工事の完了報告書、請求書を『kintone』で作成

水道工事などを請け負う修理業者が書類を電子化して紛失リスク解消。残業時間やケアレスミスを大幅に削減

株式会社住まいる安心レスキュー 導入事例

建設業1~100名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

ハウスサポート事業を展開する株式会社住まいる安心レスキューは、現場作業員が紙に記入して提出していた完了報告書をサイボウズの業務アプリ作成システム『kintone』で電子化。紛失リスクを解消し、個人情報保護がより万全になったことに加え、完了報告書からそのまま請求書が作成できるなど、業務の改善も進んだ。

  • 業務効率の向上
  • 長時間労働の是正
  • 生産性向上
  • コスト削減

株式会社住まいる安心レスキュー

導入先の概要

業種
サービス業
事業内容
水回り、カギ、建具、電気機器などのトラブル解決
従業員数
59名(2022年9月現在)
ホームページ
https://smile-anshin.com/

導入の狙い

  • 個人情報保護のため紙の帳票を電子化
  • 請求書の発送ミスや料金不統一をなくす
  • 現場作業員や事務員の業務改善
  • ペーパーレス化の推進

解決策

  • 『kintone』で帳票類の作成アプリを開発する

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
業務アプリ作成システムkintoneお問い合わせ
グループウェアサイボウズ Officeお問い合わせ
システム開発支援サービス訪問開発サービスお問い合わせ

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株式会社住まいる安心レスキュー 導入事例(PDF:2,826KB)

導入事例詳細

素早く駆けつけ、困り事を解決する。ハウスサポート企業

株式会社住まいる安心レスキュー(以下、住まいる安心レスキュー)は、マンションの水回りや電気のトラブル、ガラスの破損、カギの紛失といった困り事を解決するハウスサポート事業を展開する会社だ。自ら「駆け付け事業」と呼んでいるように、マンションの管理会社から連絡があれば、1~2時間で入居者のもとに駆け付け、トラブルに対処している。

「早いだけでなく、丁寧で確実な対処を行うのが弊社のモットーです。お客様の『困った』が『ありがとう』に変わるようなサービス提供を心掛けています」と語るのは、代表取締役の川内 敏廣氏である。

同社は1991年に愛媛県で創業。2007年に水のトラブル解決を専門とする会社として法人化し、2015年に現在の社名に変更した。東京都足立区に本社を置き、1都4県(東京・神奈川・埼玉・千葉・茨城)の不動産管理会社をクライアントとしている。クライアントがマンションやオフィスの入居者から受けた修理などの依頼は直ちに同社へと回送され、最寄りの作業員が現地に駆けつける仕組みだ。

「高額な請求をする悪質な修理業者もいるため同じように見られることも多いですが、質の高いサービスを継続的に提供してきたおかげで、お客様からの信頼を得ています」と川内氏は説明する。

代表取締役 川内 敏廣氏

同社は2020年に「水のトラブル24」などを商標登録。コロナ禍においても徹底した感染対策やエンドユーザーに寄り添った対応を日々心掛けている

完了報告書を電子化するため、サイボウズの『kintone』を導入

住まいる安心レスキューは、大塚商会を通じてサイボウズの業務アプリ作成システム『kintone』(キントーン)を導入した。その狙いは、紙による報告書を現場作業員が紛失し、依頼内容などの個人情報が漏えいするリスクを防ぐことにあったという。

「工事が終わったら、完了報告書を作成して入居者にご確認いただき、クライアントに提出するのが決まりとなっています。しかし、紙に書く報告書では作業員がうっかりなくしてしまうリスクがどうしても避けられません。そこで、報告書を電子化する仕組みを作るため『kintone』を導入することにしたのです」と川内氏は説明する。

料金が検索できるアプリの開発も検討

『kintone』は、自社の業務に合わせたアプリケーションを簡単に作成できるツールだ。これを使えば、報告書などの入力フォーマットを自由に設定し、入力を終えると自動的に電子報告書が作成できるアプリを作ることもできる。

手書きに比べ、誤字脱字などのミスが減らせることにもメリットを感じました。間違いがあっても、クライアントに提出する前に事務員がチェックして、簡単に修正をかけることができます。しかも、完了報告書が出来上がったら、ボタンを押すだけでそのまま請求書が発行できる仕組みが作れるので、事務員の業務効率も格段に上がるのではないかと考えました」(川内氏)

もう一つ川内氏が魅力を感じたのは、『kintoneを使えばクライアント別、工事の種類別の料金表が作成できることだ。工事の料金は管理会社ごとにまちまちで、同じ水漏れの修理でも、注文を受けたクライアントによって入居者への請求料金が変わる。だが、「以前は現場作業員の勘違いにより、A社から受けた注文なのに、うっかりB社の料金体系で請求してしまうといったことも起こりえる状態でした。そこで、タブレット端末やスマートフォンでアクセスすれば、クライアントごとや工事の種類ごとの料金が簡単かつ間違いなく検索できる仕組みを作りたいと考えたのです」と川内氏は説明する。

