名刺管理は複合機のスキャンで簡単一元管理が可能

テレワークなどの普及により、企業の営業スタイルも多様化しました。営業の効率を上げるには、顧客情報の基となる名刺をデジタル化して、社内で一元管理していくことが大切です。

「名刺」の歴史は2000年以上!?

中国で発祥したと言われる名刺の歴史は古く、2000年以上前にさかのぼります。当時は紙がなく、木や竹に名前を彫って記していたため、「刺」という漢字が使われるようになったといいます。日本では江戸時代からで、訪問先に相手が不在だった際、紙に名前を書いて置いて帰ったのが始まりと言われています。その後、上流階級の社交場で交流を深めるために名前を書いた紙を交換するようになり、ビジネスで使われるようになったのは昭和に入ってからになります。

「名刺」は各従業員の財産!?

名刺を交換したら、事務所に戻り自分が所有する名刺フォルダーなどで管理しているという会社も多いかもしれません。その場合、社内で共有することは難しく、従業員個人で管理し、交換した名刺の数はその従業員だけの財産になっているかもしれません。

「名刺」は社内で共有するものへ

名刺は個人で管理し、個人の財産としたままでは企業として、業務の効率化や多様化する働き方に対応していくことが難しくなってきました。企業全体や事業部ごとに情報を共有し、営業戦略や経営戦略を立てていかなければ、変化のスピードが速くなった現代のビジネス環境から取り残されてしまうかもしれません。名刺情報は企業が生き抜くために共有すべき情報の一つになります。

名刺情報の共有に手間がかかっていては意味がない

名刺情報を共有しようと、表計算ソフトで作った顧客リストへ名刺の情報の入力するという作業を行っている企業もあるかもしれません。これでは、重複する情報があったり、入力ミスが発生したりすることもありますし、そもそも社外への持ち出しができず、社内でしか見られないということもあるかもしれません。それでは、いざ情報を活用しようとしても検索に手こずったり、情報が間違っていたり、また、外出先やテレワークの際には利用できないなど、運用が煩雑なうえ、使い勝手の悪いものになってしまいます。

名刺は「データ化」と「一元管理」が鉄則

名刺情報を共有し、活用していくためには、まず「データ化」することが第一歩になります。データ化した名刺情報を名刺管理システムに取り込むと「一元管理」ができるようになり、名刺情報の検索や情報のひもづけなど、さまざまな応用ができるようになります。

交換した名刺を一元管理するメリット

名刺を従業員が各自で管理していたり、表計算ソフトなどで作った顧客リストで管理していたりする企業もまだまだ多いかと思いますが、名刺管理システムで一元管理するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

顧客情報を可視化

新規の営業先を探す際、これまで誰かがアプローチをしていないかどうか、もしアプローチしていた場合、誰が、どの相手にアプローチしたのか、さらに相手方の部署や役職も一目で分かります。誰が、どの顧客と過去にどのような商談をしていたかということが分かれば、以前、アプローチした人との連携が可能になり、紹介してもらうなど、初回アプローチのステップを飛ばして、効率的に商談を進めることができます。

属人化や情報持ち出しを回避

名刺をデジタル化し、名刺管理システムで一元管理することで、退職や異動時の引き継ぎがしやすくなります。また、名刺を一元管理しておけば、名刺交換した当人にしか分からないという名刺情報の属人化や、退職者が名刺情報を引き継がずにそのまま持ち出してしまい、顧客との関係が途切れてしまうという恐れもなくなります。

営業業務の効率化

名刺管理システムがあれば、外出先などでもパソコンやスマートフォンから名刺情報を閲覧することができますので、大量の名刺を持ち歩く必要はありません。また、必要な時に必要な情報をすぐに引き出すことも可能になります。

ホットプロファイルLiteで
カンタン名刺管理

大塚商会が提供するホットプロファイル Lite（ホットプロファイルライト）

大塚商会では、ホットプロファイルの特長でもある名刺管理機能を当社限定で特別パッケージにした「Lite版」をご提供しています。機能を限定することで導入のハードルを下げ、名刺を電子化（データ化）し、システムでの名刺管理・整理を簡単に始めることができます。

「名刺の検索・管理」の便利な特長

データ化された名刺は、名前や会社名の検索はもちろん、名刺データに登録された情報に基づいて、現在地から近くの訪問先を検索することができます。また、社内で同一人物の名刺が複数登録してあっても自動で名寄せを行い、1人の人物情報として最新の情報管理・共有をすることができます。

面識のある顧客と社内の「つながり」を通知

データ化された名刺は、名前や会社名の検索はもちろん、名刺データに登録された情報に基づいて、現在地から近くの訪問先を検索することができます。

また、社内で同一人物の名刺が複数登録してあっても自動で名寄せを行い、1人の人物情報として最新の情報管理・共有をすることができます。

ホットプロファイル Liteの機能一覧

名刺データ化: オペレーター入力／複合機からデータ化依頼／名刺データ転送ツール／スマートフォンアプリからデータ化依頼
名刺の共有・活用: 名刺の自動名寄せ／組織ツリー表示／同一人物との接触通知／企業属性付与／人事異動ニュース／企業ニュース
外部サービス連携: メーラー連携／Office 365 連携
スマートフォンアプリ: 名刺閲覧・検索／名刺のデータ化依頼／近隣の顧客検索／人物の最新情報閲覧

複合機との連携で運用も簡単

営業活動にさまざまなメリットをもたらすホットプロファイル Liteは、名刺のスキャン作業も、複合機アプリケーションの「Quickスキャン」と連携することで、簡単に取り込みが可能です。名刺管理機能にフォーカスしているので操作方法もシンプルで無理なく活用できます。また、最新の複合機では、ADF（オートドキュメントフィーダー）に名刺をセットして一気に読み込むことが可能です。

リコー最新複合機

Quickスキャン

名刺管理連携「ホットプロファイル Lite」