社会福祉法人 大三島育徳会様 DX導入事例

導入先の概要

導入前の課題

• 職員間の連携が取れておらず、職員探しに無駄な時間がかかっていた
• ご利用者の見守りや服薬対策において、職員に負荷がかかっていた
• 記録業務で二度手間となる作業が存在しており、業務は非効率で時間がかかっていた

導入したソリューション

改善効果

• 介護保険請求業務において、1名分の業務量が削減
• 見守りシステムで夜間巡回の介護負荷軽減
• 服薬支援システムによる3重チェックで誤薬を防止

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高齢者・障がい福祉サービスを主軸に地域の困窮者支援も幅広く行う

障がい福祉サービスを始めたきっかけを、同法人の理事兼博水の郷施設長の田中 美佐氏は次のように話す。
「就労訓練の一環で、週に一度、施設の喫茶コーナーに世田谷区玉川福祉作業所の皆さんに来ていただいていました。保護者の皆さまとの交流を通じて、次第に信頼をいただくようになり、あるとき私どもに作業所を運営してほしいという要望を受けました。当時、障がい福祉サービスの経験はなかったのですが、ぜひお応えしたいという気持ちから、区からの指定管理を受けて、運営を開始しました」。

その後、保護者の方々が、自分たちの子が高齢になっても安心して暮らせる場所について不安に思っていることを知り、知的障がい者向けグループホームの開設を決断。こうして、高齢者介護と障がい者支援の両方を行える体制と、障がいを持つ方に高齢になっても慣れ親しんだ場所で生活を継続していただきつつ、支援も可能な環境を整えた。これが、同法人が他の法人と明らかに異なる特徴になっている。

パワフルな福祉活動の推進力を支えるのは、職員力といえよう。ウェブサイトの連載「職員のページ～談話室」は、リレー方式で職員が職場や自身の近況などを自由に書くコンテンツで、スタート以来、約7年間一度も途切れたことがない。
「この談話室は単なる職員紹介ではなく、職員同士が互いの人となりを知ることにもつながっていて、円滑なコミュニケーションに一役買っていると感じています」と田中氏は言う。オープンかつ円滑なコミュニケーションは職員同士の信頼を高めて団結力となり、福祉活動へと注がれる。

介護業界は今なお深刻な人材不足だが、派遣会社に頼らず同法人の職員は100％直接雇用だ。離職率も低い。「介護に限らず、職員自身が気付いたことを行動に移せる道を用意している法人です。福祉業界を志す人にとっては、魅力を感じてもらえる職場だと思っています」と両氏は声をそろえる。年に1度開催される「だんだんまつり」は、日ごろの活動が、ボランティアや地域の方々に支えられていることへの感謝を伝える場だ。昨年は来場者が500人を超える地域のイベントとなった。ここでも職員力が存分に発揮されている。

職員の記録業務の負荷削減とご利用者の安全対策強化が課題

職員がより介護・福祉活動に専念できる環境を目指したい同法人は、幾つかの課題を抱えていた。中でも、介護記録と介護保険請求システムが別々だったために発生していたデータ入力の二度手間は最大の課題だった。

そこで、システムの更新時期が近づいたタイミングで見直しを検討。坂井氏は、ちょうど開催されていた大塚商会主催の「介護センサーサミット2018」を訪れ、最新ICTの動向や導入にまつわる補助金の情報を得ることになった。

拡張性を重視してシステムを選定

システム導入の検討に当たって最も重視したのは、現在抱えている課題解決につながるシステムであることと、将来を見据えた拡張性の高さだった。

「私たちが解決したい課題として、残業ゼロ、骨折事故ゼロ、誤薬ゼロの『3つのゼロ』を掲げていました。記録と請求システムが一つになり業務効率が上がれば、記録業務による残業は減ると思いましたが、ほかにも解決したい課題がありました。そのため、システムの選定は記録・請求システムに限らず広い視野で考え、将来さらに多くの業務をICT化することを想定して、連携可能で拡張性が高いものを望んでいました」（坂井氏）。

