勤怠管理と業務連絡にiPhoneを活用。情報の一元化と業務の効率化で経費削減。社員同士のコミュニケーションもより活発に

「ドライバーにiPhoneを支給。日報情報や勤怠などを クラウド管理することで、コストカットしつつ、 社員が働きやすい環境を整えることができました」

京阪総合サービス株式会社 導入事例

サービス業1~100名ERP・基幹業務・業務管理情報共有・会議システムモバイル・タブレット活用営業・業務プロセス効率化業務データの活用コスト削減・売り上げ向上

法人を中心に廃棄物の収集運搬業を展開する京阪総合サービス株式会社。設立40周年を迎え、定期収集契約は1,000件を超える規模だ。より良い環境で従業員に働いてもらうべく、基幹システムをはじめとするさまざまなソリューションを大塚商会から導入。ドライバーを中心にiPhoneを支給し、紙のタイムカードでの勤怠管理を廃止し、クラウド運用に切り替えた。また、社員間のコミュニケーションや業務連絡を迅速・円滑に行うため『たよれーる LINE WORKS』を導入し、業務効率アップとコミュニケーション強化も実現している。

2019年11月取材

京阪総合サービス株式会社

導入先の概要

業種
一般廃棄物・産業廃棄物収集運搬業
事業内容
近畿エリアにおける法人向けの一般廃棄物・産業廃棄物収集
従業員数
25名(2019年11月現在)

導入の狙い

  • 業務効率アップと作業動向の「見える化」
  • 経費や時間の無駄を削減したい
  • 勤怠管理の電子化で就業環境を整備したい

解決策

クラウドによる勤怠、日報情報などの一元管理と、入力場所を選ばず、位置情報なども分かるスマホの導入

導入したメリット

  • 定期売上管理業務の効率がアップ
  • 社員間のコミュニケーションが円滑になり、業務連絡が迅速になった
  • 勤怠と日報の電子化で社員と管理者の手間を削減した
  • 代表取締役 川崎 禎昭氏

    「若い社員の業務負担を減らしてモチベーションアップを狙いました。iPhoneを活用したため、システム移行もスムーズにできました」

  • 経理総務担当 坂本 美華代氏

    「長くお付き合いいただいている大塚商会さんには、アフターサポートも丁寧かつ万全にやっていただいています。管理部門の働き方も非常に効率が良くなりました」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売お問い合わせ
電子化・文書管理kintone「日報管理」-
スマートフォンiPhoneお問い合わせ
クラウド型
勤怠管理システム
勤革時お問い合わせ
ビジネスチャットツールたよれーる LINE WORKSお問い合わせ
呼気アルコール測定・IT点呼システムALCGuardianお問い合わせ

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導入事例詳細

人ありきの業務だからこそ、人材確保が要

京阪総合サービス株式会社は、法人向けの一般廃棄物や産業廃棄物の収集運搬業を中心に、新規事業として遺品・生前整理業なども手掛けている企業だ。法人としては2018年に40周年を迎えたが、先代が始めた個人商店時代までさかのぼれば、創業55年を超える老舗企業である。過去は同業他社も多かったというが、行政の指導もあり、かつて370以上あった業者は吸収合併や統廃合を繰り返し、今では300前後だという。

声高にエコロジーが叫ばれ、リサイクルが当然という認識の現代において、ビジネスを取り巻く環境は以前に比べて厳しい状況にあるが、多くの顧客を抱え安定的な収益を上げているという。しかし、業界全体で取り組まなければならない「人手不足」という問題は避けて通れないようだ。

「弊社は幸いにも若い従業員が多く、中には十代の女性社員もいます。ただ、夏は炎天下、冬は厳しい寒さの中で作業する仕事なだけに、労働負担は大きい。働く社員の負担を少しでも減らし、モチベーションを高める環境づくりが必要だと考えました」と話すのは、代表取締役の川崎 禎昭氏だ。

福利厚生面は意識的に整備してきたという。新人の社員もコミュニケーションを取りやすいよう食事会を催し、安全運転が必須の業種のため独自に交通安全講習会を企画。仕事の内容や給与面での疑問や不安を解消するために社労士を呼んで講習会も開催した。

「細かいことは言わないようにしていますが、あいさつと身だしなみをきちんすることは徹底しています。普段の行いを正していないと、巡り巡ってケガや事故にもつながることですから」(川崎氏)

そんな社風が評判になり、同業他社から転職してきた社員もいるという。

少しの手間と時間も、積もれば大きな負担や煩雑さに

『SMILE V』への刷新によって、1,000件を超える得意先への毎月の請求と入金処理業務の自動化へ向けての取り組みも進行中だ

現在同社が保有する車両は全部で18台。2020年の春にはさらに増える予定だという。パッカー車をはじめとする、軽トラック、10トントラックなどの車両基地(車庫)は大阪府守口市内にある230坪の土地にあり、事務所からは少し離れている。作業を終えた全てのドライバーのルーティン作業は、車庫に戻り、車両点検を行った後に事務所まで移動、日報を提出しタイムカードに打刻する、という流れだった。車庫から事務所までの移動時間が社員にとって負担となり、会社にとっても無駄な残業コストになっていた点に川崎氏は注目した。

