柔軟な帳票作成と電子保管で業務を改善

株式会社荒井商会（以下、荒井商会）は、1945年に創業された工業用資材の専門商社だ。日本ピラー工業株式会社の正規代理店として、主に電力プラントの保守業務で使用されるグランドパッキンやガスケット、メカニカルシールなど数多くの商品を取り扱っている。主な取引先は電力会社で、同社が取り扱う高品質な資材が長きにわたって求められてきた。その要望に素早く対応できるよう、東京都大田区の本社のほか、千葉と鹿島にも営業所を構えている。

同社の強みの一つは、豊富な専門知識と経験を有する社員によって、多岐にわたる工業用資材をまとめて手配・納品できるワンストップサービスを提供していることだ。町工場が多く、ものづくりが盛んな大田区の地の利を生かして、既製品はもちろん、特注品や受注生産品、図面付加工品、さらには工業用資材の修理や補修まで一貫して対応している。

安定したビジネスを展開してきた同社だが、2011年の東日本大震災では主な取引先である電力会社が原子力発電所の操業停止を余儀なくされ、一次的に安価な資材を求める傾向が現れた。しかし荒井商会は、逆風の中でも独自のきめ細やかなサービスを提供することで取引先の信頼を維持し、現在も堅調に業績を伸ばしている。

「お客様から特に評価されているのは、かゆいところに手が届く対応力です。納品する商品は同じような形のものや、非常に小さいものがあり、これらが取引先のどの機械で、誰が使うものかが明記されていると、お客様にとってはとても分かりやすくなります。そこで、私どもは商品名や使用する担当者様名を記載したラベリングを行って納品するようにしています」と話すのは、代表取締役の荒井 信博氏だ。こういった、現場を熟知したサポートができることも荒井商会の強みとなっている。

多岐にわたるお客様の要望にワンストップでお応えする同社では、一つの受注案件で複数の仕入れ先から資材を仕入れる場合が多い。納品のタイミングも仕入れ先ごと・資材ごとに異なるため、情報の管理徹底は同社の営業活動と売り上げの肝となると言えよう。

荒井商会は1997年に『SMILE』シリーズをいち早く導入し、データによる販売管理を早々に進めてきた。2009年に販売管理システムを『SMILE BS 販売』にバージョンアップした際には、事業拡大に伴って増え続ける仕入れ・売り上げ情報の「見える化」を目的に、『原価集計業務オプション』と『自由帳票設計業務オプション』を導入した。

『原価集計業務オプション』は販売管理システムに原価管理機能を追加できる機能で、受注案件ごとの原価や収支管理をシステム内で行える。同社は、仕入れごとに原価コードを割り当てて管理を開始した。一方、『自由帳票設計業務オプション』は『SMILE BS 販売』にある各種情報を利用してオリジナル帳票を作成できる機能で、これを活用して作業負荷が大きかった請求書発行などの負担軽減を実現している。

しかし同社には、解決したい課題がまだあった、と説明するのは、経理業務やIT整備を担当し、今回のシステム導入を主導した荒井 生久子氏だ。

「全ての仕入れが完了すると、『SMILE V 販売』に仕入れ原価などの情報を入力しますが、仕入れが完了するまでのあいだは紙の『受注票』に手書きで記録し、ファイルで管理していました。起票は担当営業が行いますが、資材が納品された際の検収などは担当営業に代わって他の社員が記入する場合もあり、納品までのあらゆる仕入れ情報はこの受注票に集約される流れとなっていました。受注票は増え続けるため、保管棚の確保も課題になっていましたが、数年を経て引き合いがくる場合もあるので、捨てるに捨てられずにいました」

転機が訪れたのは新型コロナウイルス感染拡大が始まった2020年だ。2018年に『SMILE V 販売』にバージョンを図るも受注票の紙管理は続いていたそうだが、コロナ禍でリモートワークを検討しなければならない事態となり、1枚の紙の受注票に複数の社員が直接書き込むという情報管理を見直さなければならなくなったのだ。

そこで同社は大塚商会に相談し、2021年に文書管理システム『eValue V ドキュメント管理』の導入を決断。同時にIT資産管理ツール『SKYSEA Client View』も導入し、社内のサーバーやPCを一元管理することでセキュリティ対策を強化する環境を整えた。そのうえで受注票のデジタル化に踏み切ったという。

まず、紙の受注票をエクセルに変更し、サーバーで管理することにした。これにより、VPNで社外からも社員全員がいつでも受注票データにアクセスできるようになった。仕入れが完了すると、今度はそのエクセルの受注票を『eValue V ドキュメント管理』に移動し、保管。これ以降は、『SMILE V 販売』と『eValue V ドキュメント管理』の連携によって、『SMILE V 販売』で管理されている案件情報と『eValue V ドキュメント管理』の受注票をひもづけて呼び出せるようになるため、SMILEにアクセスすれば、受注票から売り上げまでの一連の情報をひもづけた状態で確認できる仕組みが整った。

「『eValue V ドキュメント管理』へのデータの移動はドラッグ＆ドロップだけの簡単操作です。紙の受注票は使わなくなりましたので、ペーパーレスが進み、書棚がファイルで圧迫されることもなくなりました」と荒井 生久子氏はその効果を語る。また、大塚商会のサポート力も高く評価する。

「大塚商会さんにはシステムの導入だけではなく、経済産業省と東京都による助成金の申請作業まで手厚くサポートしていただきました。大塚商会さんは助成金申請に向けたセミナーも行っているので私も参加し、勉強しながらコツをつかむことができました。助成金が無事受理されたことで、導入費用を抑えることにもつながり、非常に助かりました」（荒井 生久子氏）

『SMILE V 販売』と『eValue V ドキュメント管理』の連携と各種オプション機能は、同社の業務にさまざまな効果をもたらしている。同社が最も効果を感じている点は、『原価集計業務オプション』の機能を利用して、同社が取り扱った資材の仕入れ原価と売り上げを確認できる仕組みが整ったことだ。

「今は売り上げと仕入れ原価を常時確認できるため、計画目標値を念頭に営業でき、利益率の心配もなくなりました。また、『自由帳票設計業務オプション』を利用して、取引先ごとの帳票を作成し、顧客の種別を本社電力、本社一般、千葉電力、千葉一般、鹿島電力、鹿島一般などとカテゴライズして、種別ごとの売り上げを可視化することもできます。当社では、各営業担当者が種別ごとの売り上げ目標を設定していますが、『SMILE V 販売』を使えば取引の進捗状況を確認でき、売り上げと実績が一目で分かるので、営業目標が立てやすくなりました」（荒井 生久子氏）

また、『eValue V ドキュメント管理』によって社内の帳票を全てデータで管理できるようになったため、大幅なペーパーレスも実現している。

「受注票だけでなく、FAXで送られてくる注文書も紙に出力せずに複合機で電子化して、そのままサーバーにデータ保存する体制に切り替えました。その結果、複合機のパフォーマンスチャージの料金を以前の半分ほどに軽減できました」（荒井 生久子氏）