【e-文書法】スキャナー保存のポイントとは?

請求書や領収書などのスキャナー保存の要件が緩和! 導入しやすくなっています

請求書や領収書などの電子化保存が認められている「e-文書法」。2015年、2016年と要件が緩和され普及が進んでいます。ここではスキャナー保存の運用効率化のポイントをご紹介します。

2年連続でスキャナー保存の要件が緩和!

2015年9月、請求書や領収書などの保管に困っている企業が多い中「電子帳簿保存法」が改正され、国税関係書類の電子化(スキャニング)による保存が一定の要件を満たせば可能になりました。

<2015年に改正された内容>

  • 3万円以上の契約書・領収書も電子化による保存が可能になった
  • 電子署名が不要になった(IDなどのログ情報やタイムスタンプ情報は必要)

大幅に緩和されたとはいえ、この時点では請求書や領収書を電子化する際に使用する機器は原稿台と一体型(固定型)しか認められておらず、まだまだ扱いが難しい状態でした。

そこで翌2016年にさらに改正が行われ、この「原稿台と一体型(固定型)」の要件が緩和されました。

2016年の改正では「スマートフォン」や「デジタルカメラ」での読み取りもOKに!

2016年の改正での大きな変化は、スマートフォンやデジタルカメラでも読み取りが認められるようになったことです。これにより今まで社内でしかできなかった請求書や領収書の電子化が、いつでもどこでも行えるようになったのです。

<2016年に改正された内容>

  • 読み取りはスマートフォンやデジタルカメラでもOK。(「原稿台と一体型に限る」の条件から緩和)
  • * 小規模事業者の特例(製造業その他20名以下、商業サービス業5名以下の企業)

スキャナー保存のメリットは「さまざまなコスト・手間が削減できる」こと

スキャナー保存を導入すれば、経理担当の工数削減や、証憑の保管スペースの削減など、多くのコスト削減メリットがあります。代表的なメリットを見てみましょう。

メリット1 保管スペース、保管コストが削減!

保存場所にもコストがかかっています。賃貸事務所を利用している場合、キャビネットで使用しているスペースにも賃料がかかります。スキャナー保存によりキャビネットのスペースが不要になり、有効活用できます。

メリット2 ファイリング、バインダー作成の手間が不要に!

経理に届く証憑はタイミングがバラバラです。今まで証憑が届く度に行っていた「あいうえお順やその他番号順に並び替えてバインダーに綴じる」といった面倒なファイリング作業が不要になります。

メリット3 証憑を探す時間が「電子化」により大幅削減!

毎回バインダーから手作業で証憑を探し出していたものが、電子化されていれば自席のPCからすぐに検索できるので、検索にかける時間の短縮が可能になります。

「いかに楽にスキャンするか」が運用効率化のポイント

いくら規制が緩和されたとはいっても、運用していくには守らなければならないさまざまな条件があります。電子化作業に手間がかかってしまうと、社員から敬遠され活用が進まない可能性もあります。運用を効率化させるポイントは難しい操作をすることなく、楽にスキャンできる仕組みを整えることです。

複合機のカンタン操作で便利に電子化!「Quickスキャン e-文書対応オプション」

リコーの複合機と複合機アプリケーション「Quickスキャン e-文書対応オプション」と連携すれば、複合機でスキャンした領収書や請求書をタイムスタンプ付きのPDFに変換・保存できます。また、登録されているPDFのタイムスタンプの有効性を調べる一括検証ツールも付いているので、改ざんの有無を簡単にチェックできます。

「Quickスキャン e-文書対応オプション」は、低コスト導入が可能、コンサルが不要、アプリ提供(領収書・請求書)で導入がしやすく、簡単に運用ができるソリューションです。

スキャナー保存の方法について
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【まとめ】規制緩和で導入しやすくなった領収書・請求書のスキャナー保存

e-文書法におけるスキャナー保存は、請求書や領収書などの国税書類に関することなので多くの企業に関係します。スキャナー保存を行うことで業務効率の向上やコスト削減などのメリットが得られるので、早めに検討するのがお勧めです。

大塚商会では今回ご紹介した以外にも、請求書や領収書を電子化する効果的な方法をご紹介しています。お客様の会社で、何から始めればよいか分からないといったお困りごとがあれば、お気軽にご相談ください。ご要望、費用に合わせて最適な提案や成功のポイントなどをご紹介します。

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