属人化していた見積り作成業務をシステムで統一

株式会社友美装（以下、友美装）は、建物の塗装工事、内外装特殊工事、防水工事などを手掛ける会社だ。塗装職人として経験を積んだ代表取締役の熊谷 友紀氏が、1992年に個人事業として創業。1996年に屋号を「友美装」とし、2002年に有限会社、2003年には株式会社に組織変更した。

「創業した当時は女性の塗装職人は珍しい時代でした。しかし師匠に恵まれ、お客様にも温かく育てていただけたことで仕事を広げていくことができました。“人の縁”にはとても感謝していますし、いつまでも大切にしたいと思っています」と熊谷氏は振り返る。

現在友美装は、塗装や内外装だけでなく、リフォーム全般を請け負っている。さまざまな資格を持つ経験豊富な職人たちのチームワークによって、質の高いリフォームを実現できるのが強みだ。

また同社は、不動産事業部門の「株式会社みつぼしエステート」（仙台市宮城野区）をグループ傘下に置くほか、風力発電メンテナンス事業、アグリカルチャー事業なども展開している。風力発電メンテナンスは、発電用の風車の羽根（ブレード）を修理する事業、アグリカルチャーは、宮城県の特産品であるセリの栽培や、農業用の運搬ロボットなどを製造する事業だ。ほかにも、高速道路の一般レーンを自動運転用レーンへと改修する工事に携わるなど、いくつもの新事業に果敢にチャレンジしている。

「中には、社員からの提案やアイデアを採用して始めた事業もあります。社員が『やりたい』と自ら手を挙げて提案したことには、基本的に『ノー』とは言いません。特に社会インフラや農業に関わる事業は、社員の誇りにもなるので積極的に取り組んでいきたいです」と熊谷氏は語る。

時代のニーズを敏感に捉えながら、さまざまな事業に取り組んでいる友美装は、最新テクノロジーの活用にも積極的だ。その導入には、大塚商会との付き合いの中で、課題を共有し、検討を重ねながら、必要なITソリューションを見極めてきた経緯がある。

「今から10年ほど前に、複合機を導入したのが大塚商会さんとの取引の始まりです。その後、2015年にLED照明、オンラインストレージの『たよれーる どこでもキャビネット』、サイバーセキュリティ製品の『FortiGate』を大塚商会さんから導入するなど、当社のIT活用が進むとともに、お付き合いが深まっていきました」と語るのは、総務部の小山 幹司氏である。

小山氏は、大塚商会について「その時々の困りごとや要望に合わせ、当社の身の丈に合ったソリューションを提案してもらえる点がありがたいと感じています」と評価する。例えば、『たよれーる どこでもキャビネット』は、「外部との図面や写真のやりとりを、もっと簡単にしたい」という友美装の要望に応え、大塚商会が提案したものだ。

リフォーム工事の図面や写真は1件当たりでも膨大な数に上る。データの容量も大きいので、メールに添付して外部とやりとりするというのは、非常に面倒だった。大塚商会は、そんな困りごとに関する相談を受け、まとまった図面や写真を簡単に受け渡しできる『たよれーる どこでもキャビネット』を提案したのだ。

「予算を考慮して、利用料がリーズナブルな『たよれーる どこでもキャビネット』を提案してくれた点にも、大塚商会ならではの気配りを感じました」と小山氏は振り返る。

このように友美装は、時間をかけながら、段階的に業務のIT化を進めてきた。その一環として2023年3月に大塚商会から導入したのが、建設・設備業向け見積り管理システム『SMILE V 2nd Edition POWER見積』（以下、『POWER見積』）である。

導入の理由は、「属人化している見積書の作成業務を標準化したい」というものであった。一般的に、見積書は営業担当者が作成するものだが、友美装はグループ会社を含め従業員数が20名余りのため、営業担当以外の社員でも、顧客から注文を受けたら見積書を作成するのが当たり前となっている。

ところが、「ある社員はExcelで簡単に作成し、別の社員は詳しい明細まで入力するといったように、社員ごとに見積書のフォーマットや内容がバラバラでした。データの保管も個々の社員が行うので、過去の見積書を参照したいと思ったときは、以前担当した社員からデータをもらわなければなりません。そこで、全員が共通のフォーマットで見積書を作成し、全てを一つの場所に保管できるようなシステムを導入したいと考えたのです」と小山氏は明かす。

そこで大塚商会に相談したところ、「最もふさわしいソリューション」として提案されたのが『POWER見積』であった。

『POWER見積』は、あらかじめ設定した項目に沿って工事の種類や材料の原価、外注費などを入力すると、同一のフォーマットの見積書がExcelで作成できるシステムだ。

このシステムを導入した結果、誰が担当しても同じ見積書が作れるようになり、友美装が目指していた見積書作成業務の標準化が実現した。

「必要な項目を入力すれば、掛け率などが自動計算されるので、見積りに関する知識がない社員でも簡単に作成できます。フォーマットが統一されただけでなく、手の空いている社員が営業担当者の代わりに見積書を作成できるようにもなったので、業務効率が格段にアップしました。結果としてお客様に見積書を提出するまでのリードタイムが短くなったことが、大きな効果だと思います」と小山氏は語る。