人手をかけずにできる業務の省力化・自動化を実現

その後、『SMILE』シリーズはバージョンアップしていくが、土井志ば漬本舗もその歴史に合わせ、更新時期を迎えるたびに新バージョンに刷新した。

「バージョンアップされるたびに新しい機能がどんどん追加され、使い勝手が良くなりました。しかも、こちらの要望に合わせて柔軟にカスタマイズしてもらえるのも助かっています」と語るのは、総務部 係長の白木 和人氏である。

例えば、通販サービスで注文を受けた商品の発送手配には宅配業者の発送システムを使用しているが、以前は、この発送システムと販売情報を管理する『SMILE』が連携していなかったため、同じ情報をそれぞれに二重入力しなければならなかった。そこで同社は『SMILEBS』シリーズにリプレースした際、宅配業者の発送システムとデータ連携するようにカスタマイズしてもらった。その後も、インターネット通販のデータ入力を省力化するため、楽天市場やヤフーショッピングなどのECサイト上に入力された注文データが、そのまま『SMILE』に取り込めるようにした。

「人手をかけずに済むところは、なるべくシステム化したいというのが当社の考え方です。大塚商会さんのおかげで業務の効率化が進み、とてもありがたいと思っています」（白木氏）

『kintone』はシステム開発の知識がなくても、さまざまな業務を効率化するアプリを簡単に開発できるプラットフォームだ。土井氏は開発したアプリがタブレット端末で使用できる点を評価して、導入を決定した。現場業務のデジタル化を進めるには、タブレット端末の活用を浸透させ、社員の意識を変えることが不可欠だと考えていたからである。

「『業務は紙を使ってやるもの』という固定観念を拭い去らなければ、どんなに良いシステムを入れても現場の働き方は変わりません。『タブレット端末でやらざるを得ない』という環境を作ることで、意識改革を促したかったのです」（土井氏）

最初は少なからず抵抗があったというが、紙に書くよりもタブレット端末に入力する方がはるかに簡単であることや、発注業務だけでなく、社員同士のコミュニケーションにも活用できることなどのメリットが少しずつ理解され、狙いどおり現場の社員たちの意識は変わっていったという。

このほか、『kintone』に標準搭載されている掲示板の機能を使って、社員同士が活発にコミュニケーションを交わすようになったことに、土井氏は手応えを感じている。

「例えば、ある店舗でお客様から商品に関するクレームを受けた場合など、写真付きでメッセージを配信して全ての店舗に共有することもできます。自発的にいろんな使い方を試すようになっており、現場のデジタル化が着実に進んでいることを感じます」（土井氏）

同社は2023年4月にクラウド経費精算システムの『楽楽精算』の利用を開始するほか、クラウドPOSレジの『スマレジ』も間もなく導入予定だ。

土井氏は「これからもタブレット端末で利用できるシステムを積極導入して、現場のデジタル化をさらに進めていきます」と抱負を語った。