基幹業務システムの刷新を機に働きやすい職場環境づくりを積極的に推進し、業務の効率アップによる迅速な意思決定を実現

「基幹業務システムの刷新によって業務改革が大きく進展し、意思決定や経営判断に必要な情報を瞬時に取り出せるようになりました」

株式会社旭化工 導入事例

卸売・小売業、飲食店1~100名ERP・基幹業務・業務管理サーバー活用複合機・コピー機活用営業・業務プロセス効率化コスト削減・売り上げ向上

東京・狛江市に本社を構える株式会社旭化工は、クリーニング店・工場向けの資材や機材を販売する商社として1971年に設立された。以来、50年の長きにわたり、クリーニング業界の発展に大きく寄与している。その一方で、従来の業務上の課題を解消するために、ITを活用した業務改革を推進。『SMILE V 販売/会計』を新たに導入し、その標準機能や拡張機能に自社の業務の流れを合わせることで、意思決定に必要な情報に瞬時にアクセスできるようになった。同時に、プリンターや複合機の出力環境も見直し、用紙代や印刷コストの削減を実現している。

2019年12月取材

株式会社旭化工

導入先の概要

業種
クリーニング資材販売業
事業内容
クリーニング資材・機材の販売、クリーニング店舗・工場の運営支援
従業員数
約100名(グループ会社含む、2019年12月現在)

導入の狙い

  • 売り上げや入金情報をリアルタイムに管理したい
  • 社内の情報共有を円滑に行いたい
  • 無駄な作業を省いて業務を効率アップしたい

解決策

基幹業務システムなどを総合的に刷新

導入したメリット

  • 受注から入金管理までリアルタイムに管理できるようになった
  • 情報共有で顧客対応がスムーズに行えるようになった
  • 意思決定に必要な情報を瞬時に取り出せるようになった
  • 用紙代や印刷コストが削減された
  • 代表取締役社長 三上 雄二氏

    「大塚商会さんのセミナーや展示会にも積極的に参加しています。これからも当社の業務改善に役立つ情報を継続的に提供していただきたいです」

  • 大川 輝美氏

    「無駄な経費を使わずに効率よく仕事ができるように、今後は本社と八王子支店の在庫管理も強化しながら働き方改革をさらに推進していきます」

導入製品情報

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 販売(受注出荷オプション)お問い合わせ
SMILE V 会計お問い合わせ
統合脅威管理アプライアンスFortiGate 50Eお問い合わせ
サーバーN-Packサーバーお問い合わせ
セキュリティアプライアンスSubGate SG2212Gお問い合わせ
ソリューションビジネスフォンお問い合わせ
ソリューション複合機、プリンターお問い合わせ

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導入事例詳細

クリーニング業界の発展に寄与するパイオニア企業

株式会社旭化工(以下、旭化工)は、クリーニング用の資材や機材を販売するパイオニア企業だ。現在は、八王子支店と複数の関連会社を有し、1都6県(東京、神奈川、千葉、埼玉、茨城、栃木、山梨)を中心に事業を展開。取り扱っている商材は、洗剤、薬剤、薬品、消耗資材など約8,000点に上る。その中には、ナフサ(粗製ガソリン)などの石油系溶剤も含まれており、クリーニング業に必要なものは全て取りそろえている。近年では、クリーニングビジネスの運営支援事業にも注力している。クリーニング工場の現地調査を行い、そこで使用する資材や機材の最適化を図り、溶剤管理などを支援。専任のスタッフがクリーニング店舗の設計・施工から運営、顧客管理まで一貫してアドバイスできるサポート体制を整えていることが大きな強みだ。

「現在、クリーニング業界では、少子化によって店を継承する若い世代が減少し廃業する小規模店舗が増えている点と、家庭用洗濯機の進化によって一般家庭でも気軽に洗濯できるようになったことで、年々、市場規模が縮小傾向にあります」と、代表取締役社長の三上 雄二氏は語る。

しかし、そうした厳しい環境下でも、発想を転換することで新たな活路を見いだしている。その具体的な取り組みが、クリーニング店の事業継続支援事業だ。例えば、後継者がいないクリーニング店と守秘義務契約を結び、現在の経営状況を把握。そのうえで、店舗の事業を継承したい人を募って紹介する。場合によっては、旭化工が資本を投じて子会社化し、店舗運営を全面的にサポートするケースもある。それによって、既存の顧客を減らすことなく、クリーニングビジネスを継続的に展開できる基盤固めを行っている。

将来の事業拡大を見据えた業務基盤の整備に着手

『SMILE V 販売』と『SMILE V 会計』の導入により、意思決定や経営判断に必要な情報を瞬時に取り出せるようになった

旭化工は、将来の事業拡大を見据えた業務基盤を整備するため、ITを活用した業務改革も積極的に推し進めている。そのきっかけになったのは、従来の基幹業務システムが老朽化し、迅速な意思決定や経営判断をするうえで大きな支障を来していたからだ。

「以前のシステムは、売り上げや入金情報を月次ベースでしか確認できませんでした。その結果、現在の売上状況を確認したいと言われても、スムーズに対応できないという課題がありました」と、経理や業務管理を担当している大川 輝美氏は語る。

