新庁舎移転に伴いネットワークインフラ等を整備

ネットワークインフラ整備やAI議事録作成システム、RPAの導入で、働き方改革につながる自治体DXを推進

栃木県真岡市 導入事例

官公庁・自治体101~1,000名RPAネットワーク環境の構築・改善

栃木県真岡市は、市役所の新庁舎移転を機に庁舎ネットワークインフラ等の整備を大塚商会に依頼。ほぼ同じタイミングで、AI議事録作成ツールとRPAも導入した。煩雑になりがちな間接業務の一部が自動化したことで、職員が本来業務に専念できる時間が増えるなど、働き方改革にもつながる導入効果が表れている。

  • 業務効率の向上
  • ペーパーレス化
  • 働き方対策支援

2021年8月取材

栃木県真岡市

導入先の概要

業種
地方自治体
事業内容
行政サービス
従業員数
487名(2020年4月現在)
ホームページ
https://www.city.moka.lg.jp/

導入の狙い

  • 庁舎内のどこでもネットワークを利用できる環境を整えたい
  • 資料類のペーパーレス化を進めたい
  • 議事録作成にかかる業務負担を改善したい
  • RPAを導入して間接業務を自動化したい

解決策

  • 無線LANによる業務効率を追求したネットワークインフラ構築
  • AI議事録作成ツールとRPAを導入

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
 ネットワークインフラ構築-
 管理系システム-
 セキュリティ対策お問い合わせ
 サイボウズ ガルーンお問い合わせ
印刷管理システムSmartSESAME SecurePrint!-
AI議事録作成ツールAmiVoice ScribeAssist-
RPAツールWinActorお問い合わせ

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栃木県真岡市 導入事例(PDF:3,845KB)

導入事例詳細

いちごの生産量が日本一「選ばれるまち」もおかを目指す

栃木県南東部に位置する真岡市は、農業、工業、商業が調和した自然環境豊かな地方都市である。1954年に近郊4町村が合併して誕生。2009年3月には隣町である二宮町と合併し、現在の形となった。市の面積は167.34平方キロメートル、人口は約8万1,000人。東京から東北新幹線で約1時間40分の距離にあり、首都圏との交流も多い。

生産量日本一の「いちごのまち」としても知られ、新型コロナウイルスの感染拡大で延期となっているが「全国いちごサミット」の開催を企画するなど、一地方自治体の枠を超えていちごの普及活動を行っている。

小池 知恵子氏

総合政策部 情報政策課 情報管理係長 小池 知恵子氏

また、同市を縦断して下館(茨城県筑西市)と茂木(栃木県茂木町)を結ぶ真岡鐡道真岡線はSLが定期運行する路線として知られ、運行日の毎週土曜・日曜・祝日には多くの鉄道ファンが市の中心部にある真岡駅に集う。

総合政策部 情報政策課 情報管理係長の小池 知恵子氏は「『“選ばれるまち”もおか』をキャッチフレーズに、暮らしやすいまちづくりを推進しています。例えば、地域情報を提供するケーブルテレビやコミュニティーFMは市が設備を所有しており、ケーブルテレビの回線を高齢者の見守りサービスに活用しています。コミュニティーFMは防災情報発信にも活用し、4カ国語に対応したAIアナウンサーによる読み上げで情報を自動発信するなど、テクノロジーを活用しながらサービスの質を高めています」と語る。

日本一の「いちごのまち」として知られる真岡市。「全国いちごサミット」をはじめ、さまざまなイベントを企画・運営し、いちごの普及に市を挙げて取り組んでいる

毎週土日・祝日に定期運行している真岡鐡道真岡線のSL。鉄道ファンの聖地として知られ、多くの人がカメラを持って訪れる

新庁舎移転とともに、ネットワークインフラを刷新

石崎 努氏

総合政策部 情報政策課 情報管理係 副主幹 石崎 努氏

2020年9月、真岡市は市役所を新庁舎に移転した。これを機に庁舎内のネットワークインフラを全面的に刷新することを決定し、プロポーザルの結果その構築を大塚商会に依頼した。

「旧庁舎では部署や機能ごとに建物が分かれる分庁方式を採っていたので、建物と建物の間をつなぐ有線ネットワークがつぎはぎの状態でした。さらに二宮町との合併によって接続する庁舎がさらに増えたこともあり、新庁舎への移転を機にネットワークの全面刷新を依頼したのです」(総合政策部 情報政策課 情報管理係 副主幹 石崎 努氏)

無線アクセスポイントを充実させる

新庁舎のネットワークインフラ整備に当たって、真岡市が大塚商会に要望したのは有線だけでなく、無線のアクセスポイントを充実させることであった。旧庁舎時代のネットワークは、職員が自席で業務を行うことを前提に整備したもので有線のみであった。しかし、その後同市は職員に一人一台のタブレット端末を配布。これに合わせて無線ネットワークも整備したがアクセスポイントは限定されており、会議室などではタブレット端末を無線ネットワークに接続することができなかった。

