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IT環境を見直すことで年間約600時間の業務を削減
-「人手不足を解消したい」、働き方改革の本質とは

株式会社南出キカイ様 導入事例

株式会社南出キカイは、大阪に本社を置く全国の工場やものづくりの現場に「水、風、熱」に関わる製品を提供している専門商社。換気扇や送風機、特に流体ポンプでは日本でトップクラスの取引実績を誇る。

「人手不足に悩んでいました。解消する方法として、まずは電話やファクスで届く受注処理の自動化を考え、大塚商会様から提案を受けました」、そう語るのは同社の常務取締役 吉田武明氏。今回は、吉田氏と共に、社内ITシステム刷新を主導したIT推進室の課長補佐 内田英治氏と平岡昌信氏に商社の悩みと、それをどう解決に導いたかをうかがった。

お客様の課題

手作業で行っていた受注入力や管理を自動化し、業務の効率化やお客様にすばやく正確な対応ができる体制を整えたい

[業種・業態]物流・商社・運輸 [導入製品]DateSpider Servista

導入効果

ものづくりの現場を支える南出キカイが抱えていた悩み

南出キカイは、昭和14年に設立し80年の歴史を持つ卸商社。水や風を流す、送る、温めたり冷やしたりする装置を専門に扱っており、全国17箇所に拠点を置いている。同社が扱っているポンプや送風機は、工場などを建てる際や、生産設備の導入、増設のタイミングで設置されることが多いという。

「工場などものづくりの現場は全国にあります。新しく現場が立ち上げることもあれば、経年による故障もありますよね。ご相談いただき見積りを求められる機会も多いのですが、見積書や注文書などの処理はほぼ手作業で入力していました」(吉田氏)

業界では、相談や注文は現在でも電話やファクスが中心。手書きの注文書をファクスで送ってもらい、営業やアシスタントがデータベースへ手作業で入力。入力データは数字やアルファベットが並んだ部品や品番、型式も多く、入力ミスが発生してしまうこともあったという。「そもそも入力作業がなければ、手間もミスも発生しませんよね」と吉田氏は続けた。

株式会社南出キカイ 常務取締役 兼 中・四国ブロック長
吉田武明 氏

株式会社南出キカイ 総務・経理部 IT推進室 課長補佐
内田英治 氏

「営業マン70名のうち、入力や受発注を担当するアシスタントが、約半数在籍していますが、受注入力だけで全体で一日約50時間、年間では1万時間以上を費やしていました」(内田氏)

「人手が不足している面もある中、働き方改革なども入り、『人手をどう確保するか』に長らく頭を悩ませていましたが、受注入力の改善は、人手不足解消にも繋がるのではないかと考えました」(吉田氏)

そこで目を向けたのが得意先のWeb-EDI経由でほとんどの注文を受け付けていた専門部署。商社系の得意先との取引が多いその部署では、受注件数も多く、入力やチェックに時間がかかっていた。注文書の入力や管理を自動化することで、人手不足を解消できるうえ、お客様にすばやく正確な対応ができる体制が整えられるのではないかと吉田氏は考えていたという。

複数のシステムが混在する環境を、「使いやすい」に変えていく

「弊社の社内ITシステムを見直したところ、複数のツール、システムが混在しているうえ、『あの人しか分からない』と言った属人的な部分も多かったんです。自動化を進めるためにも、まずはシステムを整備し、誰でも運用、保守ができる使いやすい環境を作らないといけないと考えました」(吉田氏)

吉田氏の要望を受け、IT推進室の課長補佐 内田氏は受注業務の自動化に向けて動き始めたと言う。当初は各マスターデータと連携してEDIデータをすばやく変換できるツールを探していた。そこで以前から取引のあった大塚商会に相談したところ、提案されたのがDataSpider Servistaだったと言う。

「DataSpider Servistaのハンズオンセミナーに参加してみたところ、GUIの画面上にアイコンを配置するといった直感的な操作で連携処理を作成できました。また、システム全体の動作を一画面で確認できるため非常に分かりやすい。社内のIT全般は、平岡と私の2人で担当しているため、処理の作成や運用が複雑であることは避けたかったのですが、『これならいける』と感じました。さらに、今後社内システムのクラウド化も進む中で、豊富なアダプタを備えている点は『心強い』とも感じました」(内田氏)

早速導入をして、大塚商会にサーバーの構築を協力してもらい、2018年秋に既存のデータベースを取り込み本格稼働を始めたと言う。Web-EDIで届いたデータはRPAを介して自動で所定のフォルダーにダウンロードされ、DataSpiderが変換をし、基幹システムに連携する。また、基幹システム上の在庫情報や実績値をDataSpider Servistaを経由してサイボウズ Officeに連携しているため、営業は外出先からiPhoneなどを通して閲覧することが可能だ。

自動化で年間約600時間の業務を削減、「社員が価値を作る仕事に集中できる」

「EDIから基幹システムにデータを連携するまでを自動化したい。DataSpider Servistaは連携できるファイル形式が多く、処理を実行するトリガーの種類も豊富にあるため、スムーズに構築することができました。」(内田氏)

実は選定から稼働まで「3カ月しか時間がなかった」と内田氏は続けた。退社するベテランの受発注担当者の仕事を「少しでも代替する方法はないか」というところから始まったそうだ。

株式会社南出キカイ 総務・経理部 IT推進室
平岡昌信 氏

「なんとかタイミングをずらさずに構築できました。ただし、どうしても人でないといけない業務もあり、100%の代替は難しいです。でも、『ここは代替できるんだ』という知見が得られました。結果、導入した1部署だけで年間約600時間は削減できると試算できました。入力ミスもなく取り込むだけで伝票ができる。これは大きいですよね」

「最初は使い方に慣れも必要でしたが、使いたい機能はアイコンでまとめられており視覚的に選ぶことができます。とても分かりやすく、システムや言語を習得するより、工数をだいぶ削減できました。また、システム上で『どう動くか』を見ながら設定できるので、デバッグ作業もやりやすいと感じました」(平岡氏)

今後は取引先とWeb-EDIを介した受発注の案内をしていくほか、ファクスで届いた注文もペーパーレスでスキャナーのOCR機能を活用して取り込み、変換して基幹システムと連携することも検討していると言う。「これができれば、人手を介す業務をさらに減らすことができます」と内田氏は語った。

「私たちの情報の中には、導入実績などの情報もあります。これを営業活動に活用したり、受注タイミングなど各営業担当者に属人化していたものをデータ分析することで、先回りの営業提案をすることができます。働き方改革は“生産性を高める”と言われますよね。単純に『人の仕事を減らす』のではなく、『人が価値を作る時間を増やす』ことだと考えています。今後も、DataSpider Servistaを通して、働き方改革を推し進めていきたいと考えています」(吉田氏)

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