運輸業特化の基幹業務システムで人的ミスを防止

運輸業向けシステムの基本機能と自由帳票オプションをフル活用し、人的ミスを未然に防ぐ業務基盤を確立

桑名組運輸株式会社 導入事例

運輸・通信業1~100名ERP・基幹業務・業務管理セキュリティ営業・業務プロセス効率化経営基盤強化・リスク対策コスト削減・売り上げ向上

桑名組運輸株式会社は、関西と中部を拠点に高度な輸送品質を武器に物流事業を展開している。既存の基幹業務システムの老朽化を機に、『SMILE V トラックスター』をベースにした業務改革を推進。人的ミスを未然に防ぐ業務基盤の確立や、会計・人事給与システムとの連携による業務効率の向上を実現している。

  • 人的ミスの削減
  • 業務の効率向上
  • 働き方改革への対策支援

2020年3月取材

桑名組運輸株式会社

導入先の概要

業種
運送業
事業内容
砂糖・酒類・農産物・水産物・食料品・その他諸物品の輸送および関連する一切の事業
従業員数
44名(2020年3月現在)
ホームページ
https://kuwanagumi.co.jp/

導入の狙い

  • 大阪本社と中部営業所のシステムを一元管理したい
  • 各種システムを連携させて無駄な作業をなくしたい
  • 人的ミスを軽減するシステム運用を実現したい

解決策

  • 運輸業に特化した基幹業務システムの利用
  • ERP導入による情報の一元管理
  • 豊富な機能の徹底活用

導入したメリット

導入システム

製品カテゴリー製品名・型番お問い合わせ
運輸業向け日報請求管理システムSMILE V トラックスター
(自由帳票オプション)
お問い合わせ
基幹業務システムSMILE V 会計お問い合わせ
SMILE V 人事給与お問い合わせ
呼気アルコール測定・IT点呼システムALCGuardianお問い合わせ
統合脅威管理アプライアンスFortiGateお問い合わせ

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導入事例詳細

高度な輸送品質と徹底した衛生管理で信頼を得る

桑名組運輸株式会社(以下、桑名組運輸)は、糖類・酒類・食物繊維など、液状食品原料輸送のエキスパートだ。大阪本社と中部営業所に、タンクローリー車を40台以上配備し、主に食品メーカーの依頼を受けて物流事業を展開している。桑名組運輸の設立は1954年だが、前身となる会社は戦後間もないころに創業された歴史を持ち、当時は石炭を運搬する荷役事業が中心だったという。その後、時代の変化に柔軟に対応しながら発展を遂げ、現在は、高度な輸送品質と衛生管理技術で大きな信頼を勝ち得ている。

桑名組運輸のこだわりは、下請け業者の傭車(ようしゃ)を一切使用しないことだ。液状食料輸送は、専用のタンクローリーと運搬物の出し入れに厳格な作業手順が必要になる。そのため、安全性や衛生面の品質を維持するために、全ての作業を自社で一貫して行っている。

代表取締役 神田 啓爲子氏

その際、大阪本社と中部営業所で密接に連携を取ることで、効率のよい輸送業務を実現している。例えば、関西から中部エリアに品物を運送した後に、中部営業所で輸送車を洗浄し、別の品物に載せ替えて関西エリアに戻ってくる。それによって実車率が上がり、復路を空車で走行させる無駄な経費を削減している。

また、2020年1月に大阪本社と中部営業所の双方で、タンクローリーを洗浄する設備を刷新した。これにより、洗浄時間の短縮と衛生管理面の向上を同時に実現している。

「現在、食品メーカーは食中毒を防ぐために、衛生管理を厳しく行っています。そうした中、当社は創業当時から輸送品質と衛生管理に万全を期しています。その点を評価いただき、40~50年の長きにわたってお付き合いさせていただいている荷主様もいます」と代表取締役の神田 啓爲子氏は桑名組運輸の強みを語る。

本社と営業所でシステムを統合し、あらゆる情報をリアルタイムに共有したい

システム担当 神田 望氏

桑名組運輸は、以前から運送業向けの基幹業務システムを導入していたが、老朽化によって起動や操作のレスポンスが遅いうえ、中部拠点と情報を共有できないという課題を抱えていた。そうした中、Windows 7のサポートが終了することになり、セキュリティ面などを考慮するとWindows 10へのアップグレードが急務となった。ところが、開発ベンダーに問い合わせたところ、現行システムのOSをアップグレードするのは技術的に難しいため、新しいシステムへ買い替えてほしいと言われたという。それならばと、この機会に他社のシステムも比較検討し、自社にとって最適な業務基盤を整備することになった。

その旗振り役として抜てきされたのが、神田氏の実娘であるシステム担当の神田 望氏だ。同氏は、ERPのソフトウェアベンダーでSEの仕事をしていた経験があり、桑名組運輸の業務改革を推進することになった。

「新システムを導入する目的は、単にOSのバージョンアップやレスポンスの改善を図ることだけではありません。重要なポイントは、本社と中部営業所のシステムを統合し、あらゆる情報をリアルタイムに共有できるようにすることと、将来的に会計や人事給与システムと連携させて二重入力による無駄な時間や人的ミスを軽減することでした」(神田 望氏)

