全店舗の複合機を一括導入で統一。スキャナー機能を有効活用することで売上報告業務の大幅な改善とペーパーレス化を実現

「複合機のスキャナー機能を有効活用。店舗・本部間のFAX送受信による煩雑な作業をなくして大幅な業務改善につながりました」

株式会社コーワペッツコーポレーション 導入事例

卸売・小売業、飲食店101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理複合機・コピー機活用多店舗・多拠点展開営業・業務プロセス効率化業務データの活用紙文書の管理・活用

愛知県あま市に本社を構える株式会社コーワペッツコーポレーションは、全国規模で約100店舗のペットショップを展開。以前は、各店舗の一日の売上表を本部にFAXで送信していたため、店舗別の振り分けやチェック作業に多くの労力を費やしていた。しかし、全店舗の複合機の機種を統一しスキャナー機能を活用することで従来の課題を解消し、紙文書をPDFデータにしてペーパーレスを実現した。さらに、『たよれーる Office 365』を活用することで全社の情報共有基盤を確立し、多店舗運営における業務改善を急ピッチで進展させている。

2019年11月取材

株式会社コーワペッツコーポレーション

導入先の概要

業種
小売業
事業内容
犬・猫・観賞魚・観賞用植物・昆虫・鳥・小動物・その他愛玩用動物の販売
従業員数
800名(パート社員含む、2019年3月現在)
ホームページ
https://kowapets.co.jp/

導入の狙い

  • 多店舗運営の業務改善を図りたい
  • 複合機の運用管理コストを軽減したい
  • ペーパーレス化を推進したい

解決策

複合機とOffice 365を活用して業務改善

導入したメリット

  • FAXによる煩雑な集計業務を削減
  • Office 365のライセンス管理が一元化された
  • 紙文書のPDF化でペーパーレスが実現した
  • 社内の情報共有が円滑に行えるようになった
  • 業務部 山本 桂佑氏

    「多店舗展開における業務改善のポイントは、今回の複合機の有効活用のように各店舗のスタッフが利用しやすいシンプルな仕組みを作り上げることです」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
リコー製カラー複合機RICOH MP C307お問い合わせ
基幹業務システムSMILE BS 2nd Edition 人事給与お問い合わせ
業務アプリケーションたよれーる Office 365お問い合わせ
ソリューションたよれーる 給与業務支援サービスお問い合わせ

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導入事例詳細

ホームセンターなどでペットショップを全国展開

株式会社コーワペッツコーポレーション(以下、コーワペッツ)は1996年の設立以来、「いきものを通じて、やすらぎと感動と満足を提供し続け、笑顔あふれる社会を創造する」を企業理念に掲げ、全国規模でペットショップを運営している。店舗数は、96店舗 (関東:9店舗、中部:17店舗、近畿:34店舗、中国・四国:8店舗、九州:28店舗)に上る。その9割は、ホームセンターやショッピングセンター内のインショップ事業だが、東京と九州では犬・猫専門の路面ショップも展開。さらに、トリミング・ペットホテル事業やブリーディング事業なども手掛けている。

もともと、観賞魚・観賞用植物を中心に販売していたコーワペッツと、犬・猫を中心に販売していた株式会社ペッツフレンズコーポレーションが一体化して発展した企業で、犬・猫と観賞魚・観賞用植物以外に、昆虫・鳥・小動物(ウサギ、ハムスター、爬虫<はちゅう>類など)も取り扱っている。

「ペットブームは景気などの影響を受けず周期的に到来します。特に少子化が進む現在は、もはやペットも大切な家族の一員です。犬・猫は全世代に幅広く人気があり、観賞魚は夏場に売り上げのピークを迎えます。そのため、ペットショップはいつの時代にも安定した需要があります」と店舗を含めた全社のシステム運用管理を担当している業務部の山本 桂佑氏は語る。

そうした中、コーワペッツは他社との差別化を図るため、常にサービスの拡充に努めてきた。2019年からは、遺伝子検査サービスを新たに開始。ペットショップで販売している犬・猫の遺伝子検査を専門会社で実施し、先天的な病気が発症する可能性があるかどうかを顧客に開示した状態で販売している。これにより、信頼性がより一層高められ、顧客は安心してペットを購入できる。

ホームセンター内にインショップとして展開する店舗が多いが、東京と九州には路面店もある

多店舗展開における売上報告業務の運用課題解決に着手

コーワペッツは、全国で約100店舗のペットショップを運営しているが、以前は各店舗が家庭用の安価な複合機を個別に導入し、POPやチラシ、売上報告書などを独自にプリントして利用していた。ところが、店舗によって複合機のメーカーや機種が異なるため、その運用管理を本部で一元的に行うことが難しく、インク代や紙代のコストが増え続ける一方だったという。

「複合機の運用管理は、全て店舗側に一任していたので、予備のインクを大量にストックしておきながら、それに気付かずに再度購入してしまうケースもありました」(山本氏)

