新しい注文として手配する必要がある。

ところが、『SMILE V 販売』へ移行する以前は、そうした一連の積送品在庫の管理を別途Excelで行っていたため、非常に手間と時間がかかっていた。

「取引先から電話で在庫の有無や納期の問い合わせがあると、都度、ExcelやFAX注文書などを調べて回答する必要があったので、その作業工数を削減することも課題の一つでした」と国内業務を主に担当している熨斗(のし) 香南氏は語る。

そこで、大塚商会に相談し最新版の『SMILE V 販売』へリプレースするとともに、これらの課題解決に着手した。

『SMILE V 販売』の拡張項目機能で注文と船便の在庫状況が一目瞭然

拡張項目機能で商品マスター内に英語表記の商品名を登録する項目を追加(赤枠)。発注画面に表示され一覧出力することで英語の注文書明細になる仕組み

今回の業務改善のポイントは、『SMILE V 販売』のオプション機能である拡張項目機能を効果的に活用したことだ。その一つが、受注した商品と船便の在庫連動を実現したことである。

具体的には、取引先から商品を受注した場合、受注画面に商品番号や数量を入力する。その際、拡張項目を利用してあらかじめ登録しておいた船便の番号を選択することによって、受注した商品と船便の積送品在庫が自動でひも付くように工夫が施された。

「このひも付けが実現したことで、システム上で各船便の在庫状況をひと目で確認できるようになりました。今月届く船便の分が予約注文で在庫切れの場合は、来月到着の船便在庫を確認します。その在庫に余裕があれば、来月の船便と受注した商品をひも付けることで、各船便の在庫状況がすぐに分かる仕組みになっています」(大加田氏)

システムによる英語表記の注文書出力にも対応

もう一つは、英語表記の注文書を即座に出力できるようにしたことだ。具体的には、拡張項目機能を利用することにより、海外メーカーへ商品を発注する際に発注画面上で英語表記の商品名を選択できるように項目を追加。発注一覧画面で英語表記を選択するだけで、海外向けの発注一覧明細が出力できる仕組みだ。

折しも、『SMILE V 販売』への移行を進めた時期、大加田氏と熨斗氏はそれぞれ産休と育児休業の最中だったという。そのため、PCに詳しいもう一人の事務担当者が中心となって、新システムの導入作業に取り組むことになった。一部、アプリケーション開発ツール『SMILE V Custom AP Builder』を使った軽微な機能追加を行い、『SMILE V 販売』の標準機能を活用して構築している。そのため、特に問題が生じることなく、短期間でスムーズなシステム導入を実現したのだ。

「私が育休から戻ってきたら、既に便利なシステムが出来上がっていました。操作も簡単なので、すぐに使えるようになりました」(熨斗氏)

1日30分以上の時間短縮を実現。産休や育休をより取りやすい職場に

今回のシステム改善は、煩雑な管理業務の時間短縮と精度向上をもたらしている。以前は、船便の積送品在庫管理を、Excelを使って手入力で行っていたが、現在はその手間が一切なくなった。その結果、毎日30分以上費やしていた作業時間がゼロになった。そのうえ、受注した商品と船便の積送品在庫が自動でひも付くようになったので、入力ミスや発注ミスも防げるようになった。

同様に、以前は英語表記の注文書をExcelで別途作成していたが、『SMILE V 販売』上で瞬時に作成できるようになったことで、その作業時間もゼロになっている。

『SMILE V 販売』の操作画面は非常に分かりやすいので、仮に輸入業務の担当者が休んでも、画面を見ればほかの担当者が業務を継続して行えるのでとても安心です。特に当社は、子育て世代の女性社員が多いので、以前にも増して産休や育休が取りやすい職場になりました」(大加田氏)

セット品管理やあいまい検索機能も有効活用

『SMILE V 販売』に標準実装されているセット品管理機能も有効活用している。ギムニクの販売するバランスボールは、単品以外に4色が一つずつセットになったものや、1色が10個セットになったものなど、セット商品も少なくない。特にスポーツジムなどの施設は、セット商品をリピート注文するケースが多いという。これまではシステム上でセット商品としての管理ができなかったが、現在は各セット商品に専用の商品コードを付与してシステム上で一元管理している。それにより、受発注業務の効率向上を実現している。

「新システムの検索機能も大変便利です。当社の製品はバランスボール以外も含めると3,000点くらいあるので、全ての品番を覚えることは不可能です。種類別に分けている最初の2桁の品番を入力すれば、目的の商品を選んで確認できるようにしていますが、お客様から過去の注文内容や在庫数、あいまいな商品名の問い合わせがあったときには、検索機能を使うことで以前よりも迅速に回答できるようになりました」(熨斗氏)

その一方で、『SMILE V 販売』の分析機能も有効活用しており、商品ごとの過去の販売実績を確認し、予測を基に商品の発注数を決めている。特に、輸入業務は商品を発注してから入荷するまでに時間がかかるので、分析機能によるリアルな数字の把握は必須だという。

同社は今後も、アフターコロナを視野に入れながら、『SMILE V 販売』をベースにした働きやすい職場環境の改善を継続的に推進していく考えだ。

大塚商会担当者からのコメント

「豊富な機能を活用してお客様の業務改善を実現します」

株式会社ギムニク様は、『SMILE V 販売』の拡張項目機能を有効活用することで、煩雑になっていた業務の効率向上を実現されました。今後も、お客様の実情に応じた業務改善をサポートします。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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