煩雑な配送管理業務の効率向上を実現

基幹業務と動態管理システムの連携で配送状況を「見える化」し、ドライバーを納品先まで確実にナビゲート

株式会社ハヤシ 導入事例

卸売・小売業、飲食店1~100名クラウドERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化LED照明で節電対策

滋賀県彦根市に本社を構える株式会社ハヤシは、住宅設備機器などを販売する「住まい」の総合商社だ。基幹業務システムと動態管理システムを連携させ、煩雑な配送管理作業の効率向上を実現。受注処理で納品先の緯度・経度を入力するだけで、ドライバーを目的地まで確実にナビゲートする仕組みを構築した。

  • 業務の効率向上
  • 配送状況の「見える化」
  • 納品業務の効率アップ

2022年2月取材

株式会社ハヤシ

導入先の概要

業種
住宅資材総合商社
事業内容
管工機材・住宅設備機器・空調機器・機械工具の卸売販売。宅地分譲地開発、リフォーム、マンション経営
従業員数
98名(2022年2月現在)
ホームページ
http://hayashi-1101.co.jp/

導入の狙い

  • 煩雑な配送管理の業務効率向上を図りたい
  • ドライバーの配送状況を「見える化」したい
  • 納品時間の問い合わせに迅速に対応したい

解決策

  • 基幹業務と動態管理システムのデータ連携を実現

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売お問い合わせ
 ビジネスナビタイム
動態管理ソリューション
お問い合わせ
統合型グループウェアeValue Vお問い合わせ
 拠点間VPN構築-
調達・購買業務支援サービスMAたのめーる-
 LED照明お問い合わせ

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株式会社ハヤシ 導入事例(PDF:3,081KB)

導入事例詳細

販売エリアや事業規模を拡大し、「住まい」の総合商社へ発展

株式会社ハヤシ(以下、ハヤシ)は、1962年に創業された「住まい」の総合商社。キッチン・浴室・トイレなどの水回り製品、エアコン・暖房機器などの空調設備、水道・ガスなどのライフラインをつなぐバルブやパイプなど、人々の暮らしに必要不可欠な商材をワンストップで取り扱っている。LIXILの特約販売店として、LIXILブランドをはじめ、国内ほぼ全てのメーカーの住宅設備機器や管工機材の販売事業を、滋賀県を中心に岐阜県・愛知県で展開。滋賀県内では取扱商品数と事業規模ともにトップクラスを誇る。2017年12月に経済産業省より、地域の経済成長を力強くけん引する事業者として「地域未来牽引企業」に選定されている。

本社総務部 新卒採用担当 小畑 理絵氏

本社総務部で社内システムの運用管理や採用などを担当している小畑 理絵氏は、「社長の方針により、M&Aでグループ企業を拡充しながら、販売エリアや事業規模を拡大し、住まいに関する全てのことに積極的に関わっていることが当社の大きな特長です。現在は、太陽光発電にも取り組むなど自然エネルギーを活用したエコプロジェクトも推進しています」と語る。

その一方で、2009年に大塚商会から基幹業務システム『SMILE BS 販売』を導入し、2019年には『SMILE V 販売』へバージョンアップ。IT活用にも力を入れている中で今回、これまで大きな課題だった配送管理業務の効率向上を図った。

紙ベースで行っていた、配送管理業務の改善に着手

ハヤシは、住宅設備機器や管工機材を取引先が指定した場所に配送するために、全社で約20台の配送トラックを保有している。ところが従来は、配送計画の作成やドライバーへの配送指示を紙ベースで行っていたので、事業規模が拡大するにつれて大きな業務負担になっていた。

業務課 森野 喜市氏

業務課で配送計画作成などを担当している森野 喜市氏は、「以前は、個々の受注伝票に記載された納品先の住所を地図上で確認し、効率の良い配送ルートを考えながらドライバーごとの配送計画を手作業で作成していました。そのうえで、納品先の住所の場所をGoogleマップで検索して調べて、その地図を印刷してドライバーに手渡していました。ところが納品先の建築現場は、さら地だったりして分かりづらいケースが多く、ドライバーが現地で迷うことが多々ありました」と語る。

また、取引先から急ぎの注文が入り、その商品をメーカーの工場まで取りに行かなければならないケースもある。本来ならば、メーカーの工場に一番近いドライバーに引き取りに行ってもらうのが最も効率が良いが、配送中のドライバーがどこにいるのか分からないため、本社の倉庫にドライバーが戻ってきてから、あらためて商品の引き取りに向かうといった、余計な時間と配送コストがかかっていた。

「お客様から、『注文した商品は何時ごろに届くのか?』という問い合わせも頻繁にあります。その度に、配送中のドライバーのスマートフォンに電話をかけて、今どの辺にいるのか確認して到着時間を割り出していました。そのうえで、お客様に折り返し電話をかけて回答していたので業務が煩雑になりがちでした」(森野氏)

