新庁舎移転に伴いネットワークインフラ等を整備

無線アクセスポイントを充実させる

新庁舎のネットワークインフラ整備に当たって、真岡市が大塚商会に要望したのは有線だけでなく、無線のアクセスポイントを充実させることであった。旧庁舎時代のネットワークは、職員が自席で業務を行うことを前提に整備したもので有線のみであった。しかし、その後同市は職員に一人一台のタブレット端末を配布。これに合わせて無線ネットワークも整備したがアクセスポイントは限定されており、会議室などではタブレット端末を無線ネットワークに接続することができなかった。

そのため「会議や打ち合わせを行う際には、端末やサーバーに入っている資料を事前に端末にデータ保存するか、紙に印刷して会議室に持ち込んでいたのですが、これでは手間と紙の無駄が生じてしまいます。そこで、会議室内にもアクセスポイントを設置し、サーバーに入っている資料を確認できるようにして業務効率を改善したいと考えたのです」と石崎氏は説明する。大塚商会は、要望を反映して新庁舎のほぼ全てをカバーする無線アクセスポイントを整備。自席にいなくともタブレット端末で業務できる環境を整えた。

市長の提案をきっかけにRPAを導入

RPAツール『WinActor』の導入は、石坂 真一市長からの提案がきっかけであった。RPAは「ロボティックプロセスオートメーション」の略で、コンピューター上で行われる定型作業を、ソフトウェアロボット等により自動化すること。「ほかの自治体がRPAで業務の自動化を実現した記事を市長が読み、『真岡市でも導入できないか』という話になったのです。自動化する業務の選定と検証作業を行い、ほぼ2年がかりで導入しました」と小池氏は説明する。

業務の選定と検証作業は大塚商会がサポート。真岡市は四つのRPAの候補の中から、大塚商会が提案する『WinActor』を選定した。

小池氏は『WinActor』を選んだ理由について「デスクトップ型なので、サーバー型に比べて初期導入費用が抑えられ、日本語に対応していることも決め手になりました。実際に使用するのは現場の職員なので、言語の壁がなく、操作もシンプルなものが望ましいと考えていました。『WinActor』はその要求を十分に満たしていました」と評価する。

真岡市では、『WinActor』を市民からの行政サービスの申請処理などに利用している。紙による申請をAI OCR（光学文字認識装置）が読み取り、その内容に沿ってRPAが申請を自動処理するといった使い方だ。ほかにも職員の人事評価の集計などにも活用しているという。

年間336時間の労働時間を解消

『AmiVoice』と『WinActor』の導入効果は大きい。議事録の作成を『AmiVoice』で自動化したことによって、作業に要する時間は会議時間の半分から3分の1にまで短縮された。

「AIが聞き取れなかった発言は手直しする必要がありますが、それでも作業負担は格段に軽くなっています」と、小池氏は『AmiVoice』の導入効果を評価する。

また、『WinActor』については、現在五つの業務で自動化を実現。これによって年間336時間、1日当たり7時間労働とすると48日相当の労働時間が削減されたという。

小池氏は「今後、RPAを適用させる業務を、数業務ずつ毎年増やしていく考えです。継続的に業務負荷を減らすことで、行政サービスの向上と職員の『働き方改革』をさらに推し進めていきます」と抱負を語る。真岡市のデジタル変革に、終わりはないようだ。