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社会福祉法人 信愛報恩会様 DX導入事例

法人全体で統一した基幹業務システムが本稼働。職員と業務の関わり方の課題が浮き彫りになりオペレーションを見直し、RPAの期待以上の効果も実感。

電子カルテ導入に引き続き、大きく三つに分断されていた勤怠管理・人事給与システムを一本化。オペレーションの見直しと同時に、大規模なシステム化を長期化させずに推し進め生産性向上を実現。法人本来の医療・介護・福祉業務に人力を注ぐ体制を整えた。

社会福祉法人 信愛報恩会

導入先の概要

業界医療・介護
事業内容病院(無料低額診療事業)、訪問看護、訪問介護、居宅介護支援、地域包括支援、特別養護老人ホーム、グループホーム、看護小規模多機能、通所介護、サービス付き高齢者向け住宅、有料老人ホームなど
従業員数800名(2019年5月現在)
ホームページhttp://shin-ai.or.jp

導入前の課題

  • 各種システムを法人全体で統一できておらず業務効率がよくなかった
  • 人事給与、勤怠管理業務のオペレーションに課題があり重複した作業が発生していた
  • 手作業による負荷が大きい業務の対応に人的リソースを割いていた

導入したソリューション

製品カテゴリー製品名
ワイズマン医療ソリューション電子カルテシステムER
医療・介護連携サービスMeLL+
基幹業務システムSMILE BS 2nd Edition 人事給与
就業ソリューション勤次郎Enterprise
ソリューションたよれーる給与業務支援サービス
RPAたよれーる WinActor

改善効果

  • 約1週間要した勤怠管理から給与計算、明細発行までの業務が1日半程度に短縮された
  • 定量かつ定期的なマニュアル業務を大幅にシステム化できた
  • 業務効率の向上により医療・介護サービスにより注力できるようになった

DX化のポイント

  • 各事業所へのサービス導入を3カ月で実現
  • 新たな人事給与・勤怠管理システムを導入し、法人全体でシステムを統合
  • RPAツールによる業務の自動化を推進

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多店舗・多拠点・多事業経営の案件DXを推進する大塚商会のソリューション

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導入事例詳細

電子カルテなどフロント業務のIT化に続いて、バックオフィス業務のシステム統一を図る

「信愛報恩会は、明治末期に一人のキリスト者が結核患者、その中でも社会的弱者といわれる方々を愛と奉仕の精神でケアする活動を始めたことを起源としています。私たちはその精神を現在も引き継ぎ、病院を持つ社会福祉法人として、医療サービス、介護サービスなどを提供する『地域包括ケアシステム』を整えています」と常務理事 事務局長 鐙 勉氏は信愛報恩会の事業の起源や特徴について説明する。

常務理事 鐙 勉氏

1909年にスタートを切り、特別養護老人ホームの経営、無料または低額な料金で診療を行う事業の経営、老人デイサービス事業の経営、老人短期入所事業の経営、老人居宅介護等事業の経営、認知症対応型老人共同生活援助事業の経営、複合型サービス福祉事業の経営といった事業所を運営し、東京都清瀬市・荒川区で医療・介護サービスを提供している。さまざまな社会ニーズへ対応するため、医療事業、介護事業、福祉事業あわせて20事業となった信愛報恩会では、それぞれが独自の事業内容であるために、自主性・独立性を尊重した運営がなされていた。

理事 事務局長 分須 隆幸氏

そのため、法人全体での業務の統一化は途上であり、特に医療や介護といったコア業務を支えるバックオフィス業務の効率改善が課題となっていた。また、医療・介護・福祉事業を複合的に運営する社会福祉法人としてのガバナンスへの要求も年々高まっていた。「それぞれの対応においてシステムを活用している事業所もありますが、個別に運営され、ベンダーも異なっていました。こうした状況では時代のニーズに応えることが難しいと判断したため、各事業所が連携して活用できるよう法人全体で統一したシステムに刷新することにしました」と理事 統括事務長 分須 隆幸氏はシステム化に着手した経緯について語る。

事務長 石尾 勝氏

そんな中、システム化の第一歩として、医療ソリューション『電子カルテシステムER』、医療・介護連携サービス『MeLL+』などを、大塚商会を通じて信愛病院に導入した。これらのシステムは2016年から稼働し、業務の効率アップや地域包括ケアシステムの基盤強化を実現している。そして信愛報恩会が次に目指したのが、法人全体で必要とされる人事給与、勤怠管理システムの統一だ。

カスタマイズ可能なことと、信頼性の高いシームレスな連携をポイントにシステムを選定

事務長 石尾 勝氏は、まず法人全体の人事給与、勤怠管理システムの活用状況とオペレーションの検証から始めた。その結果、幾つかの課題が明らかになった。約20事業を擁する信愛報恩会は事業所によって就業規程に違いが見られる上、管理(システム)も大きく3種類存在し、その一つはまだ手書き・捺印という状況だった。また勤怠管理や給与計算のオペレーションにも課題があった。

「勤怠作業を締める際に何度かチェックを行い、そのデータを給与担当者に渡した後、給与計算業務でも再度チェックが行われていました。このような重複した業務を一本化しなければいけないと感じました」(石尾氏)

こうした検証を経て、石尾氏の中で今回の人事給与、勤怠管理システムの統一化は、単なるシステムの入れ替えではなく、これまでのオペレーションを変革して統一し、その統一されたオペレーションを核となって支えることのできるシステムを導入するべきということが明らかになった。そして新たなシステムの選定では、それまで利用していた3種類のどれかに統合するのが効率がいいはずと思われがちだが、自分たちが慣れているシステムを推す声によって選択しづらくなる状況を避けるため、あえて別のシステムを検討したという。

