豊富な標準機能とオプションで基幹システムを刷新

各自のPCで本社の販売管理システムにリモートアクセスできる環境を整え、メール/FAXによる発注業務の効率を改善

ヤマトフーズ株式会社 導入事例

卸売・小売業、飲食店1~100名製品の導入・活用支援営業・業務プロセス効率化

ヤマトフーズ株式会社は、地域資源を生かしたオリジナル商品の企画・販売を全国展開している。事業規模の拡大に伴い、『SMILE V 販売』と『どこでもコネクト』によるセキュアなインフラ環境を整備。全社員が売り上げ実績などをリアルタイムに共有できるようになり、メール/FAXによる発注業務の効率改善を図った。

  • 業務効率の向上
  • セキュリティ対策

ヤマトフーズ株式会社

導入先の概要

業種
食品製造販売業
事業内容
遊技場・アミューズメント向け商品、地域資源を生かしたオリジナル商品の企画・販売・卸売
従業員数
42名(2023年2月現在)
ホームページ
https://setouchi-lemon.jp/

導入の狙い

  • 全拠点で売り上げ実績や見積書を共有したい
  • メール/FAXによる発注業務の効率を上げたい
  • 本社の事務員の業務負担を軽減したい
  • 各自に任せていたセキュリティ対策を強化したい

解決策

  • 『SMILE V 販売』と『どこでもコネクト』によるセキュアなインフラ環境の整備
  • 『メール/FAX送信テンプレート』による事務作業軽減とペーパーレスの実現

導入したメリット

導入システム

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導入事例詳細

瀬戸内産のオリジナル食品を開発。ヒット商品で全国へ販路が拡大

大野 智宏氏

商品部 課長 商品企画・品質管理担当 大野 智宏氏

ヤマトフーズ株式会社は、2006年2月に広島市で設立された。遊技場やアミューズメント施設向けにお菓子などの景品を企画・製造・販売する事業からスタートし、全国の景品問屋に商品を供給していた。そのときに蓄積したオリジナル商品の開発ノウハウを生かし、その後、菓子・食品の企画販売メーカーおよび総合商社として大きな発展を遂げている。

その原動力となったのが、「瀬戸内レモン農園」のブランドで広島のお土産店向けにレモン関連のオリジナル商品を企画開発したことだ。特に「レモスコ シリーズ」は大ヒットし、広島県のJRや空港の売店、高速道路のサービスエリアをはじめ、全国のスーパーや百貨店でも取り扱われるようになった。近年では、オリジナル商品である呉名物の缶詰「鳥皮のみそ煮」がテレビ番組で紹介されたことをきっかけに、全国から引き合いが殺到。さらには国際宇宙ステーションにも持ち込まれたことで話題になり、販路が一気に拡大している。

商品部 課長 商品企画・品質管理担当の大野 智宏氏は、「当社の強みは、グループ企業の有機栽培の農園からレモンを調達できることです。全国的にレモンが不作のときも、地域の農園のネットワークを駆使して安定供給できる体制を整えています」と語る。

現在は、広島市西区の本社を中心に、東京営業所と兵庫・福岡駐在所で事業を展開。東広島市にある自社の食品加工工場のほか、全国の食品加工メーカーに製造を委託し、毎年6アイテムのペースで商品点数を増やしている。基本は、BtoBの卸売り販売だが、自社のオンラインショップや楽天・Amazonを利用したBtoCのネット販売も展開するなど販路が拡大している。

年々と売り上げが急増している同社にとって、これまで利用してきた販売管理システムは徐々に力不足となっていた。

ITを活用した業務改革で、旧システムの諸課題を解消

これまでヤマトフーズは、岡山県のITベンダーが開発した販売管理システムを利用していたが、事業規模が拡大するにつれ多くの課題が表面化してきた。具体的には、本社でのみシステムを運用していたので、ほかの拠点から売り上げデータなどを参照できない状況だった。各拠点の営業担当者が月の売り上げを得意先別や商品別に確認したい場合は、まず本社の事務員に電話やメールで依頼。事務員が必要な帳票を出力して各拠点の営業担当者にFAXで送るという作業が発生していたため、本社の事務員の業務負担は増える一方だった。

また、各拠点の営業担当者は見積書をExcelで個別に作成し各自のPC上で管理していたので、見積書の情報共有ができないことも課題の一つだった。本社の管理者や事務員が見積金額を確認したい場合には、先ほど同様にメールでやりとりしなければならず、決して効率の良い環境とは言えなかった。

「一時期、事務員が諸事情で辞めてしまい、自分が事務作業を兼務することになりました。そのときに、旧システムはデータの検索や集計作業に手間と時間が掛かるため、人手不足を解消するためにも、新たな仕組みで抜本的な業務改善を図る必要を痛感しました」(大野氏)

そこでヤマトフーズは、業務負荷の多くの要因になっていたシステムの見直しに取り掛かり、大塚商会の『SMILE V 販売』をベースにした基幹システムの刷新に着手することとなった。

「大塚商会さんは、全国規模で幅広いIT商材を取り扱っています。中小企業の業務改善のノウハウを知り尽くしているので、当社の業務基盤をステップアップするうえで、安心してお任せすることができました」(大野氏)

『どこでもコネクト』を活用し、安全なリモートアクセス環境を整備

『SMILE V 販売』を導入する際には、バックアップシステムや無停電電源装置をパック化したオールインワンサーバー『N-Pack』を本社に設置した。そのうえで、リモートアクセスや拠点間通信を安価に実現する『どこでもコネクト』を導入。大塚商会のデータセンターを介して、各拠点や自宅、外出先などから本社の『SMILE V 販売』のサーバーにセキュアにアクセスして、販売データなどの閲覧や登録が行える環境を整備した。