『SMILE V 販売』と動態管理システムのデータ連携を図る

そこで、この課題を大塚商会に相談し、配送業務全体の抜本的な改善に着手した。その際、信頼性の高い『ビジネスナビタイム 動態管理ソリューション』(以下、ビジネスナビタイム)を新たに導入し、『SMILE V 販売』の受注データとシームレスに連携。これにより、配送計画の作成やドライバーへの配送指示の効率向上を図るとともに、全てのドライバーの配送状況をリアルタイムに「見える化」するという画期的な改善策を導き出したのだ。

納品先の地点情報を登録し、『ビジネスナビタイム』で動態管理

新システムの連携にあたり、『SMILE V 販売』の受注処理で納品先の正確な地点情報(緯度・経度)を登録できるように項目を追加した。そのうえで、当日の配送案件を抽出して納品先の地点情報を含めた配送計画作成用のデータを生成する。そのデータを『ビジネスナビタイム』に引き継ぐことで、全てのドライバーの配送計画を効率良く作成。さらに、その配送計画を基に個々のドライバーのスマートフォンに配送指示のデータを送信すると、その日の配送予定や最適なルートがスマートフォンのアプリ版の『ビジネスナビタイム』上に表示される仕組みになっている。

「『ビジネスナビタイム』では動態管理も行えます。個々のドライバーが現在どの地点にいるのか、どこに向かっているのか、さらに、納品先の到着予定時間までマップ上にリアルタイムに表示されるので、お客様からの到着時間の問い合わせがあったときに、その場で迅速に回答できるようになりました」(森野氏)

高性能なナビゲーションで納品先を探す。無駄な時間を削減

『ビジネスナビタイム』には、GPSを利用したルート検索技術による高性能なカーナビゲーション機能も実装されている。そのためドライバーは、自分のスマートフォンの画面で納品先を確認しながら最適なルートを走行できるので、これまで一度も行ったことがない場所でも迷うことなくたどり着ける。さらに、ドライバーが目的地に商品を納品したら、完了ボタンを押すだけで完了報告も瞬時に行える。

「今回の画期的な仕組みは、長年運用して使い慣れているSMILEの受注画面に、地点情報の項目を一つ追加するだけで実現することができました。その結果、従来の配送業務の課題が一気に解消されました」(森野氏)

全てのドライバーの配送状況を、システム上でリアルタイムに確認

新システムは2021年5月に本稼働し、すぐさま顕著な導入効果をもたらしている。

「オフィスではドライバーの配送状況がリアルタイムに地図上で確認できるので、それぞれのドライバーが何時頃帰社できるかも分かります。そのため、次の配送準備が迅速に行えるようになりました。以前のように、ドライバーが納品先の場所がなかなか見つからず、現場の周辺をうろうろする無駄な時間も省けるようになりました。その結果、配送効率が格段にアップし、全体の配送時間が1~2割ほど短縮されました」(森野氏)

特に納品先を住所ではなく緯度・経度で登録し、その地点までナビゲートされるので、さら地や建築途中の場所にも迷わずに行けるようになった効果は大きい。

「ドライバーのナビゲーション画面には、左折ルート優先、進入禁止などの情報も表示されるので非常に便利です。SMILEに地点情報さえ登録しておけば、新人のドライバーでも目的地に確実にたどり着けます」(森野氏)

「従来は、Googleマップで調べた納品先の地図を印刷してドライバーに手渡し、その地図をスキャンしてファイルサーバーに保管していました。しかし、現在は、地図を印刷する必要がないので、その手間が一切なくなり、ペーパーレスにも寄与しています」(小畑氏)

その一方で、『SMILE V 販売』の新機能も日常業務で活用に結びついている。

事前に時間を指定しておくと、その時間に帳票が自動で出力されるので、日々のルーティン業務が効率良く行えるようになりました。あいまい検索機能も非常に便利です。一つの検索ボックスに複数のキーワードを入力できるので、必要な情報を取り出す際に、とても役立っています」(小畑氏)

ドライバーは『ビジネスナビタイム』のスマートフォン用アプリで配送スケジュールとルートを確認し配送へ向かう

オフィスではドライバーがどこにいるかマップ上でリアルタイムに把握できる

今後もITをフル活用して同業他社との差別化を図る

現在は、統合型グループウェア『eValue V』も大塚商会から導入。本格的な活用はこれからだが、IT活用が急速に進展している。

また今後は、電話・FAX・メールに加え、Web注文にも対応する予定だ。その際、『SMILE V 販売』と連携させて、商品情報などの一元管理を図り、将来的には、ドライバーの配送状況を顧客からも直接確認できる体制も整えたいという。ITをフル活用して同業他社との差別化を図り、企業競争力を高めていくことが大きな狙いだ。

大塚商会担当者からのコメント

「データ連携で配送業務の効率向上を容易に実現いたします」

配送業務の効率向上を図ることは、多くの企業が直面している共通の課題です。今回の株式会社ハヤシ様の取り組みは、基幹業務システムと動態管理システムをデータ連携させられたからこそ実現した好事例です。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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