効率の悪い、手作業による受注・販売管理から脱却し、伝票類の発行もスムーズに

埼玉県三郷市にある有限会社隆林工業は、2002年に創業された精密板金加工を行う企業だ。コンピューター部品向けの薄板板金製品がメインだが、小さなブラケット類から大きなカバー・シャシー類まで、高度な技術であらゆるサイズの加工が可能で、試作品にも量産品にも柔軟に対応できる製造体制を整えている。

「IT機器やOA・FA機器、自動車用部品、重機部品、レーザー発振機筐体、船舶艤装（ぎそう）品、さらには学校向け実験機器／設備品など、幅広い分野のお客様からの多様な製造ニーズにお応えしています」と話すのは、代表取締役の小林 隆也氏。

製造業のグローバル化に伴い、機械部品の製造も海外で行われることが多くなったため、国内の精密加工業は縮小傾向にあるが、高精度・高品質の加工技術を持つ同社は安定した業績を保っている。また、取引先の環境ポリシーに対応し、環境に負荷を与える製品含有化学物質の不使用や管理を徹底しているのも同社の特長だ。

同社の受注品は1品目につき100個程度のロット数が多く、月当たり200品目ほどの加工品を製造している。これまでその受注・販売データは事務担当者がExcelに入力することで管理し、見積書や納品書、請求書などの伝票類は全て手書きで発行されていた。

「発行する伝票類は膨大な数に上るので、Excelデータを参照しながらの作成には時間がかかるだけではなく、請求額もいちいち電卓で計算していたため、計算違いや記入ミスが多発していました。受注後は得意先、品番、数量、納期などを記載した製造指示書を製造現場に速やかに渡す必要がありますが、それも手書きだったので手間がかかり、指示書の作成をうっかり忘れたために納期が遅れてしまうこともありました。2人いる事務担当者は経理業務のほかにCAD/CAMのプログラムも作成しており、受注から製造指示、納品、請求までの一連の管理を漏れなく、そして正確にできるようにすることで事務作業の負担を軽減することが、以前から当社の大きな課題となっていました」（小林氏）

『SMILE V 販売』導入とともに、主要な製品情報のマスター登録を行った。これによって確実なデータ管理が可能となり、業務効率の大幅アップを実現。例えば、得意先から送付される注文書に記載された単価は誤記されているケースも少なくないが、データベースと照合すれば、注文書の金額が正しいかどうかを瞬時に確認できる。以前は納品書の作成時にもExcelシートを開いて金額をチェックしていたが、マスターデータが整備されてからはその必要がなくなった。

「『Excel出力』ボタンを押せばシートに帳票情報が貼られた状態でExcelが起動するので、お客様ごとの受注履歴も簡単に一覧できるようになりました。リピート品はしばしば設計変更がなされるので製品名にリビジョンナンバーを付けて管理していますが、それをたどればいつどんな変更がされたかすぐに把握できるので、製造管理にも役立っています」（小林氏）

Excelでの受注・販売管理にはデータ消失のリスクが伴うが、『SMILE V 販売』の導入後はその不安も解消された。また、そもそもの導入目的だった伝票発行に要する負担軽減についても、想定した以上の大きな成果を上げているという。

「事務担当者によると、以前はまる1日費やしていた毎月の請求書作成が、たった1時間程度で済むようになったとのことです。お客様によっては部署名が非常に長い場合もあり、手書きでの納品書の発行にも手間がかかっていましたが、その作業から解放されたことによる時間短縮効果は計り知れません。最近は短納期を求められる受注が増えていますが、伝票の手書き作成のようなアナログ作業を撤廃するだけでも、リードタイムを大幅に短縮できることを実感しました」（小林氏）

製造指示書については、得意先、品番、数量、納期など必要な項目を入力すると自動発行される設定にしたことで、製造担当者への指示漏れを完全に防げるようになったという。