ERPシステムで販売管理業務を改善

導入先の概要

導入システム

各種パッキンや工業用ガスケットなど、多様な製品を幅広い業界に供給

「主力製品は容器の液漏れを防ぐために使われるキャップパッキンで、国内メーカーではトップの生産量を誇ります。例えば、ペットボトルのキャップやシャンプーボトルのポンプの内側に付いているリング状のパーツです。ほかにも、化粧品のふたの内側に付いているシート状のパッキンなども当社で製造しています。次いで工業用ガスケットの売り上げが大きく、ほかにRC住宅用パネル兼断熱材なども製造しています」と話すのは、代表取締役社長の小原 孝之氏。

近年は、人や動物には安全で、シロアリに対して有効な防蟻（ぼうぎ）成分を配合した防蟻断熱材「オプティフォーム」を開発。同じ有効成分を含有する同社の商品群「オプティシリーズ」は、基礎周りのシロアリ侵入経路全体に防蟻対策を施すことで、住宅をシロアリ被害から守りながら高い断熱効果も得られるとして注目されている。「オプティフォーム」を製造するのは同社の子会社のダイナガ化成株式会社で、2017年に滋賀県に新工場を竣工。グループを挙げて販売拡張に力を注いでいるという。

販売管理業務の負担軽減に向けERPシステム導入を検討

同社は40年ほど前から、販売管理にオフコンを利用してきた。しかし、事務処理の各プロセスでデータを共有することができず、製造指図書、納品書、送付状などを発行する際は、担当者が情報を各工程でその都度入力していた。また、定型伝票を出力する機能はあっても、イレギュラーな指定伝票は出力できないため、常に膨大な量の手書き伝票を作成する作業に追われていたという。

「40年前から使ってきたオフコンシステムでしたが、業務の生産性を向上させるには、受注時に入力したデータを元に、全ての伝票を自動発行できるようにする必要がありました」（小原氏）

ほかにも、当日の日付までの受注処理しかできず先日付の受注ができない、最新の税制に対応するためのシステム改修に手間がかかる、大阪本社と東京・名古屋の営業所間でオンライン通信をした際に、データを送信した側のシステムからデータが削除されてしまうなど、同社の販売管理業務は早急に解決すべき幾つもの課題を抱えていた。

導入前のFit＆Gap分析で業務プロセスを適正化

こうして『SMILE V 販売』の導入準備に入った同社は、会計部門からの追加要望を受けて、あわせて連携が可能な『SMILE V 会計』も導入することに。2019年11月に旧来のオフコンと『SMILE V 販売／会計』の並行稼働を開始し、2020年2月下旬に全面切り替えを完了させた。

導入に先立ち、同社はシステムと業務プロセスの適合性を判断するため、大塚商会による『Fit＆Gap分析・要件定義支援コンサルティング』を受けている。コンサルティングにおいては、大塚商会の担当者が各部門の現場担当者に入念なヒアリングを行い、受注から納品に至る全業務プロセスの適正化が行われた。

「システムを刷新する最大の狙いは、製造指図書や指定伝票をはじめとする帳票類を自動発行できるようにすることだったので、製品のマスターデータに不備がないかどうかも徹底して見直してもらいました」と小原氏。

オフコンからエクスポートしたマスターデータは20万行にも及んだが、そこには利用されることのない古いデータも大量に含まれていることが判明。データを整理した結果、わずか2万行にまで減らすことができた。

「キャップに使われるパッキンは形状が多種多様で、旧来のオフコンでは作成しづらいからと、担当部門が製造指図書を発行するためだけの独自プログラムも別途立ち上げていました。せっかく『SMILE V 販売』を導入するのであれば全ての業務プロセスを一つのシステムに集約したかったので、大塚商会さんに相談してキャップ向けパッキンの製造指図書もスムーズに発行できるようにシステムを調整していただきました」（小原氏）

販売管理業務全体の効率がアップし、ゆとりが感じられる職場環境に

また、先日付の受注処理も可能になり、売上履歴へのアクセスもオフコンと比べて格段にスピードアップ。データを共有できるようになったことで、販売管理業務を複数の担当者で同時に分担処理することも容易になった。

「以前のオフィスはどの社員も常にバタバタしている雰囲気がありましたが、現在はゆとりを持って業務を進めているように感じます。オフコンを使っていた頃は、1日平均1時間程度は残業をするのが当たり前でしたが、『SMILE V 販売／会計』を活用するようになってからは、残業をする社員はほとんどいなくなりました」と小原氏はその導入効果を語る。

「さらなる業務生産性の向上を全力でサポートします」

ダイナガ株式会社様は『SMILE V 販売／会計』を連携活用したことで、業務効率を大きく高められました。引き続き、業績向上に結びつくカスタマイズやソリューションをご提案します。