さらに、円滑な店舗運営を行ううえで一番大きなネックになっていたのが、ホームセンターのインショップでの売上報告を毎日紙ベースで行っていたことだ。

「ホームセンターでは、レジで集計された売上データの中から当社分の売上表を紙にプリントして渡してくれます。それを見てインショップのスタッフがPCでクラウド上の基幹システムに売り上げを入力します。同時に、紙の売上表をFAXで本部に送信し、本部で基幹システムのデータと間違いがないか確認していました。ところが、全店舗から一斉に売上表がFAXで送られてくるので、店舗の振り分けやチェック作業に多大な時間を要していたのです」(山本氏)

これらの問題を解決するため、店舗の業務改善に着手した。これまで各店舗で個別に導入していた複合機を全店舗で統一することにより、本部側で運用管理を効率よく行える体制を整え、インク代などのコストや、紙ベースでやりとりしていた無駄な作業を削減することが主な目的だった。

その際、ベンダーとして選定されたのが大塚商会だった。複合機をはじめとするIT機器をワンストップで調達できることや、サポート体制が充実していることが選定の決め手になったという。

「複合機はスキャナー機能が使えることと、各店舗の事務所スペースに邪魔にならずに設置できることが主な要件でしたが、その機種選定は大塚商会さんにお任せしました」(山本氏)

事前の現地調査でスムーズな導入移行を実現

コーワペッツは、大塚商会からリコー製のカラー複合機『MP C307』を一括導入し、全店舗に順次設置していった。その際、大塚商会が全店舗を回り現地調査を実施。各店舗の事務所スペースに設置可能かを事前確認し、細かな設定も全面的にサポートすることで、スムーズな入れ替えを実現している。

その一方で、自社の業務内容に合わせたスキャナーの操作手順を記した独自のマニュアルを本部で作成し、各店舗が新しい複合機を円滑に操作できるように配慮している。

複合機の運用管理が効率よく行える体制づくりを整備

全店舗の複合機を統一したことで運用管理業務が軽減。紙文書を電子化できるスキャナー機能を効果的に活用することで大幅な業務改善を図ることに成功している

また、各店舗と本部をVPNで接続し、本部側から各店舗の複合機の稼働状態をブラウザー上で確認できるようにしたことで、複合機の運用管理が非常に楽になったという。

「例えば、店舗側でスキャンしたデータがPCに保存できないといった問い合わせがあったときに、その複合機の設定を見れば原因がある程度分かるので、すぐに対応策を回答できます。それでも改善しない場合は、現地拠点の大塚商会さんに迅速にサポートいただけるので、大変助かっています」(山本氏)

本部もリコー製のカラー複合機に入れ替え、『リコー カンタン私書箱プリント』を有効活用。各自の印刷物をいったん私書箱に保管し、そのプレビュー画面を複合機の操作パネルで確認してから出力するようにしたことで、入力漏れなどのミスプリントが削減された。複合機のトレーに印刷物が置きっ放しにされ部外者に見られる心配もなくなったという。

スキャナー機能の活用でFAXによる煩雑な業務を解消

今回の複合機の刷新による業務改善では、標準で実装されているスキャナー機能を効果的に活用していることが大きな特長だ。具体的には、ホームセンターの紙の売上表を複合機でスキャンしてPDFデータに変換。それを本部のNAS上にある各店舗のフォルダーに直接保存することで、店舗から本部へFAXする無駄な作業が一気に解消された。

「複合機の操作パネルでPDFの宛先を本部のNASのフォルダーに指定し、ファイル名に店番と売上日を記入してもらうだけで、本部側で即座に確認できるので大変便利です。以前のようにFAXで送られてきた売上表を店舗ごとに振り分ける作業が一切なくなり、同時にペーパーレスも実現しています」(山本氏)

『たよれーる Office 365』で社内の情報共有を推進

SharePointを活用してさまざまなポータルを立ち上げている

コーワペッツは、大塚商会から『たよれーる Office 365』も導入している。

「以前は、店舗や部署単位で『Office 365』を個別に購入していたので、ライセンス管理が煩雑化していました。しかし、大塚商会さんにライセンス管理を一元化してもらい、専用のWebサイトからアカウントの追加も簡単に行えるので、管理がすごく楽になりました」(山本氏)

Wordなどの業務アプリはもちろん、本部と拠点間でTeamsを使ったオンライン会議を行うなど活用も深まっている。また、SharePointで店舗用や本部用といった専用ポータルサイトを立ち上げ、ファイルやデータ、ニュースやリソースなどの共有ツールとして活用しているという。アドレス帳が共有できるので、社内で取引先の情報を一括管理できることも大きなメリットだ。

「また、給与計算業務では、『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』と『たよれーる給与業務支援サービス』を活用して、給与明細をWeb通知に切り替える取り組みも進めています。以前はパートも含めた全従業員の給与明細を印刷して、それぞれ封筒に入れて送っていました。しかし、Web通知にすれば、その手間が一気に省けます。将来的にはRPAによる事務作業の自動化も実現したいですね」と山本氏は今後の抱負を語った。

大塚商会担当者からのコメント

「多店舗展開の業務改善をあらゆる側面からご支援」

株式会社コーワペッツコーポレーション様は、複合機のスキャナー機能を効果的に活用することで多店舗運営における業務改善を実現しています。今後も給与明細のWeb通知化など、あらゆる側面から業務改善をサポートします。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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