また、ドライバーが提出する日報は手書きであったため、その集計作業や管理は総務・経理担当者の業務負荷になっていた。

「タイムカード方式による勤怠管理は、勤怠時間を集計する事務担当者の負担となっていました。また手書きの日報管理も大きな課題で、社員の働き方をより良いものにするためにも、入力も管理も容易で手間も省ける電子化を検討し、大きなシステムの変更が必要と考え、大塚商会さんに提案していただきました」(川崎氏)

同社は大塚商会の事業所の廃棄物を収集しており、お互いの何気ない会話からコピー機を勧められたのが現在に至るきっかけだったという。その後、『SMILEα』を導入して以降約30年間の取引が続いており、大塚商会への信頼も厚い。

『勤革時』とiPhoneを活用し、効率アップを図る

まず着手したのは、勤怠や日報をクラウドで管理することだった。入力デバイスとして、ドライバーを中心にiPhoneを貸与し、勤怠管理システムには『勤革時』を導入した。ドライバーは帰庫後、保守点検を終え次第その場で勤怠を登録し、事務所を経由せずにそのまま帰宅することができるようになった。勤怠の打刻データは即時に反映されるため、給与計算システムとのリンクもスムーズになり、勤怠集計の手作業やミスがなくなったことで大幅な工数削減にもつながったという。

日報管理には『kintone』で構築した管理システムを導入し、フォーマットもオリジナルで作った。日報には業務車両の始業・終業点検をメインに、目的地、走行距離、経路、産業廃棄物の場合はマニフェスト番号など、収運業務には欠かせない管理情報を担当ドライバーが入力する。交通事故や、廃棄物管理などにおいて万が一のことがあった場合にすぐ対応できるよう、日報は欠かせない業務の一つだ。これもiPhoneによって入力、電子化したことで手間も省け、処理速度も上がった。

『たよれーる LINE WORKS』を使って業務連絡をよりスムーズに

iPhoneを貸与した社員の多くはドライバーで、運転や現場作業が中心となり、事務連絡の伝達がどうしても行き届かないことがあった。しかしiPhoneを携帯し『たよれーる LINE WORKS』を使うことにより、業務連絡を瞬時に共有できるようになった。また会社から社員への連絡だけでなく、社員間の業務連絡も一層スムーズになった。一般的に、機器の導入に際しては「使用環境に慣れるまでに時間がかかる」のが常だが、iPhoneであれば社員の抵抗は少なかった。

「若い社員が多いからか、iPhoneは使い慣れている様子で、システムを変更しても業務が滞ることなく、スムーズに移行できました。ドライバーの負担が減ったことはもとより、クラウド化したことによって事務作業を行う社員の負担も軽減できてよかったと思っています」と経理総務担当の坂本 美華代氏は話す。

さらなる業績アップを図るべく模索する一手は

基幹業務システムは最新の『SMILE V』に更新した。1,000件を超える定期契約の得意先を持つ同社にとって、毎月の売上管理・請求業務は膨大な量となる。今、取り組んでいるのは、取引先の入金処理業務の自動化だ。データリンクで銀行の入金データをそのまま取り込み、入金消し込み処理を自動化することで、大幅な業務効率の向上が見込まれるという。

今後の課題、取り組みとして目指すものはさらに二点。一つは、キャッシュレスへの対応である。現金取引が基本で手形は発行しないのが業界の商慣習のため、取引先によっては直接集金に行くこともある。また、それが深夜になることもあり、社員の業務負担軽減の解決策として実現したいという。

もう一つが、作業車両のデジタル管理だ。『勤革時』『kintone』でのクラウド管理によってドライバーの作業動向・勤怠状況の「見える化」は実現したものの、車両管理に関してはさらに強化したい考えだ。今後、台数の増加もあることから、デジタル化を実現することで、より一層の安全管理を行うのが目的だという。ITの活用によって、同社はさらなる業務効率アップを図り、より良い労働環境の構築を進めていく構えだ。

運搬業には欠かせないアルコールチェッカーも、「精度の高いシステムを大塚商会さんから紹介していただきました。本人確認ができるカメラもあり、測定結果は一月ごとにフォルダーが自動作成されます」(川崎氏)

次の目標は車両のデジタル管理だ。GPSを使いリアルタイムで確認を行い、さまざまなアクシデントに対応したいという

大塚商会担当者からのコメント

「お客様の“欲しい”の声にお応えするシステム構築を総合的にご支援します」

京阪総合サービス株式会社様が希望された独自フォーマットのシステムを構築し、導入させていただきました。今後もお客様のビジネスに沿ったご要望にお応えできるようご支援します。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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また、販売したコンピューター・サーバー・通信機器・複合機などのあらゆるオフィス機器、ネットワーク設備、ソフトウェアの保守サービスを、当社が行う「自営保守」の原則があります。そして、多くのスタッフや専用回線を持つたよれーるコンタクトセンター、全国に展開するサポート拠点、社内に数多く在籍する公的資格・メーカー認定資格者が、お客様を強力にサポートしています。

大塚商会の企業情報

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