カスタマイズに柔軟に対応できる基幹系システムで最適な業務基盤を整備し、先進的なIT活用で顧客サービスを向上

菱光産業は以前から販売管理システムを導入していたが、自社の業務内容に合わせて大幅なカスタマイズを施していたため、OSのバージョンアップの際にシステムのプログラム自体を書き変えなければならなかった。大幅なカスタマイズの影響で通常のバージョンアップ対応よりも多くの費用と時間がかかることが判明。これを機に、より良いパッケージシステムに入れ替えるのが得策ではないかと考えた。

「いろいろ調べている中で、これだ！ と感じたのが『SMILEシリーズ』でした。専用の開発ツール『Custom AP Builder』（CAB）を活用することで、迅速かつ低コストでカスタマイズを行えることが一番のポイントでした。大塚商会さんに問い合わせたところ、既存システムとの比較表を作成しSMILE導入によるコストメリットを分かりやすく説明してくれました」と、社内システムの運用管理も兼務する企画部 課長の小林 明子氏は語る。

菱光産業は2012年7月に『SMILE BS 2nd Edition 販売』を導入し、社内のPC22台から利用できる環境を整備。そのうえで、CABを使ったカスタマイズ作業に着手した。その一つがEDI連携の強化だ。得意先である大手企業との受発注は、その大半がWeb経由のEDIであり、1日に200件ほどの受注データが送られてくる。そのため、EDIの受注データをシステムに自動的に取り込んで処理できる仕組みが必要不可欠だった。

もう一つは、仕入れ先への発注処理の自動化だ。「商品マスターの中で、繰り返し受注される機械部品に関しては在庫チェックのフラグを立て、在庫のないものはその場で自動的に発注データを生成して迅速に処理できるようにしました」（小林氏）

さらに、CABを活用することで仕入れ先の納品伝票の統一化も実現している。

「従来は、仕入れ先が独自の伝票を使用して機械部品を納品していたため、荷受け担当者が確認したい情報がどこに記載されているかを探すのに余計な時間と手間がかかっていました。しかし、納品伝票フォーマットを統一して仕入れ先に配布したことで、その課題が一気に解消されました」（小林氏）

2018年8月に基幹システムを『SMILE V 販売』へバージョンアップし、業務の標準化も推し進めている。

「もともとは現場の意見を積極的に吸い上げてシステムに反映させたのですが、実はほとんど使用していない機能があることに気付いたのです。そこで、標準機能に合わせた方がよいものと、カスタマイズした方がよいものを確認しながらシステムの棚卸しを行いました」（小林氏）

例えば、以前は受注データを顧客の要望で変更する場合、その修正作業に5工程を要していたが、パッケージの標準機能に合わせることで、3工程にまで短縮され業務のスピードがアップした。

菱光産業は業務改革の一環として、オフィスのWi-Fi環境を丸ごと支援する『たよれーる らくらくWi-Fi』を本社に導入。社員にスマートフォンとモバイルPC『Surface Pro』を貸与し、いつでも『Office 365 Business Premium』を利用できる環境を整備している。

「営業担当者はもちろん、事務員もモバイルPCを使いこなしています。今日もある担当者が会議の席で『Surface Pro』をプロジェクターに接続して、資料を見せながらプレゼンテーションしていましたよ」（小林氏）

また、社内外のコミュニケーションを円滑にするために情報系システムも積極的に導入。クラウドベースのグループウェア『NI Collabo Smart』（顧客創造日報）は、主に電子承認システムとして利用しているが、今後は営業日報や見積り情報をクラウド上で確認できる営業支援ツールとして活用していく考えだ。