取引の電子化、RPAでの経理・労務管理で業務効率アップ

群馬県太田市の株式会社山梅（以下、山梅）は、1941年創業の造園会社だ。樹木生産から企画設計、施工、メンテナンスまでワンストップで行う体制を整え、都市計画に伴う公園整備や住宅の植栽など、関東圏全体の多様な造園ニーズに応えている。

近年は、「造園」の枠にとらわれず「緑の価値」をより大きくすることでの社会貢献を目指し、緑を通して感情を揺さぶる「Green Emotion®」な取り組みに注力。生物多様性の保全活動や、野菜作りを通して「土作り」を学ぶ活動など、社員の個性を生かし成長を促進するオリジナルのプロジェクト制度を推進している。「当社の理念は、『緑といっしょに社員がよろこび　お客様がよろこび　地域がよろこび　地球をよろこばす』です。こうして皆をよろこばせるのが、山梅らしさなんです」と語るのは、代表取締役社長の山田 通明氏だ。

2014年、同社はまずグループウェアとして『eValue NS』を導入、スケジュールや日報、申請などの電子化に踏み切り、全社にわたる情報共有をスタート。営業日報管理テンプレートと組み合わせての社内コミュニケーション強化などを経て、現在はアップグレードした『eValue V』を運用している。続いて、緑地メンテナンスなど定期契約案件の管理業務を効率化するため、ビルメンテナンス業ソフトと『SMILE BS 2nd Edition 会計』を導入し、両者を連携させて運用。同時に『プロジェクト原価管理オプション』を追加、造園工事業の予算管理データと会計データを連動させ、決算時のデータ突き合わせ・修正にかかる負担を大幅に軽減、月次決算の早期化も実現した。その後『販売』『人事給与』『CAB（開発ツール）』も追加され、会計データ処理のスピードアップをはじめとした、大幅な業務効率の改善を実現。アップグレードを経て『SMILE V』となった現在、同社の基幹業務を根幹から支える存在となっている。

近年はRPAツールに独自のサービス＆サポートを付与した『たよれーる WinActor』、電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』、クラウド人事労務ソフト『SmartHR』、クラウド型勤怠管理システム『勤革時』などを導入し、さらに大塚商会オリジナルIDaaS『OTSUKA GATE』も導入してクラウドサービスへのセキュアなアクセス環境を実現している。

「一番参考になったのは大塚商会さん自身の働き方や仕事の進め方です。例えば『大塚商会の営業職や技術職はどんなシステムやフローで情報を共有しているのか』といったところを見せていただいて、勉強しました」と専務取締役の大沢 将士氏は振り返る。

「システムはサイクルの早いものなので、大塚商会さんの実践ソリューションフェアは担当者に必ず参加してもらっています。先日行われたフェアには私も同行し、展示内容の豊富さに驚きました。そんな中でも、山梅をよくご存じの大塚商会さんなら、当社に合うものを吟味して接点を作ってくださる点が心強いです」（山田氏）

近年導入したRPAツール・サービス＆サポート『たよれーる WinActor』の活躍の場の一つは「勤怠管理」だという。クラウド型勤怠管理システム『勤革時』とRPAツール『たよれーる WinActor』を活用し、それまで総務部のスタッフが処理していた勤怠登録やアルコールチェックのアラートを自動化した。

「所定の手順どおりに勤怠登録やアルコールチェックを済ませていない社員を対象にアラートを出すのですが、RPAとはいえ機械的な印象にならないよう、当社のイメージキャラクターである『うめた』からのお知らせという形を取っています。愛嬌のあるうめたが相手だと、みんな素直に『すみませんでした』と対応してくれますね」と、総務部 部長の山形 和佳子氏は笑顔をのぞかせる。

また、帳票書類のデータ確認でも『たよれーる WinActor』が力を発揮しているという。「月締めの数字が合っているかチェックする」作業は、以前は紙の伝票を使い、人力で突き合わせていたので丸3日かかっていた。この作業をRPAに任せ、エラーを検出した箇所だけ人が確認する体制にしたところ、足掛け2日にはなるものの、実質1日程度まで作業時間が短縮したのだという。

このように、月次の経理処理や労務管理の工数を大幅に削減できたことで「忙しいと22時ごろまで会社にいることもあった」という総務部の残業時間は「1人あたり月10時間以下」まで削減された。事務処理の余裕が大きくなったことで、人力だけで処理していた際の「無駄な部分」も見えるようになってきた。

「まずRPAありきで業務フローを考えるようになりましたね。例えば現在は、RPAの処理完了を待つ時間があるので『この待ち時間を生かせる働き方は？』といったことを模索しています」（山形氏）