そこで坂井氏はシステムの選定について大塚商会に相談し、補助金活用についても、あらためて詳しく情報を得た。

四つのシステムを新規導入し、3カ月間で本稼働を実現

検討を重ねた結果、介護記録・介護保険請求システムには、両方の機能が一本化されている介護業務支援システム『ほのぼのNEXT』を選定した。決め手となったのは、何よりもその拡張性の高さだった。同じ「ほのぼのシリーズ」からは、これまで使っていたPHSに替えて、デジタルインカム『ほのぼのTALK++』も導入することにした。

また、ご入所者の居室での安全対策強化に向けて、見守りシステム『ライフリズムナビ＋Dr.』を選定。非接触で、カメラを使わないプライバシーが守られたセンサーを使用しており、管理画面は居室一覧やアラート履歴が見やすく、入居者の状況把握が一目でできる点が魅力的だった。三つ目の課題として挙げていた誤薬対策には、服薬支援システム『服やっくん』を選択。これは、同じ課題を抱える施設が利用していると聞き、実際に見学に行って決めた。これらシステム活用のベースとなるWi-Fi環境の整備も行うことになった。

システムの導入には東京都による「介護保険施設等におけるICT活用促進事業」の補助金を活用。2019年10月に申請が通ると、3カ月で全てのシステムを本稼働させるスケジュールが組まれた。

「大塚商会さんは、相談してすぐにだいたいのスケジュール感が分かる資料を出してくれました。システム選定後は、補助金の申請書類の作成に細かなアドバイスをいただいたうえ、職員の負担にならない柔軟な日程を調整し、短期間で本稼働までリードしていただきました」（坂井氏）。

3名で行っていた保険請求業務は2名分の作業量に削減

こうして段階的にシステムが稼働し始めると、どのシステムもダイレクトに課題解決に結びついていった。

『ほのぼのNEXT』では二重入力がなくなり、保険請求業務はこれまで3名で行っていた作業が2名で対応可能な量になった。
「ショートステイのご利用者がそのまま特別養護老人ホームへ入所することになった場合、初期加算に変更が生じます。これまでは手動で変更処理をしていましたが、『ほのぼのNEXT』は自動で計算してくれます。このような少しずつ手間だった作業をシステムが吸収してくれるため、業務効率が大幅に向上しました」（坂井氏）。

『ほのぼのTALK++』は、それまで使っていた内線やPHSに比べて、操作性と手軽さが格段にアップ。居室でケアしていると、どこに誰がいるかを探すのが大変だが、今は胸元のマイクに呼びかければすぐに居場所が判明する。探し回る時間がゼロになったことに加え、夜間は職員の安否確認のツールとしても役立っているという。

『ライフリズムナビ＋Dr.』では、状況確認のための見回りは不要となり、モニターに表示される体動の感知で駆け付けられるようになった。みとり介護の方の変化にも迅速に対応できるようになり、ご利用者と職員双方の負担軽減につながっている。『服やっくん』は、薬の到着から検品、配薬、投薬確認まで一元管理できるため、渡し間違いや渡し忘れを防ぐチェック機能の利用で正確性が高まった。配薬予定表の管理や入力にかかる時間もなくなり、導入後は誤薬ゼロを継続中だ。

ICT刷新によって生まれた時間は次なる福祉サービスに注ぐ

今後は経理や労務管理など、ご利用者と直接関わらないバックオフィスでの業務もICT化を加速させていく意向だ。

「ICT刷新で生まれた時間は、職員の専門性がご利用者のケアや福祉活動に注がれる形で表れるよう、引き続き環境を整えたいです」と田中氏はICT活用を踏まえた将来の法人の姿について、展望を語った。

坂井氏も「新型コロナウイルスの感染拡大によって面会ができない状況ですが、Wi-Fi環境を整備しておいたことで、ご入居者とご家族のオンライン面談を速やかに実現できました。今回導入したICTはべトナム語も対応していると聞いているので、入国が遅れているベトナムの技能実習生が入職したら、緊急時の対応や業務上必要となる専門的な日本語の対応に慣れるまでのあいだなどには、助けになると思っています」と話し、さらなるICTの活用に期待を寄せている。