工事の完了報告書、請求書を『kintone』で作成

導入先の概要

導入システム

素早く駆けつけ、困り事を解決する。ハウスサポート企業

株式会社住まいる安心レスキュー（以下、住まいる安心レスキュー）は、マンションの水回りや電気のトラブル、ガラスの破損、カギの紛失といった困り事を解決するハウスサポート事業を展開する会社だ。自ら「駆け付け事業」と呼んでいるように、マンションの管理会社から連絡があれば、1～2時間で入居者のもとに駆け付け、トラブルに対処している。

「早いだけでなく、丁寧で確実な対処を行うのが弊社のモットーです。お客様の『困った』が『ありがとう』に変わるようなサービス提供を心掛けています」と語るのは、代表取締役の川内 敏廣氏である。

同社は1991年に愛媛県で創業。2007年に水のトラブル解決を専門とする会社として法人化し、2015年に現在の社名に変更した。東京都足立区に本社を置き、1都4県（東京・神奈川・埼玉・千葉・茨城）の不動産管理会社をクライアントとしている。クライアントがマンションやオフィスの入居者から受けた修理などの依頼は直ちに同社へと回送され、最寄りの作業員が現地に駆けつける仕組みだ。

「高額な請求をする悪質な修理業者もいるため同じように見られることも多いですが、質の高いサービスを継続的に提供してきたおかげで、お客様からの信頼を得ています」と川内氏は説明する。

完了報告書を電子化するため、サイボウズの『kintone』を導入

住まいる安心レスキューは、大塚商会を通じてサイボウズの業務アプリ作成システム『kintone』（キントーン）を導入した。その狙いは、紙による報告書を現場作業員が紛失し、依頼内容などの個人情報が漏えいするリスクを防ぐことにあったという。

「工事が終わったら、完了報告書を作成して入居者にご確認いただき、クライアントに提出するのが決まりとなっています。しかし、紙に書く報告書では作業員がうっかりなくしてしまうリスクがどうしても避けられません。そこで、報告書を電子化する仕組みを作るため『kintone』を導入することにしたのです」と川内氏は説明する。

『訪問開発サービス』を利用して、開発期間を短縮

こうして住まいる安心レスキューは、『kintone』の導入を決定。大塚商会に導入のサポートを依頼した。

大塚商会を選定した理由について、川内氏は「複合機の導入などで以前からお付き合いがあり、対応の早さや丁寧さを高く評価していました。『kintone』の導入や活用に関しても、相談したら遅くとも翌日までには対応してくださったので、大塚商会さんのフットワークの軽さに満足しています」と語る。

同社は、大塚商会の『訪問開発サービス』を利用することにした。文字通り、大塚商会のエンジニアが訪問して、アプリ開発を支援するサービスだ。

「『こんなことがやりたい』という相談をすると、その場でアプリを作り上げて、デモを見せてくれます。やりとりがとてもしやすく、短期間で理想のアプリを作ることができました」と川内氏は評価する。

従来の課題がほぼゼロに。クライアントの信頼がさらに高まる

『kintone』の導入効果は絶大だった。最も大きな課題であった個人情報の漏えいリスクは解消され、不統一な料金設定もなくなった。これらの効果は、クライアントによる住まいる安心レスキューへのさらなる信頼向上に結び付いている。

また、入居者による完了報告書へのサインや、工事完了箇所の写真記録は、入居者によるクーリングオフの減少にもつながっている。「以前は了承のサインや現場の証拠写真を完了報告書に添付できなかったので、入居者様からクーリングオフを要請されたら、受け入れざるを得ないケースも少なくありませんでした。中には明らかに修理前にできた傷を工事のせいでできてしまったと言い張られてしまう苦情もありました。今では、クーリングオフの比率はかつての3～5％から、ほぼゼロになっています」と川内氏は語る。

完了報告書からそのまま請求書が作成できるようになり、見積書なども自動作成できるようになった結果、事務員の業務効率も格段に向上した。残業時間が大幅に減り、社員の定着率が上がるなど、「働き方改革」も実現している。以前事務員は3時間の残業をする日も少なくなかったが、今ではほとんど定時で終わるようになったという。

「弊社はお客様のもとへすぐに駆けつけられるように24時間営業で運営しています。全員で8人いる事務員もそれに合わせてシフトを組みながら毎日100件程対応しているため、一人一人の業務負担が大きかったのですが、今では十分な休みを取りながらでも問題なく回せています。書類の見落としや確認をした担当者が後で分からなくなることもありません。自動でできる業務が多くなったことで、全社員が同じ業務を同じ動作でできるようになり、ケアレスミスがほぼなくなりました。書類の確認は今でも複数名で行っていますが、それも必要ないと感じるほどです」（川内氏）

「請求書発行の自動化などを支援します」

株式会社住まいる安心レスキュー様からは、「請求書発行の自動化や完了報告書への音声入力を実現したい」というご要望をいただいております。引き続き、ご希望にかなうソリューションをご提案させていただきます。