ERPシステムで販売管理業務を改善

属人化していた多くの受発注作業をERPシステムで自動化し、販売管理業務の生産性が大幅アップ

ダイナガ株式会社 導入事例

製造業101~1,000名ERP・基幹業務・業務管理営業・業務プロセス効率化業務データの活用

パッキンや工業用ガスケットなどを製造・販売するダイナガ株式会社は、販売管理業務の生産性向上を図るため、長年利用してきたオフコンを最新のERPシステムにリプレース。受注から納品までの業務プロセスを適正化し、多様な帳票類を自動発行できる環境を整えたことで、業務効率を飛躍的に高めることに成功した。

  • 業務の効率向上
  • 二重作業の解消
  • 長時間労働の是正

2020年10月取材

ダイナガ株式会社

導入先の概要

業種
製造業
事業内容
パッキン、ガスケット、発泡スチロール、防蟻(ぼうぎ)断熱材等の製造・販売
従業員数
140名(2020年10月現在)
ホームページ
http://www.dainaga-kk.co.jp/

導入の狙い

  • 手書き伝票作成作業をなくしたい
  • 伝票発行のたびにデータを入力する手間をなくしたい
  • 受注履歴や売上状況などを素早く確認したい

解決策

  • 旧来のオフコンをERPシステムに刷新して販売管理業務を効率アップ
  • Fit&Gap分析で導入するシステムを業務内容にマッチング

導入したメリット

導入システム

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導入事例詳細

各種パッキンや工業用ガスケットなど、多様な製品を幅広い業界に供給

代表取締役社長 小原 孝之氏

大阪府大阪市に本社を構えるダイナガ株式会社は、和洋酒用コルク栓製造を主事業として1923年に創業した。その後、工業用ゴム、パッキン、プラスチック、発泡スチロール等の製造やパッキングマシンの開発などを手掛けるようになり、現在は飲料、食品、化粧品、薬品、トイレタリー、自動車、ガス、重電をはじめ、多様な業界に製品を供給している。

「主力製品は容器の液漏れを防ぐために使われるキャップパッキンで、国内メーカーではトップの生産量を誇ります。例えば、ペットボトルのキャップやシャンプーボトルのポンプの内側に付いているリング状のパーツです。ほかにも、化粧品のふたの内側に付いているシート状のパッキンなども当社で製造しています。次いで工業用ガスケットの売り上げが大きく、ほかにRC住宅用パネル兼断熱材なども製造しています」と話すのは、代表取締役社長の小原 孝之氏。

近年は、人や動物には安全で、シロアリに対して有効な防蟻(ぼうぎ)成分を配合した防蟻断熱材「オプティフォーム」を開発。同じ有効成分を含有する同社の商品群「オプティシリーズ」は、基礎周りのシロアリ侵入経路全体に防蟻対策を施すことで、住宅をシロアリ被害から守りながら高い断熱効果も得られるとして注目されている。「オプティフォーム」を製造するのは同社の子会社のダイナガ化成株式会社で、2017年に滋賀県に新工場を竣工。グループを挙げて販売拡張に力を注いでいるという。

販売管理業務の負担軽減に向けERPシステム導入を検討

同社は40年ほど前から、販売管理にオフコンを利用してきた。しかし、事務処理の各プロセスでデータを共有することができず、製造指図書、納品書、送付状などを発行する際は、担当者が情報を各工程でその都度入力していた。また、定型伝票を出力する機能はあっても、イレギュラーな指定伝票は出力できないため、常に膨大な量の手書き伝票を作成する作業に追われていたという。

「40年前から使ってきたオフコンシステムでしたが、業務の生産性を向上させるには、受注時に入力したデータを元に、全ての伝票を自動発行できるようにする必要がありました」(小原氏)

ほかにも、当日の日付までの受注処理しかできず先日付の受注ができない、最新の税制に対応するためのシステム改修に手間がかかる、大阪本社と東京・名古屋の営業所間でオンライン通信をした際に、データを送信した側のシステムからデータが削除されてしまうなど、同社の販売管理業務は早急に解決すべき幾つもの課題を抱えていた。

帳票レイアウトの自由度に注目

そこで同社は、長年使用してきたオフコンを最新のERPシステムにリプレースすることを決断。システム選定において特に重視したのは、販売管理機能が充実していることに加え、書式が複雑かつ多様な製造指図書などを自在に作成・発行できる機能を備えていることだった。

「4社のベンダーの提案を比較検討した結果、『自由帳票設計業務オプション』を組み合わせれば製造指図書を思いどおりに発行でき、指定伝票にも柔軟に対応する『SMILE V 販売』が、当社の業務に最もマッチするのではと思いました。肝心の販売管理機能についても、操作性がシンプルながら受注処理に要するステップが少なく、比較検討していた他のシステムと比べて操作性に優れていると感じました」と小原氏は振り返る。

導入前のFit&Gap分析で業務プロセスを適正化

こうして『SMILE V 販売』の導入準備に入った同社は、会計部門からの追加要望を受けて、あわせて連携が可能な『SMILE V 会計』も導入することに。2019年11月に旧来のオフコンと『SMILE V 販売/会計』の並行稼働を開始し、2020年2月下旬に全面切り替えを完了させた。