また、個々の営業担当者がWordやExcelを使って顧客情報を個別に管理していたため、会社全体で情報を共有できないという課題に直面していた。 「例えば、営業担当のAさんが会社を休むと、ほかの人がAさんの代わりに仕事を引き継いで行うことができない状態でした。最終的にお客様に迷惑を掛けてしまうので、全員が同じ情報を共有できるシステムの導入が必要不可欠だったのです」(大川氏)

そこで、大川氏は三上社長に相談し、新システムの具体的な検討に着手。ITベンダー数社に提案を依頼して比較検討する中で、最終的に選定したのが、大塚商会の『SMILE V 販売/会計』だった。

「特別なカスタマイズを施すことなく、売り上げや入金情報をリアルタイムに管理しながら、全体の経営状況を把握できるようになることが一番の魅力でした」(大川氏)

さらに、一つのシステムで複数の子会社の管理を効率よく行えることや、販売と会計システムがシームレスに連動することで入力ミスがなくなり、一連の業務をスピーディーに行えるようになることも重要な選定理由の一つだった。

「当社は、クリーニング業に必要なものは全て取りそろえています。それと同じように、大塚商会さんは、OA機器からセキュリティツールまであらゆるIT機器をワンストップで提供しているので、計画的に業務改善を進めていくうえで安心感がありました」(三上氏)

既存のハードウェアを刷新してセキュリティ対策を強化

統合型脅威管理アプライアンス『FortiGate 50E』や『SubGate SG2212G』でネットワークセキュリティ対策を強化している

旭化工は新システムの導入を機に、既存のハードウェア機器も全て刷新した。必要なセキュリティ対策がセットになった大塚商会オリジナルのオールインワンパッケージ『N-Packサーバー』をはじめ、クライアントPC,複合機、プリンター、ビジネスフォンを刷新。本社と八王子支店はVPN回線で結び、セキュリティ機器に『FortiGate 50E』と『SubGate SG2212G』も設置し、安全で快適なネットワーク環境を整備している。

「IT機器を複数のベンダーから導入すると、何か問題が起こったときに、どこに連絡をすればいいのか分からなくなり、業務がストップしてしまいます。そこで、大塚商会さんに窓口を一本化し、全てのIT機器を一元的にサポートしていただける体制に切り替えました。それによって、営業や配送などの本来の業務に専念できることが大きな利点です」(三上氏)

『SMILE V』の標準機能や拡張機能に合わせて業務改革を推進

実際に新システムへ移行する際には、マスターの登録に少なからず苦労したという。

「旧システムでは、それぞれの業務担当者が管理しやすいように商品コードを独自に決めて登録していたので、同じ商品に複数の商品コードが存在していました。そこで、社内で商品コードを統一し、マスターを集約して再整備することにしたのです」(大川氏)

同時に、従来の業務の流れを見直し、『SMILE V』の標準機能や拡張機能に合わせることで業務改善を図った。例えば、以前は仕入れ先への発注業務を全て手入力で行っていたが、新システムでは、受注データを基に発注伝票を作成できるので、手入力する無駄な工数を省けるようになった。

複合検索で必要な情報を素早く入手できる業務基盤が整う

新システムは、約1.5カ月間の旧システムとの並行稼働を経て、2019年12月に本稼働した。その顕著な導入効果の一つが、複合検索を行えるようになったことで、意思決定や経営判断に必要な情報を瞬時に取り出せるようになった。

「『SMILE V』では、担当者ごとに各商品の検索もできれば、その逆に商品ごとに各担当者の検索もできます。あらゆる角度から必要な情報を取り出せるので、以前のようにシステムのデータを一度Excelに取り込んで加工する手間が省けるようになりました」(大川氏)

とりわけ、同じ情報を全社でリアルタイムに共有できるようになった効果は大きいという。

「例えば、これまでは、営業担当者から『掛け売りのお客様が今月いくら入金されたのか調べてほしい』と言われても、月次処理を行うまでは分かりませんでした。現在は、営業担当者のPC上でお客様の入金情報を即座に確認できるので、とても便利です」(大川氏)

プリンターや複合機も刷新し現場の業務改善を図る

排紙ビン付きプリンターは、出力したい排紙トレーを指定できるので、印刷物が混ざる心配がない

旭化工はシステム以外にもIT機器刷新による業務改善を進めている。例えば、業務担当者ごとに設置していた個別のプリンターをなくし、複数の排紙ビンが備わったプリンター1台に集約。業務担当者ごとに印刷物の排紙ビンを指定することで、オフィスの省スペース化を実現している。またリコー製複合機の機能を活用し、顧客から送られてくるFAX注文書は、操作パネルのプレビュー画面で受信内容を確認してから出力するようにした。それによって無駄な印刷が減り、用紙代や印刷コストの節約にもなっている。さらに今後は、『SMILE V』のRPA機能を効果的に活用することで、業務の自動化も推進していく考えだ。

「当社が最終的に目指しているのは、市況の変化に左右されない経営基盤を確立することです。そのために、さまざまなシステムやツールをフル活用しながら、少数精鋭で効率のよい業務を行える基盤づくりを進めていきます」と、三上氏は話を締めくくった。

大塚商会担当者からのコメント

「大塚商会の総合力で、効率よく仕事ができる環境づくりを支援します」

今回の株式会社旭化工様のように、基幹業務システムをはじめ、ネットワークを含めたあらゆるIT機器の最適化を図ることで、今後もお客様が安全かつ効率よく仕事ができる環境づくりを丸ごとお手伝いします。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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