管理業務の「効率化」と「見える化」を推進

導入先の概要

導入システム

高品質なクリーンエアシステムで、｢快適な空気環境」を創造する

量産品の入出庫管理業務の効率化と標準化を図りたい

前述のとおり、ニットー冷熱製作所は顧客の要望に対する細かな対応力を備える一方で、生産管理などに関わる業務を特定の従業員が抱え込みがちになり、その従業員独自のやり方が確立してしまっていることも多く、標準化が難しいという積年の課題を抱えていた。

その顕著な例が量産品の入出庫管理である。量産品は、製品完成時に個別のシリアル番号を付与し、出荷時まで一定の個数をひとまとめにしたパレット単位で倉庫に保管される。しかし出荷時は、パレット単位で顧客に納品される場合もあれば、1製品ずつ納品される場合もあるため、入庫時にはパレット番号とひも付けた形で製品のシリアル番号を記録しておく必要がある。かつては担当者が入出庫時にシリアル番号を手書きでメモし、それをExcelに入力して管理していたが、その煩雑な作業を効率化するとともに誤記を防ぐため、シリアル番号や生産日などのデータを含むバーコードを梱包材に貼付し、入出庫時にバーコードリーダーで読み込む方式に変更。読み取ったデータはAccessに精通する従業員が自作した「シリアル番号管理システム」に記録して管理していた。

この仕組み自体は便利なものだったが、Accessの詳細を把握しているのが自作した従業員のみだったため、その従業員の退職後、問題が発生しても対応できない状況に陥った。

「Accessの不具合だけでなく、社内LANにトラブルが生じた場合でも生産管理が停止するリスクがあります。また、以前より効率化したとはいえ、入出庫のたびにバーコードリーダーとそれをつないだノートPCを持ち歩いてバーコードを読み込む作業は、担当者にとって大きな負担でした。このため、新たな入出庫を管理するシステムの導入を検討することになったのです」と河口氏は振り返る。

スマホで入出庫管理ができるアプリを『kintone』で構築

『kintone』による入出庫管理アプリの開発は、2024年8月に開かれた大塚商会のSEとの第1回打ち合わせを皮切りに、何度かオンラインによる打ち合わせを経て進められた。そして、同年11月、最初の打ち合わせ開始からわずか約3カ月後という短期間で本稼働にこぎ着けたという。

多様な業務アプリを作成して、全社の生産性を高めたい

入出庫管理アプリに続き、同社は『kintone』の活用を製品仕様書の改版履歴管理をはじめとする別の業務にも広げ始めている。河口氏が担当する製品のデータベース管理も、最近、Excelから『kintone』アプリに移行した。多くの従業員がデータベースにアクセスできるようになり、製品の価格に関する問い合わせなどが減っているという。

河口氏には、さらに新しいアプリを構築する構想もある。

「販売した製品をお預かりして修理する保守サービスは、不具合の箇所や交換が必要な部品の写真などをExcelに貼り付けて進捗を管理していますが、次第にファイルのデータが重くなってしまうのが難点です。これを『kintone』でデータベース化すればデータ容量の問題は解決しますし、修理の見積書や作業報告書の作成もより簡単になるはずです」と河口氏。保守サービスの品質は、各製品に精通した従業員の知識や経験に依存しており、対応が特定の従業員に限られる場合が多い。そうしたナレッジを『kintone』に集積すれば、属人化したノウハウを可視化して若手の従業員に継承させることも容易になる。

「将来的には、『kintone』で読み込んだ量産品の入出庫データを基幹業務システムが自動的に取り込むようにして、在庫をタイムリーに管理できる体制も思い描いています。情報システムの専門部署がなく、IT構築については可能な限りアウトソーシングをしたいと考える弊社にとって、大塚商会さんは心強いパートナーなので、引き続き手厚いサポートをお願いします」と河口氏は期待の言葉を口にした。

「これからも業務効率化を全力でご支援します」

株式会社 ニットー冷熱製作所様は、業務生産性の向上に意欲的に取り組まれています。『kintone』のさらなるご活用を通じて、今後もDX化につながる幅広いご提案を積極的にしていきます。