販売管理や請求書発行、申請など、さまざまな業務用アプリを社内で作成。就業規則に応じた勤怠管理も実現

デイ・ナイト株式会社（以下、デイ・ナイト）は、NTTグループの不動産事業会社であるNTT都市開発の子会社だ。もともとは親会社が所有・管理するオフィスビルでテナント向けの飲食店を運営するレストラン事業のみを行っていた。現在は、会議室やホールをレンタルするホール・カンファレンス事業のほか、映画やドラマ、テレビコマーシャルなどの撮影用にビルのオフィススペースやエントランスホール、屋上などを貸すロケーションサービス事業、オフィスビルのテナント向けに物品を販売するコンビニエンスストアも行っている。

デイ・ナイトは2017年3月、大塚商会を通じてサイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム『kintone』を導入した。その経緯について斉藤氏は次のように語る。
「当社には販売管理システムや請求書発行システムがなく、経理業務は全てExcelで行っていました。各事業部門からメールで送られてくる売上データをExcelに入力し、その表に基づいてExcelで作成した請求書を発行するという流れです。請求や入金の状況もExcel上で管理していました。しかし、Excelのフォームは簡単に加工できるので、事業部門から送られてくるデータの様式が崩れやすく、データを集計する際の入力の間違いや漏れ、請求書を起こす際の二重入力の手間なども課題となっていました。これらを改善すべくシステムの導入を検討したのです」

ホール・カンファレンス事業の請求用から始まったアプリの作成は、その後、ほかの業務やホール・カンファレンス以外の事業にも広がっていった。
「例えば、貸会議室やホールをレンタルするお客様からは、弁当やケータリングの注文をお受けすることもあります。今までは紙の注文書でやりとりしていましたが、『kintone』を使ってインターネットで注文を受けられる仕組みを作りました」（斉藤氏）。顧客がWebフォームに注文内容を入力すると、予約確認→受注→レストラン事業部門や外部業者への発注という流れで業務が処理される。現在の状況がどうなっているのかは、担当する社員全員がポータル上で把握できる仕組みだ。このほかにも、各事業の見積りや受注、売り上げ、入金管理などの自動集計を『kintone』で作成したアプリによって実現。ポータル画面は事業別、グループ別などに分けて使いやすくしている。