将来的にさまざまなシステムと連携できる拡張性を評価

『SMILE V トラックスター』の管理画面。2拠点の基幹業務が一元化され、業務効率がアップしたほか、自由帳票オプションの活用で人的ミスを防止している

神田 望氏は、インターネット検索で情報を収集する中で、大塚商会のERPソリューション情報サイト「ERPナビ」に掲載されている『SMILE V トラックスター』にたどり着いたという。

「運輸事業に特化した販売管理システムとして基本機能が充実していることに加え、同じSMILEシリーズの会計や人事給与システムなど、将来的にさまざまなシステムと連携させて運用できることが一番大きな魅力でした」(神田 望氏)

実際に『SMILE V トラックスター』のデモを見たときに、自由帳票オプションを利用して自社内で活用範囲を柔軟に拡張できることも選定した理由の一つだった。

SEの経験を生かして早期本稼働を実現

桑名組運輸は2018年11月に新システムを大阪本社と中部営業所に設置し、月末から本稼働するというスピード導入を実現している。3月の期末に間に合わせるために、タイトなスケジュールだったが、神田 望氏がSEの経験を生かして構築作業に尽力したことが、早期運用を実現した要因だ。その後、5月まで旧システムとの並行稼働期間を設けたが、特に大きな混乱が生じることなく、旧システムからのスムーズな移行が実現している。

「大塚商会のSEの方が頻繁に来社いただき、基本機能や自由帳票の使い方を分かりやすく丁寧に教えてくださったので、スムーズに新システムへの移行ができました」(神田 望氏)

自由帳票の活用で点呼業務の効率がアップ

今回のシステム構築で重要視したのは、人的ミスを極力少なくすることだった。例えば、以前は運行指示書や車両出庫票を手書きで作成し、細かな注意事項はドライバーに直接口頭で伝えるケースが多く、言い忘れや聞き間違いが生じる心配があった。しかし、神田 望氏が自由帳票オプションで運行指示書や車両出庫票を作成し、運行指示書のコメント欄に注意事項を明記することによって、その課題を解消した。

「運送業では、ドライバーの健康状態や持ち物などを確認する点呼業務を必ず行っています。そのときに、現地で使用する工具類を運行指示書にあらかじめ記入しておけば、その場ですぐにチェックして確認できます」(神田 望氏)

また、得意先に関しては、以前は請求明細のすり合わせを紙ベースで行っていたが、請求書のデータをExcelに出力してメールで送信することで、得意先側で平均4時間かかっていた請求内容のチェック作業が2時間短縮した。紙媒体やPDFよりも応用が利くと好評だ。また、大塚商会にカスタマイズを依頼し、特定の得意先の請求書のフォーマットに合わせて、請求明細を日付順から発着地順に変更できるように改良している。

作業手順を矢印で表示して人的ミスを軽減

神田 望氏は、新システムのメニュー画面のカスタマイズ機能も効果的に活用している。業務担当者のメニュー画面には、日常業務に必要な項目だけを表示し、一つの作業が終了すると、次に行う作業の項目に矢印が表示されるようにするなど、創意工夫によって人的ミスを未然に防止する業務基盤が確立された。

「請求業務は作業が多いので、操作手順を口頭で教えても、うっかり忘れてしまう可能性があります。しかし、この作業の次はこれと矢印で示すことで、人的ミスは確実に減少します」(神田 望氏)

また、業務担当者が入力ミスをした場合に備え、システム管理者側で帳票を常にチェックし、自由帳票オプションのドリルダウン機能を使ってデータの確認や分析、修正を行えるように配慮している。

会計や人事給与と連動した働き方改革を推進

新システムは2拠点に同時に導入し、それぞれ2名の業務担当者が同じ情報を共有しながら日常業務が行える運用体制を整えている。

「仮に本社の業務担当者が全員会社を休んでも、中部営業所の業務担当者が業務を引き継いで行えるので、以前に比べて有給休暇を取りやすくなったと思います」(神田 望氏)

2019年1月には『SMILE V 会計/人事給与』もそれぞれの拠点に導入。現在は『SMILE V トラックスター』の基本機能に慣れるために個別に運用しているが、今後は『SMILE V トラックスター』と『SMILE V 会計/人事給与』をシームレスに連携させ、それにより二重入力の無駄をなくし、業務効率をより一層高めていく計画だ。

また、2019年6月には大塚商会から呼気アルコール測定・IT点呼システム『ALCGuardian』、その後、統合脅威管理アプライアンス『FortiGate』を新たに導入。長距離を走行して宿泊するドライバーに『ALCGuardian』を支給し、その使用を社内で義務付けることによって法律を順守した安全対策を強化している。また、『FortiGate』により、リモートアクセスを安全かつ快適に行える環境を整え、テレワークで利用するなど働き方改革の進展にも積極的に取り組んでいる。

大塚商会担当者からのコメント

「ITを活用した業務改革を総合的にご支援します」

SE経験のあるシステム担当者様が、『SMILE V トラックスター』の機能を自在に使いこなしながら、人的ミスを軽減する独自の運用スタイルを確立された好事例です。今後もITを活用した業務改革を総合的にご支援します。

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  • 印刷して上司への説明に
  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞等は取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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