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社会福祉法人 愛郷会様 DX導入事例

システムの連携でDX化に向け始動。ICT最適利用のため業務フローを見直し、介護の質を高める介護の「見える化」も実現。

介護老人福祉施設あじさいは特別養護老人ホーム90室に見守りシステムを導入し、記録システムとの連携を実現。センサーによるバイタルデータと居室内カメラ映像でご利用者の状況を把握するだけでなく、映像を職員の介護を可視化する客観的視点として捉え、ケアの質を高めながら業務負荷軽減にも成功している。

社会福祉法人愛郷会 介護老人福祉施設あじさい

導入先の概要

業界医療・介護
事業内容介護老人福祉施設、短期入所生活介護、デイサービス、居宅介護支援、地域包括支援センター
従業員数110名(2021年8月現在)
ホームページhttp://www.ajisai-kaigo.jp

導入前の課題

  • 訪室対応や記録業務に追われる職員の業務負担が大きい
  • 収集したご利用者のバイタルデータを「科学的介護」の実践に活用したい
  • 居室内でのご利用者の異変を見落とせないという、職員の身体的・精神的な負担が大きい

導入したソリューション

製品カテゴリー製品名
介護記録システムワイズマンシステムSP ケア記録
見守りシステムワイズマンシステムSP ケア記録
コンサルティングサービス(株式会社やさしい手)
Wi-Fi環境

改善効果

  • カメラ設置で居室内の状況把握と介護の可視化を実現
  • 記録業務と見守りの同時稼働が可能になり、業務効率がアップ
  • 職員の精神的負担と業務負荷が軽減
  • 事務作業の簡略化や業務フローの最適化により、職員の残業時間が20%ほど縮減

DX化のポイント

  • コンサルティングサービスにより、システム全体を連携して最適利用する新たなICT環境に合わせた業務フローへ転換
  • ご利用者のバイタルデータを収集・モニタリングできる環境の構築
  • 居室内にカメラを設置し、ご利用者のリアルタイムな状況をタブレットから遠隔確認できる環境の整備

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導入事例詳細

ご利用者本位のきめ細かな介護・福祉サービスを提供

東京都江東区で介護老人福祉施設あじさい(以下、あじさい)を運営する社会福祉法人愛郷会は、特別養護老人ホーム(以下、特養)、ショートステイ、デイサービスなどを中心に、幅広い介護・福祉サービスを提供している。

「地域の方が高齢になっても住み慣れた町でずっと暮らしていけるように」との思いから2006年に開設されたあじさいは、「自分の親にしてあげたい介護」「自分が受けたい介護」を念頭に、ご利用者の誰もが自分らしく過ごせることを大切にしてきた。くつろいで毎日を送れるようにとの配慮から居室は全室個室にする一方で、食事・入浴・洗濯・茶の間などのスペースは一定の人数で共用するユニットケアを採用。一人一人の個性や生活リズムを尊重しつつ、ご利用者同士が楽しく交流しながら過ごしていただく工夫もなされている。

あじさいの絵や花が飾られたエントランスロビー。ご利用者やご家族の時間を優しく、温かく包み込む空間になっている。

「施設名は、たくさんの花びらが集まって一つの花を形づくるあじさいにちなんだもので、『複数の個性が集う家族』のイメージと重ね合わせています」と話すのは、施設長の松戸 ちえ子氏。家庭では普通に感じられる料理や植物・動物などの匂いも家庭らしさの一つとして可能な限り大切にしたいと、同施設では犬や熱帯魚を飼っている。また、職員が着るユニホームは用意されているが、好きな服装・髪色で勤務してよいという。「『黒いTシャツのお兄ちゃん』『髪の色、変えた?』、といった会話からコミュニケーションが生まれる、そういった日々の延長を大切にしたいのです」と松戸氏は話す。また、内科・リハビリ科、医療療養病床などを擁する関連施設の愛育メディカルセンターが隣接しており、必要時には医療サービスを受けやすい環境にあることも、ご利用者やご家族に安心感を与えている。

使い慣れたワイズマンシステムと、見守りシステムを連携

「2021年はLIFE(科学的介護情報システム)の運用開始や介護報酬改定の対応などで、情報収集のための作業負担が大きくなってきていると感じます」と話すのは、事務担当の田口 達也氏だ。このような変化に先駆けて対応すべく、同法人は2020年より記録システムと見守りシステムを導入し、連携して利用することを検討。長年ワイズマンの請求システムを使用してきたことから、記録システムも慣れ親しんでいるワイズマンの『ケア記録』を選定。見守りシステムは連携可能な『ライフリズムナビ+Dr.』を選択した。

事務担当 田口 達也氏

安全対策として居室内カメラも導入

近年、介護施設の職員によるご利用者への虐待と合わせて、ご利用者から職員に対する加害、いわゆる「逆虐待」も社会問題となっている。このような事件の抑止力として、また居室内でご利用者の転倒などが起きた際の原因究明の手段として、あじさいは特養全90室にセンサーだけでなく、居室内カメラも導入することにした。

「カメラは『自分たちの業務が監視されている』というストレスや拒否感を職員に与えかねませんが、職員に責任のない事故やトラブルの発生時には記録された映像がエビデンスとなり、より安心して働ける環境づくりに貢献します」と説明するのは、介護長の森川 まるみ氏だ。人手不足が深刻な中、こういった環境整備は求職者が福祉分野に関心を向けるきっかけにもなると森川氏は期待を寄せている。田口氏はカメラ設置に当たって、職員にシステムの機能や操作説明を行った際、カメラ設置の目的もしっかり伝えていったそうだ。これが「監視される」という抵抗感を和らげ、スムーズな運用開始につながったと、松戸氏、森川氏は振り返る。

