受発注業務や請求業務の簡素化を図る

導入先の概要

導入システム

高度な産業機器に必要不可欠なスイッチング電源のエキスパート

『SMILE』シリーズを長年活用し時代の変化に応じて業務を改善

三井電子は、かつてAccessを使って受注・発注・仕入れ・売り上げ管理を行っていた。しかし、Accessで自社開発できることには限界があるので、事業規模が拡大するにつれて、日々の業務に十分に対応しきれなくなってきた。そこで、2000年代になってから基幹業務システムの導入を検討するようになった。

いくつかのパッケージ製品を比較検討する中で、最終的に導入したのが大塚商会から提案を受けた『SMILEαAD 販売管理』だった。全国規模で豊富な導入実績があり、システム自体の完成度が高いので安心して運用できると判断したからだ。

以来、バージョンアップを定期的に行いながら20年以上の長きにわたって継続的に活用。『SMILEes』シリーズや『SMILE V』シリーズを経て、2022年に『SMILE V 2nd Edition（以下、SMILE V2） 販売／会計』へバージョンアップして現在に至る。

「大塚商会さんと長年取引している一番の理由は、サーバーやネットワークなどを含めた企業のICT活用をまるごとサポートしていただける点です。何か困ったことがあると、すぐに相談に応じて解決策を提示してくれるので、このうえなく頼りになるITベンダーです」（林氏）

構成部品を一括管理する「セット品管理」で業務を効率化

現在、三井電子では『SMILE V2 販売』によって受注入力から仕入れ・在庫・売り上げ・請求・入金管理まで一気通貫で処理できる業務基盤を構築している。特に、受注処理などを担当している営業アシスタントの業務負担を軽減するために、さまざまな創意工夫を施していることが大きなポイントだ。

そのうちの一つが「セット品管理」機能の活用である。『SMILE V2 販売』では、製品単品の販売管理だけでなく、複数の商品を組み合わせて「セット品」として販売管理や在庫管理ができる。流通業において、お歳暮やお中元といった期間限定のギフトセットの管理に用いられるケースが多い機能だが、三井電子では、複数のスイッチング電源などを仕入れ、一つの組み込み電源製品に作り上げて販売する際に活用している。

電子帳票配信システムと連携。注文書や請求書を瞬時に送信

三井電子は、『SMILE V2 販売／会計』へバージョンアップした後も大塚商会との定例会議を開催し、各部署の要望を伝えて継続的な業務改善に取り組んでいる。そうした両社のコミュニケーションを通じて新たに導入したソリューションの中でも、特に顕著な効果をもたらしているのが電子帳票配信システム『@Tovas』と『SMILE V2 販売』との連携である。『@Tovas』は、請求書などの帳票類を電子ファイルやFAX、郵送のいずれかで自動的に送信するWeb配信クラウドサービスだ。毎月手作業で行っていた帳票類の郵送やFAX送信業務を劇的に効率化し、印刷費や郵送費などのコスト削減に寄与する。

「以前は毎月、『SMILE V2 販売』で作成した請求書を印刷し、封筒に入れて郵送していたので、かなりの手間とコストがかかっていました。そこで、郵便料金が値上がりしたタイミングで、大塚商会さんに相談して新たに導入したのです。結果、担当者によると請求書の発行業務に費やす時間が約70％も削減され、毎月2時間程度で完了するようになったそうです。これは想定以上に大きな成果です」（林氏）

「システム導入後も定例会議の開催を通して業務改善をご支援します」

大塚商会の役割は、製品をお納めして終わりではありません。三井電子株式会社様には引き続き、定例会議を通じて新たな課題に対するソリューションをご提案し、業務のさらなる改善をサポートしていきます。