導入に先立ち、同社はシステムと業務プロセスの適合性を判断するため、大塚商会による『Fit&Gap分析・要件定義支援コンサルティング』を受けている。コンサルティングにおいては、大塚商会の担当者が各部門の現場担当者に入念なヒアリングを行い、受注から納品に至る全業務プロセスの適正化が行われた。

「システムを刷新する最大の狙いは、製造指図書や指定伝票をはじめとする帳票類を自動発行できるようにすることだったので、製品のマスターデータに不備がないかどうかも徹底して見直してもらいました」と小原氏。

オフコンからエクスポートしたマスターデータは20万行にも及んだが、そこには利用されることのない古いデータも大量に含まれていることが判明。データを整理した結果、わずか2万行にまで減らすことができた。

「キャップに使われるパッキンは形状が多種多様で、旧来のオフコンでは作成しづらいからと、担当部門が製造指図書を発行するためだけの独自プログラムも別途立ち上げていました。せっかく『SMILE V 販売』を導入するのであれば全ての業務プロセスを一つのシステムに集約したかったので、大塚商会さんに相談してキャップ向けパッキンの製造指図書もスムーズに発行できるようにシステムを調整していただきました」(小原氏)

販売データとの連携で会計の仕訳も自動処理

『SMILE V 販売』は、大阪本社とVPN接続した東京・名古屋の営業所にある端末からも利用可能だ。以前はこれら3拠点にそれぞれオフコン用サーバーが設置されていたが、現在は本社のサーバー1台とクラウドバックアップシステムが運用されるだけになり、サーバー周りの保守コスト削減にもつながっている。

「期待したとおり、『SMILE V 販売』で一元管理するようになってから、いちいちデータを再入力することなく伝票類が発行できるようになりました。今はどの担当者も、『オフコン時代とは比較にならないほど販売管理業務の効率が良くなった』と話しています」と小原氏。

以前は仕訳伝票の発行時も手書きデータをオフコンに入力していたが、『SMILE V 会計』導入後は、販売データと連携したことで仕訳も自動処理されるようになっている。このように、社内の多くの業務効率が高まったことに加え、品目ごとの売上データに瞬時にアクセスできるようになったことで、経営判断をしやすくなったことも収穫だと小原氏は言う。

販売管理業務全体の効率がアップし、ゆとりが感じられる職場環境に

注文FAXも電子化し納期回答はPDF上に記載。PCから直接FAX返信することでペーパーレスを実現している

日々大量の製品ラインアップを製造・納品する同社の多数の社員が、帳票の手書き作成や工程ごとの入力から解放されただけでも、業務生産性の著しい向上を実感しているという。本社の販売管理担当者は、以前は手書き伝票の作成に一人1日1時間ほど費やしていたが、SMILE V 販売導入後はその作業が10~15分に短縮したという。これまで得意先ごとに行っていた請求額を集計してからの請求書作成、帳票の束を見ながらのその日の売上集計といった多くの手作業が自動になったことによる効果も大きい。

また、先日付の受注処理も可能になり、売上履歴へのアクセスもオフコンと比べて格段にスピードアップ。データを共有できるようになったことで、販売管理業務を複数の担当者で同時に分担処理することも容易になった。

「以前のオフィスはどの社員も常にバタバタしている雰囲気がありましたが、現在はゆとりを持って業務を進めているように感じます。オフコンを使っていた頃は、1日平均1時間程度は残業をするのが当たり前でしたが、『SMILE V 販売/会計』を活用するようになってからは、残業をする社員はほとんどいなくなりました」と小原氏はその導入効果を語る。

『SMILE V』をベースにさらなる業務効率の改善を推進

システム刷新によって販売管理の一元化を実現したダイナガ株式会社。現在は、大塚商会のサポートを受けながら、パッキンの検品作業などの工場向けの進捗(しんちょく)状況を可視化するための生産管理の仕組みを『SMILE V 販売』に追加構築しようとしている。本格的な生産管理システムを導入するよりも、自社に必要な要素のみをカスタマイズで構築することでコストを押さえつつ「案件ごとの進捗の見える化」を実現しようとしている。

「拡張性と自由度に富むのが『SMILE』シリーズの魅力です。その機能を自社の業務にマッチングするため、導入前に『Fit&Gap分析・要件定義支援コンサルティング』を受けたことは非常に有意義でした。2020年2月に本格稼働し、まだ半年くらいしか利用していませんが、既に現場ではさまざまな業務において導入効果を感じています。また、より良い活用に向けて導入後も親身なアフターケアが受けられていることに満足しています」と小原氏は大塚商会を評価する。

将来的には防蟻断熱材を製造する子会社にも『SMILE 販売/会計』を導入し連携することで、グループ全体の業務効率の改善を推進する意向だと展望を語った。

大塚商会担当者からのコメント

「さらなる業務生産性の向上を全力でサポートします」

ダイナガ株式会社様は『SMILE V 販売/会計』を連携活用したことで、業務効率を大きく高められました。引き続き、業績向上に結びつくカスタマイズやソリューションをご提案します。

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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