豊富な標準機能とオプションで基幹システムを刷新

導入先の概要

導入システム

瀬戸内産のオリジナル食品を開発。ヒット商品で全国へ販路が拡大

ITを活用した業務改革で、旧システムの諸課題を解消

これまでヤマトフーズは、岡山県のITベンダーが開発した販売管理システムを利用していたが、事業規模が拡大するにつれ多くの課題が表面化してきた。具体的には、本社でのみシステムを運用していたので、ほかの拠点から売り上げデータなどを参照できない状況だった。各拠点の営業担当者が月の売り上げを得意先別や商品別に確認したい場合は、まず本社の事務員に電話やメールで依頼。事務員が必要な帳票を出力して各拠点の営業担当者にFAXで送るという作業が発生していたため、本社の事務員の業務負担は増える一方だった。

また、各拠点の営業担当者は見積書をExcelで個別に作成し各自のPC上で管理していたので、見積書の情報共有ができないことも課題の一つだった。本社の管理者や事務員が見積金額を確認したい場合には、先ほど同様にメールでやりとりしなければならず、決して効率の良い環境とは言えなかった。

「一時期、事務員が諸事情で辞めてしまい、自分が事務作業を兼務することになりました。そのときに、旧システムはデータの検索や集計作業に手間と時間が掛かるため、人手不足を解消するためにも、新たな仕組みで抜本的な業務改善を図る必要を痛感しました」（大野氏）

そこでヤマトフーズは、業務負荷の多くの要因になっていたシステムの見直しに取り掛かり、大塚商会の『SMILE V 販売』をベースにした基幹システムの刷新に着手することとなった。

「大塚商会さんは、全国規模で幅広いIT商材を取り扱っています。中小企業の業務改善のノウハウを知り尽くしているので、当社の業務基盤をステップアップするうえで、安心してお任せすることができました」（大野氏）

『どこでもコネクト』を活用し、安全なリモートアクセス環境を整備

『SMILE V 販売』を導入する際には、バックアップシステムや無停電電源装置をパック化したオールインワンサーバー『N-Pack』を本社に設置した。そのうえで、リモートアクセスや拠点間通信を安価に実現する『どこでもコネクト』を導入。大塚商会のデータセンターを介して、各拠点や自宅、外出先などから本社の『SMILE V 販売』のサーバーにセキュアにアクセスして、販売データなどの閲覧や登録が行える環境を整備した。

「旧システムでは、自社の業務に合わせて大幅にカスタマイズを施していました。しかし今回は、豊富な機能を持つ『SMILE V 販売』の標準機能に自社の業務のやり方を合わせることで、カスタマイズ費用を最小限に抑えて業務改善を図ることが大きなポイントでした」（大野氏）

売り上げ実績などをスムーズに共有。営業からの問い合わせがゼロに

新システムは2019年度から本稼働し、顕著な導入効果をもたらしている。とりわけ、各拠点の営業担当者が自分のノートPCから本社のサーバーにアクセスして、取引先の受注状況や売り上げ実績をリアルタイムに確認できるようになったメリットは大きいという。

「営業担当者が本社の事務員に電話やメールで自分の売り上げなどの問い合わせることがなくなり、本社側でも売り上げ実績を集計して伝える手間が省けるようになりました。折しも、新システムの操作に慣れてきた頃にコロナ禍に突入しましたが、『どこでもコネクト』によるテレワーク環境が既に整っていたので、在宅勤務への移行がスムーズにできるようになり、本当に助かりました」（大野氏）

協力工場や仕入れ先ごとの発注書を自動生成し、まとめて発注できるようになったことで事務作業の負荷も大幅に軽減。FAX文書のペーパーレス化にも大きく貢献している。

自社工場ではかつて、材料を仕入れるために発注書や納品書を手書きで作成していたが、現在は本社の『SMILE V 販売』にアクセスして発注処理や出荷作業が円滑に行えるようになった。在庫管理は、今も使い慣れているExcelで行っているが、『SMILE V 販売』で日々の受注状況がリアルタイムに確認できるので、それに応じて在庫数の調整がしやすくなったという。

従来の課題の一つだった見積書の情報共有もしっかり実現している。各拠点の営業担当者は、Excelで作成した見積書を『どこでもコネクト』を使って本社のファイルサーバーのフォルダーに保管。本社の管理者や事務員は、それを参照することで見積金額や今後の注文予定を確認できるようにもなっている。

「『SMILE V 販売』のあいまい検索機能を使って、見たいデータを瞬時に参照できるようになったことも大きなメリットです。それらも加味すると、以前よりも全体の業務効率は4割くらいはアップしているように感じます」（大野氏）

「データ共有やテレワークの環境整備を低コストで実現します」

ヤマトフーズ株式会社様は、『SMILE V 販売』と『どこでもコネクト』で各自のPCからデータをリアルタイムに共有できる環境を整え、テレワークにも対応できるようになりました。現在はAI分析サービスの導入も検討されています。