法人全体のシステム統一を見据えて、各事業所を3カ月というスピードで導入

信愛報恩会では複数のベンダーからの提案を受け、比較検討した。その結果、電子カルテなどの導入・サポートで実績があった大塚商会の勤怠管理『勤次郎』、人事給与『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』、『たよれーる給与業務支援サービス』が採用された。

「事業によって就業規定に違いがあり、法人全体でシステムを統一するためにはカスタマイズできることが重要でした。『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』であればそれが可能だということは大きな評価ポイントでした。また、重複した業務を行わないためにも勤怠管理システムと人事給与システムがシームレスに連携できることも要件の一つでしたが、その観点からも『勤次郎』と『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』の連携実績を評価しました」(石尾氏)

人事給与システムと連携することによって大幅な業務負担削減を実現する勤怠管理システム『勤次郎』

また今回は法人全体のシステム統一であるため、その導入スピードも重要なポイントだった。

「信愛病院の入れ替えだけで1年ほど必要だというベンダーが多く、それでは全事業所の入れ替えに5年以上かかってしまいます。そこで各事業所を3カ月で導入するというタイトなスケジュールを想定しましたが、それに対応できたのは大塚商会さんだけでした」(石尾氏)

訪問開発サービスを活用して短期間でRPAの仕組みを構築

一方、経理部門は会計システムにデータを流し込むために占有処理が必要で、職員の作業の手を止めるか誰かが残業をして業務時間外に処理を行わざるを得ない課題を抱えていた。信愛報恩会ではこうした処理にRPA(Robotic Process Automation)が活用できないか検討していた。RPAはソフトウェアロボットを活用して、異なるシステム間のデータ入力などを自動化する仕組みだ。

業務効率向上ツールとして高い効果をもたらした『たよれーるWinActor』

理事長秘書 兼 情報管理室室長 北川 美歩氏が大塚商会に相談したところRPA『WinActor』を紹介され、デモンストレーションを実機にて確認し、課題解決に使えると確信できたため導入を決定した。

「どれだけ機能的に優れたRPAツールでも、使いこなすことが困難であれば有効に活用することは難しいと思っていましたが、『WinActor』の機能や操作性を確認したところ、慣れれば自分でも使えそうな印象を持ちました。また同行したスタッフからも『これなら自分でもできそうだ』という意見もあり、少し勉強すれば使いこなすことは可能だという手応えを感じました」(北川氏)

欠かせないパートナーとなったRPAに期待以上の効果

実際の業務で使用する仕組みを初めから自分たちだけで開発することは厳しいと思っていた北川氏だが、エンジニアがヒアリングをしながら一緒に構築していく訪問開発サービスを利用したことで、初日の3時間程度で改善したかった業務の仕組みが出来上がったという。

「本当に短時間で会計システムにデータを流し込む自動化プログラムを作成することができました。また『WinActor』の操作方法に関する研修を3名のスタッフが受けたので、その後はそのメンバーを中心に、作成したRPAプログラムをベースに運用やメンテナンスを行っています」(北川氏)

理事長秘書 兼 情報管理室室長 北川 美歩氏

導入時の訪問開発サービスでは、そのほか『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』に健康診断の実施状況を入力する仕組みや、交通費の精算時に申告された金額が間違いないかをWebで調べる仕組みなども開発され、業務の自動化が行われている。その後も大塚商会のサポートを受けながら、法人内の担当スタッフが精度を上げて実務に適用している。

専門職の職場だからこそ、バックオフィスの人力も現場に注げる社会福祉法人に

信愛報恩会では、今回のバックオフィス業務システムの刷新によって大幅な効率向上を実現している。信愛病院では、以前は月々の勤怠情報をまとめる作業に4~5日、給与の処理に1日、給与明細の発行に1日を要していたが、勤怠管理業務は1日半、給与計算は40分、明細配布作業は実にゼロとなった。また勤怠管理から給与計算がシームレスに連携され、自動化されたことで人為的なミスのリスクが削減されたことも大きなメリットとなっている。

またRPAツールの活用も大きな成果につながっている。今では、毎月800枚ほど処理していた伝票が、複雑で時間がかかっていた伝票を中心にRPAによって処理され、500枚ほどの処理で済んでいるという。今後も業務の実態を調査して、自動化できる業務があればRPAの適用を進めていく方針だ。

「私はRPAを自分のパートナーだと思っています。パートナーのRPAと一緒に仕事をしていくことで、業務範囲を広げながら質の向上も目指せます。こうしたパートナーを活用することで、より安心した医療・介護サービスが提供していけるのではないかと考えています」(北川氏)

システム統合による効率アップをさらに推進し、社会福祉法人の使命を果たしていく

信愛報恩会では、限られた人、物、予算の中で、いかに社会貢献できるかという使命を振り返り、人材不足と言われる業界にありながらもシステム導入によって創造できた時間やマンパワーを、医療・介護・福祉という信愛報恩会の専門分野にどのように還元するかを考えられるようになってきた。

アクティビティやボランティア、患者様家族のためのイベント開催などを事務職員が中心となって行う信愛報恩会は、システム導入の本来のゴールはその姿にあると見据えている。RPAのさらなる活用をはじめ、見守りシステムやお掃除ロボットの導入も検討しているが、本来あるべき姿をぶれずに追求する検討であることを忘れていない。

「今回のシステム導入の成果で、事務スタッフがコア業務である医療・介護サービスに注力できるようになりました。今後もこうした効率アップの成果を社会に還元し、医療・介護・福祉業務の質を上げて社会福祉法人の使命を果たしていきたいと考えています」(分須氏)

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