そのため「会議や打ち合わせを行う際には、端末やサーバーに入っている資料を事前に端末にデータ保存するか、紙に印刷して会議室に持ち込んでいたのですが、これでは手間と紙の無駄が生じてしまいます。そこで、会議室内にもアクセスポイントを設置し、サーバーに入っている資料を確認できるようにして業務効率を改善したいと考えたのです」と石崎氏は説明する。大塚商会は、要望を反映して新庁舎のほぼ全てをカバーする無線アクセスポイントを整備。自席にいなくともタブレット端末で業務できる環境を整えた

新庁舎に設置された無線アクセスポイント。庁舎内のほぼ全ての場所をカバーしネットワークの冗長化を実現することで、耐障害性も強化された。今後、DXを推進していくに当たり、スムーズに対応できるネットワークインフラが整えられたことは大きな効果だ

 

議事録の作成を自動化するテクノロジーを採用

『AmiVoice』の利用シーン。録音に必要なマイクやミキサー等も大塚商会から導入している。AIシステムにより、議事録作成にかかる作業負担が大幅に軽減した

一方で真岡市は、行政サービスの向上や職員の「働き方改革」のため、テクノロジーを活用して間接業務の効率向上を推進したいと考えていた。その取り組みの一環として導入したのが、AI議事録作成ツール『AmiVoice ScribeAssist(以下、AmiVoice)』とRPAツール『WinActor』であった。

『AmiVoice』は、会議での発言内容をAIが聞き取り、自動でテキスト化し議事録を作成するツールである。従来は職員がICレコーダーに録音した内容を聞き取って文字に起こしていたが、その作業時間は会議時間の2~3倍もかかり、相当な負担となっていた。

導入を担当した小池氏は「AIに作業をさせれば、職員は本来やるべき業務により多くの時間を割けるようになります。過重な労働負荷を軽減するだけでなく、行政サービスの向上にも結び付くと考えて導入を決めました」と語る。

市長の提案をきっかけにRPAを導入

RPAツール『WinActor』の導入は、石坂 真一市長からの提案がきっかけであった。RPAは「ロボティックプロセスオートメーション」の略で、コンピューター上で行われる定型作業を、ソフトウェアロボット等により自動化すること。「ほかの自治体がRPAで業務の自動化を実現した記事を市長が読み、『真岡市でも導入できないか』という話になったのです。自動化する業務の選定と検証作業を行い、ほぼ2年がかりで導入しました」と小池氏は説明する。

業務の選定と検証作業は大塚商会がサポート。真岡市は四つのRPAの候補の中から、大塚商会が提案する『WinActor』を選定した。

小池氏は『WinActor』を選んだ理由について「デスクトップ型なので、サーバー型に比べて初期導入費用が抑えられ、日本語に対応していることも決め手になりました。実際に使用するのは現場の職員なので、言語の壁がなく、操作もシンプルなものが望ましいと考えていました。『WinActor』はその要求を十分に満たしていました」と評価する。

真岡市では、『WinActor』を市民からの行政サービスの申請処理などに利用している。紙による申請をAI OCR(光学文字認識装置)が読み取り、その内容に沿ってRPAが申請を自動処理するといった使い方だ。ほかにも職員の人事評価の集計などにも活用しているという。

庁舎内のどこにいてもタブレット端末で業務がこなせる

無線ネットワークインフラが整備されたことで、真岡市の職員は、庁舎内のどこにいてもタブレット端末を使って業務がこなせるようになった。効率の良い働き方が実現し、会議のたびに資料を印刷しなくてもよくなったので、ペーパーレス化も大きく前進した。

さらに、旧庁舎時代はそれぞれの建物やフロアごとに複合機を置いていたが、新庁舎は各フロアは広くなったが一つの建物に集まったため、複合機の数を集約できた。ただし、複数の部署が一台の複合機を共用すると、印刷した資料の取り間違いや紛れ込みなどが発生しやすい。そこで同市は、印刷管理システム『SmartSESAME SecurePrint!』を導入し、複合機のカードリーダーでICカード認証をしないと印刷されない仕組みによって、この課題を解決した。

年間336時間の労働時間を解消

『AmiVoice』と『WinActor』の導入効果は大きい。議事録の作成をAmiVoiceで自動化したことによって、作業に要する時間は会議時間の半分から3分の1にまで短縮された。

「AIが聞き取れなかった発言は手直しする必要がありますが、それでも作業負担は格段に軽くなっています」と、小池氏は『AmiVoice』の導入効果を評価する。

また、『WinActor』については、現在五つの業務で自動化を実現。これによって年間336時間、1日当たり7時間労働とすると48日相当の労働時間が削減されたという。

小池氏は「今後、RPAを適用させる業務を、数業務ずつ毎年増やしていく考えです。継続的に業務負荷を減らすことで、行政サービスの向上と職員の『働き方改革』をさらに推し進めていきます」と抱負を語る。真岡市のデジタル変革に、終わりはないようだ。

大塚商会担当者からのコメント

「ユーザーを考慮したソリューションをご提案します」

真岡市様からは、市の職員にとって使いやすいソリューションを提案してほしいというご要望をいただいています。今後もお客様特有の事情を考慮しながら、オンリーワンの解決策をご紹介します。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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