『kintone』で運送・レンタルの受注システムを開発

電話とFAXによる注文をなくしたい

配車担当者は“職人芸”的に作業を行っているので、ノウハウが属人化してしまい共有できないことも課題であった。「これでは人が育たない」と危惧した工藤氏は、何とか受注と配車の仕組みを変えられないかと考えた。

そこで工藤氏は、長年付き合いのある大塚商会に相談。丸喜運輸は、札幌市では大塚商会と最も古くから付き合いのある企業の一つである。売り上げ管理や会計をはじめとする基幹システムも大塚商会から導入しており、「当社の業務の内容を熟知してくれている。そんな大塚商会なら、我々が求める適切な仕組みを提案してくれるのではないかと思いました」と工藤氏は語る。

工藤氏は、相談にあたって「こんな仕組みはできないか？」と自分の考えを全て書き込んだフローチャートを大塚商会に提示した。その基本コンセプトは「電話とFAXによる注文は一切なくす」というものだった。

「お客様にはスマートフォンアプリを使って注文してもらい、その内容が受注システムにそのまま反映される仕組みを作りたかった。これなら、お客様は24時間365日いつでも注文できるし、社員は電話やFAXで注文を受ける手間がなくなります。お客様と当社の双方にメリットがもたらされる仕組みを作りたかったのです」（工藤氏）

お客様本位のシステムのために再構築を決断

先ほども述べたように、同社の運送業務の配車は1人の担当者が行っていた。受付係が電話やFAXで受けた注文のメモを集め、この案件にはどの車両を使い、どんなルートで配送するのかを決める仕事である。担当者は日々の配車スケジュールを1冊のノートにまとめ、それに基づいてドライバーに指示をしていた。

しかし、「この方法では、配車担当者しか全体のスケジュールを把握することができません。全ての社員に『見える化』できるように、受注した内容がそのままスケジュールに反映されるようにしたいと考えました」と工藤氏は説明する。

受注システムの開発プロジェクトは2020年春にスタート。それから約1年後の2021年5月、本稼働にこぎ着けた。

比較的短期間で作り上げることができたが、全て順調だったわけではない。実はシステムが完成に近づき、本稼働が2カ月前に迫ったころ、工藤氏は全面的な見直しを指示している。

「大まかなフローチャートだけを示し、あとは社員に任せて開発を進めさせたのですが、結果、社員の使い勝手は良いけれど、お客様には使いにくいシステムに仕上がってしまったのです。お客様に受け入れられなければ活用は広がらないので、あえて1から作り直すよう指示しました」（工藤氏）

積極的なプロモーション活動も展開

『まーる（MaRu）』はお客様自身がPCやスマートフォンからログインしてアクセスし、注文はもちろん注文内容を確認することも可能だ。導入効果を高めるためには、お客様がこのシステムを活用して注文するように促すことも大切になる。丸喜運輸は、注文方法を説明するYouTube動画を制作して配信しているほか、社員の名刺にスマートフォンアプリを立ち上げるためのQRコードを付けるなど、積極的なプロモーション活動を行っている。

工藤氏は、『まーる』の開発を支援した大塚商会について、「長いお付き合いの中で当社の業務を熟知しているので、要望にかなったシステムを作ってもらうことができました。本当に満足しています」と高く評価した。