2020年秋には助成金を申請し、無事採択された。そして、同法人は公益財団法人 東京都福祉保健財団の次世代介護機器導入促進支援事業の20法人にも指定されている。「助成金の申請は初めての経験で、何度もやり直しを求められるなど想像以上に大変でした。無事に採択されたのは、大塚商会さんが複雑な申請書の作成や必要な資料の提供依頼などに親身に対応してくださったおかげです」と、田口氏は大塚商会による手厚いサポートを高く評価する。

科学的介護に向けた基盤づくりと、全体最適化を目指し始動

2021年3月までにWi-Fi環境の整備やシステム機器の設置工事が行われ、見守りシステムと記録システムの連携が完了。効率よく正確な情報収集と記録が可能になった。さらに、導入したICTを最大限に活用するため、株式会社やさしい手が提供するコンサルティングサービスを利用し、客観的な視点による業務フローの見直しを実施。業務ごとに異なるシステムが導入されていた部分もあったが、システム全体を連携して最適利用する新たなICT環境に合わせた業務フローへ転換を図っていった。あじさいのこの全体包括的な介護DX化に向けた取り組みは、大塚商会、やさしい手、ワイズマンの3社が共同開発し、2021年6月に提供を開始した科学的介護総合支援プログラム『キボウ』の原型にもなっている。

夜勤を担う職員の精神的負担と業務負荷が軽減

センサーが取得するデータは、各ユニット内のパソコンや職員が携行するタブレットで閲覧可能だ。ご利用者のバイタルデータとともに、「寝ています」「離床しました」といった居室内での状態が分かる情報もタイムリーに通知。訪室せずに、複数のご利用者の状況を把握できるようになった。

ユニット リーダー 本間 翼氏

「今までは人感センサーを付けていて、鳴ったらすぐ駆けつけるなど気持ちが休まることがありませんでした。特に少人数で対応する夜間勤務では、『ご利用者の異変を見落としてはならない』というプレッシャーもありました。しかし今は、カメラ映像を見て確認ができます。その安心感はとても大きく、身体的・精神的な負担から解放されました」とその効果を説明するのは、ユニット リーダーの本間 翼氏だ。

ユニット リーダー 金城 弘明氏

「以前の夜間巡視ではご利用者の顔をのぞき込むようにしていたため眠りを妨げてしまうことがありましたが、今は訪問時に目視し、システム上で睡眠の状態などを確認することもできます」(本間氏)。
各ユニット内では、パソコン画面の端にタブレットを立て掛け、パソコンで事務作業を行いながら、タブレットでカメラ映像に切り替えていつでも確認できるようにしておくスタイルが定番となっている。

パソコンとタブレットを使ったサービスステーションの作業の様子。
気になるご利用者の様子をすぐに確認できるよう、職員が自然とこのスタイルを採用するようになったそうだ。

「あじさいは各フロア、サービスステーションを中心に、2・3階は30室ずつ、4階は20室、5階は10室あります。4階と5階は、夜間は1フロアを1人で担当する時間もあり、端と端の居室は結構な距離がありますが、気になるときには行ってみるしか方法がありませんでした。その点、タブレットでどこでも確認できるのは大きな変化です」と話すのは、本間氏同様ユニット リーダーの金城 弘明氏だ。

記録システムについても、転記機能を使えば見守りシステムから記録システムへ自動登録された情報を、業務日誌や事故報告書へも転記できるため、ダブル入力が不要で記録に要する時間や転記ミスも大幅に減少できている。その時間を使って、今後はご利用者のためにできることを職員とともに増やしていきたい考えだ。

システム最適利用と業務適正化で、残業時間を20%縮減

見守りシステムと記録システムの連携は5月に本稼働をスタート。運用を開始してからまだ数カ月だが、事務作業の省力化や業務フローを適正化した効果などにより、職員の残業時間が20%ほど縮減したのも特筆すべき成果である。また、居室で転倒したご利用者がいた場合、状況を映像で確認してご家族に客観的な事実を伝えられるようになり、職員も事故の再発防止のため、今まで以上に有効な対策を話し合ったり改善策を講じたりすることができるようになったという。

「転倒したときの車いすの位置や向きを確認できれば、どのような位置なら同じ事故が起こりにくいかを検討できます。居室内カメラは、ご利用者・ご家族・職員の三者にとって有用に使っていくことができると実感しています」(森川氏)

インカム導入で職員のさらなる業務負荷軽減を目指す

将来的にはインカムにより身体的・精神的負担を軽減することも視野に入れたいと本間氏は言う。人を探して走り回る時間が不要になり、訪室しなくても連携がとれることで職員の導線を見直し、移動距離の短縮もできる。また、今後のICTの活用について松戸氏が期待しているのは、インカムを利用した職員同士の即時コミュニケーションと音声による記録だ。「介護中は両手がふさがっている状態が多いですが、その状態でもインカムであればリアルタイムで状況を記録でき、ほかのスタッフとのコミュニケーションや連絡も可能となります。また、一斉送信ができれば瞬時の情報共有ができるため、申し送りにかかる時間も削減されていくと思います。今後も有用な情報提供をお願いします」と、大塚商会への期待を語った。

多店舗・多拠点・多事業経営の案件DXを推進する大塚商会のソリューション

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