「旧システムでは、自社の業務に合わせて大幅にカスタマイズを施していました。しかし今回は、豊富な機能を持つ『SMILE V 販売』の標準機能に自社の業務のやり方を合わせることで、カスタマイズ費用を最小限に抑えて業務改善を図ることが大きなポイントでした」(大野氏)

独自の業務はオプションツールで対応

新システムでは、オプションの『SMILE V 自由帳票実行オプション』や『SMILE V メール/FAX送信テンプレート』を活用している。

『自由帳票実行オプション』では、各拠点の営業担当者の売り上げ実績を得意先別や商品別に分類して集計できる帳票を作成。工場の仕入れ先への発注書も、お菓子や食品、衛生商品など複数の業種に柔軟に対応できるように工夫を施した。同様に、『メール/FAX送信テンプレート』も有効活用。得意先からFAXで送られてきた注文は、『SMILE V 販売』に入力し、当日のデータが蓄積された時点で、協力工場や仕入れ先ごとに発注書を自動生成し、1回のメール/FAX送信で発注業務が効率良く行える業務環境を整えた。

「以前は得意先からメールやFAXで届く注文内容を、注文ごとに紙の発注書を作成して仕入れ先へFAX送信していましたが、現在は、その手間が一気に省けるようになりました。FAXを日に何度も送ることがなくなったので、仕入れ先からも喜ばれています」

『SMILE V 販売』から標準実装された開発ツール『Custom AP Builder(CAB)』も有効活用。CABで作成した帳票など頻繁に利用する処理はトップメニューの画面に配置し、より使いやすいインターフェイスに改善している。

「大塚商会さんの提案を受けて、ワンコイン・ビジネスセキュリティサービスも導入しました。これまで各自に任せていたPC端末のセキュリティ対策が、Web上で一元管理できるので、安心して日々の業務に専念できます」(大野氏)

売り上げ実績などをスムーズに共有。営業からの問い合わせがゼロに

新システムは2019年度から本稼働し、顕著な導入効果をもたらしている。とりわけ、各拠点の営業担当者が自分のノートPCから本社のサーバーにアクセスして、取引先の受注状況や売り上げ実績をリアルタイムに確認できるようになったメリットは大きいという。

「営業担当者が本社の事務員に電話やメールで自分の売り上げなどの問い合わせることがなくなり、本社側でも売り上げ実績を集計して伝える手間が省けるようになりました。折しも、新システムの操作に慣れてきた頃にコロナ禍に突入しましたが、『どこでもコネクトによるテレワーク環境が既に整っていたので、在宅勤務への移行がスムーズにできるようになり、本当に助かりました」(大野氏)

協力工場や仕入れ先ごとの発注書を自動生成し、まとめて発注できるようになったことで事務作業の負荷も大幅に軽減。FAX文書のペーパーレス化にも大きく貢献している

自社工場ではかつて、材料を仕入れるために発注書や納品書を手書きで作成していたが、現在は本社の『SMILE V 販売』にアクセスして発注処理や出荷作業が円滑に行えるようになった。在庫管理は、今も使い慣れているExcelで行っているが、『SMILE V 販売』で日々の受注状況がリアルタイムに確認できるので、それに応じて在庫数の調整がしやすくなったという。

従来の課題の一つだった見積書の情報共有もしっかり実現している。各拠点の営業担当者は、Excelで作成した見積書を『どこでもコネクト』を使って本社のファイルサーバーのフォルダーに保管。本社の管理者や事務員は、それを参照することで見積金額や今後の注文予定を確認できるようにもなっている。

「『SMILE V 販売』のあいまい検索機能を使って、見たいデータを瞬時に参照できるようになったことも大きなメリットです。それらも加味すると、以前よりも全体の業務効率は4割くらいはアップしているように感じます」(大野氏)

『SMILE V 販売』から標準実装された開発ツール『Custom AP Builder(CAB)』で作成した帳票など、頻繁に利用する処理をトップメニューに配置しインターフェイスも改善

『SMILE V 販売』から標準実装された開発ツール『Custom AP Builder(CAB)』で作成した帳票など、頻繁に利用する処理をトップメニューに配置しインターフェイスも改善

受注入力した商品を発注先ごとに自動で分類し、一括してメール/FAX送信することで事務作業の軽減とペーパーレス化を図った

受注入力した商品を発注先ごとに自動で分類し、一括してメール/FAX送信することで事務作業の軽減とペーパーレス化を図った

今後はAI分析サービス『dotData』の導入も検討

今後は、『SMILE V 2nd Edition 販売』へ移行し、さらなる業務効率の向上を図る予定だ。その際、AI分析サービス『dotData』を活用し、過去実績データの傾向を基に需要予測が行える環境を整備することも視野に入れている。

同時に、大手の取引先とはWeb-EDIで受発注業務の効率改善を図る取り組みも検討している。ただし、小規模な取引先は今後もFAXによるやりとりが中心となるため、FAXの注文書を電子化しPCの画面上で確認しながら即座に納期回答が円滑に行える環境を整備することも今後の課題の一つだという。今回のシステム導入を機に、ITを活用した業務改革が大きく進展しつつある。

大塚商会担当者からのコメント

「データ共有やテレワークの環境整備を低コストで実現します」

ヤマトフーズ株式会社様は、『SMILE V 販売』と『どこでもコネクト』で各自のPCからデータをリアルタイムに共有できる環境を整え、テレワークにも対応できるようになりました。現在はAI分析サービスの導入も検討されています。

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  • 印刷して稟議書に添付して
  • 印刷して会議資料に

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  • * 本事例中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞などは取材時点のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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