『訪問開発サービス』を利用して、開発期間を短縮

こうして住まいる安心レスキューは、『kintone』の導入を決定。大塚商会に導入のサポートを依頼した。

大塚商会を選定した理由について、川内氏は「複合機の導入などで以前からお付き合いがあり、対応の早さや丁寧さを高く評価していました。『kintone』の導入や活用に関しても、相談したら遅くとも翌日までには対応してくださったので、大塚商会さんのフットワークの軽さに満足しています」と語る。

同社は、大塚商会の『訪問開発サービス』を利用することにした。文字通り、大塚商会のエンジニアが訪問して、アプリ開発を支援するサービスだ。

「『こんなことがやりたい』という相談をすると、その場でアプリを作り上げて、デモを見せてくれます。やりとりがとてもしやすく、短期間で理想のアプリを作ることができました」と川内氏は評価する。

作業員手配のため『サイボウズ Office』も導入

『サイボウズ Office』では作業員の予定がステータスごとに色やタグ分けして表示され、直感的に把握できる

『kintone』にはない機能を追加して、より使い勝手のよいアプリに仕上げてくれるのも『訪問開発サービス』のメリットだ。

例えば同社は、完了報告書に入居者のサインが手書き入力できる機能の追加をリクエストした。入居者が完了報告書の内容を了承した記録を残すためだ。さらに、タブレット端末やスマートフォンで撮影した工事完了箇所の写真を完了報告書に添付できる機能も追加している。

「現場での作業がタブレット一つあれば完了するようにカスタマイズしていただきました。両方とも工事後のトラブルをなくすために欠かせない機能です」と川内氏。

このほか、同社はサイボウズのグループウェアである『サイボウズ Office』も大塚商会から導入している。「以前はクライアントから修理の依頼が来ると、最寄りの現場作業員に電話で対応を依頼していましたが、『サイボウズ Office』を導入してからは、各作業員のスケジュールに依頼内容を入力するだけで済むようになりました。全作業員のスケジュールを一元把握して、空いている作業員に依頼を割り当てられるようになったのは非常に便利です」と川内氏は評価する。

従来の課題がほぼゼロに。クライアントの信頼がさらに高まる

『kintone』の導入効果は絶大だった。最も大きな課題であった個人情報の漏えいリスクは解消され、不統一な料金設定もなくなった。これらの効果は、クライアントによる住まいる安心レスキューへのさらなる信頼向上に結び付いている。

また、入居者による完了報告書へのサインや、工事完了箇所の写真記録は、入居者によるクーリングオフの減少にもつながっている。「以前は了承のサインや現場の証拠写真を完了報告書に添付できなかったので、入居者様からクーリングオフを要請されたら、受け入れざるを得ないケースも少なくありませんでした。中には明らかに修理前にできた傷を工事のせいでできてしまったと言い張られてしまう苦情もありました。今では、クーリングオフの比率はかつての3~5%から、ほぼゼロになっています」と川内氏は語る。

完了報告書からそのまま請求書が作成できるようになり、見積書なども自動作成できるようになった結果、事務員の業務効率も格段に向上した。残業時間が大幅に減り、社員の定着率が上がるなど、「働き方改革」も実現している。以前事務員は3時間の残業をする日も少なくなかったが、今ではほとんど定時で終わるようになったという。

「弊社はお客様のもとへすぐに駆けつけられるように24時間営業で運営しています。全員で8人いる事務員もそれに合わせてシフトを組みながら毎日100件程対応しているため、一人一人の業務負担が大きかったのですが、今では十分な休みを取りながらでも問題なく回せています。書類の見落としや確認をした担当者が後で分からなくなることもありません。自動でできる業務が多くなったことで、全社員が同じ業務を同じ動作でできるようになり、ケアレスミスがほぼなくなりました。書類の確認は今でも複数名で行っていますが、それも必要ないと感じるほどです」(川内氏)

事務員の業務負担が軽減されたことで、常勤するのは3~4人程度と少人数で対応できるようになった

『kintone』で作成した完了報告書に写真や署名を添付できる仕様は、悪質なクレーマー対策に直結した

99%のペーパーレス化を実現

次に注目すべき効果と言えるのが、ほぼ完全なペーパーレス化の実現だ。紙の完了報告書や請求書、見積書などを電子化したことで、99%のペーパーレス化を達成した。「『kintone』を導入した時点で、『100%ペーパーレス化を目指します』と社内外に宣言しました。お客様の都合で一部、請求書を郵送やFAXで送らざるを得ないケースがあり完全とはいきませんが、目標をほぼ達成できたことには大変満足しています」と川内氏。

住まいる安心レスキューは、これからもデジタルを活用して業務の効率アップやサービス品質向上に取り組んでいく考えだ。川内氏は、「RPAによる請求書の自動発行や、作業現場における完了報告書への音声入力などを実現していきたい。大塚商会さんには、さらなるご提案、ご支援を期待しています」と語った。

大塚商会担当者からのコメント

「請求書発行の自動化などを支援します」

株式会社住まいる安心レスキュー様からは、「請求書発行の自動化や完了報告書への音声入力を実現したい」というご要望をいただいております。引き続き、ご希望にかなうソリューションをご提案させていただきます。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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