各種システムを統合化して業務効率を向上

協和は社内にさまざまなシステムを導入してきたが、2008年に販売管理システムを『SMILE 販売 IE』（ブラウザー版）へ移行したことを機に、大塚商会との本格的な取引が始まった。

総務部 部長の秋山 穣氏は、大塚商会のシステムを選定した理由を次のように語る。

「数社のシステムを比較検討する中で、不安のない事業継続を行う大塚商会さんは信頼性が高いことが大きな理由です。システム自体の安定性も高く、製品のアフターサービスも万全だったので安心感がありました」

その後、2 0 1 8 年にアパレル業向け販売管理システム『SMILE V ApaRevo』へ移行し、アパレル業務に最適な業務環境を整えた。2021年には、グループ会社の株式会社協和バッグ（以下、協和バッグ）を吸収合併し、それまで協和バッグが独自に運用していた販売管理システムを『SMILE V ApaRevo』に移行して統合化している。その際、マスターの移行作業で少なからず苦労があったというが、大塚商会の協力を得て、大きな問題が生じることなくシステム統合とマスターの一本化を実現している。

2023年には『SMILE V 2nd Edition ApaRevo』（以下、ApaRevo）へバージョンアップし、外部システムとの連携機能をフル活用。これまで個別に運用していた販売管理以外のシステムを見直し、全ての業務システムを『ApaRevo』と連携させることで、データの一元管理と情報共有が円滑に行える業務基盤を整えた。経理部 課長代理の鈴置 崇之氏は、その導入経緯を次のように語る。

「業容の拡大に伴い、EDIシステムなどを随時導入して活用していたのですが、二重入力などの無駄が発生していました。そのことを大塚商会さんに相談したところ、拡張性に優れている『ApaRevo』のメリットを生かし、結果的に全てのデータが一気通貫で処理できる環境を整えられたのです」

現在、『ApaRevo』とデータ連携しているシステムは多岐にわたる。そのうちの一つがECサイト一元管理システム『ネクストエンジン』だ。従来は、自社のECサイトや楽天・Amazon・Yahoo！などのECサイトごとに注文管理の仕様が異なっていたので、業務処理が煩雑だった。しかし、大塚商会の提案を受けて『ネクストエンジン』を導入することで一元管理を実現。『ApaRevo』と売上データや商品マスター、在庫データのやりとりを円滑に行える環境を整えた。

『ApaRevo』はその拡張性を生かし、さまざまな業務システムと連携させて会社全体の業務効率を高めることができる。協和のシステム活用はまさにそれを具現化しているといえよう。とりわけ、社内のあらゆるデータを一元管理できるようになった効果は大きいという。

鈴置氏は、「複数のシステムを個別に運用しているとシステム間の数字のズレが生じ、決算書を作成する際にも手間が大きくなります。しかし、最初から社内のデータを一元管理することで、そうした問題を一挙に解消することができました」と評価する。また、製造メーカーにとって大きな肝となる在庫数の把握について、大石氏は「店舗や倉庫の在庫数をリアルタイムに管理できるようになり、流動的な在庫の調整が円滑に行えるようになりました。在庫の適正化により無駄な在庫を減らすことで利益率の向上につながるので、その効果は大きいです」と一定の成果を強調した。

「ネームプレートの製作でも、『MOS』と『ApaRevo』との連携が大事な役割を果たしています。以前は、お客様のお名前などの注文内容を紙に書いて工場にFAXしていましたが、ランドセルの受注件数が年間9,000件ほどまで増えてくると、もはや手作業では対処しきれないことに加え、手書きの文字では正しく判読できないケースもありました。しかし、今は『MOS』に入力したデータを基に製作しますので、手作業によるヒューマンエラーがほぼゼロになり、業務効率も格段に向上しました」と語るのは田中氏だ。システム導入が店舗業務課題を解決している。