【e-文書法】スキャナー保存のポイントとは？

請求書や領収書などのスキャナー保存の要件が緩和！導入しやすくなっています

請求書や領収書などの電子化保存が認められている「e-文書法」。2015年、2016年と要件が緩和され普及が進んでいます。ここではスキャナー保存の運用効率化のポイントをご紹介します。

2年連続でスキャナー保存の要件が緩和！

2015年9月、請求書や領収書などの保管に困っている企業が多い中「電子帳簿保存法」が改正され、国税関係書類の電子化（スキャニング）による保存が一定の要件を満たせば可能になりました。

＜2015年に改正された内容＞

大幅に緩和されたとはいえ、この時点では請求書や領収書を電子化する際に使用する機器は原稿台と一体型（固定型）しか認められておらず、まだまだ扱いが難しい状態でした。

そこで翌2016年にさらに改正が行われ、この「原稿台と一体型（固定型）」の要件が緩和されました。

2016年の改正での大きな変化は、スマートフォンやデジタルカメラでも読み取りが認められるようになったことです。これにより今まで社内でしかできなかった請求書や領収書の電子化が、いつでもどこでも行えるようになったのです。

＜2016年に改正された内容＞

スキャナー保存を導入すれば、経理担当の工数削減や、証憑の保管スペースの削減など、多くのコスト削減メリットがあります。代表的なメリットを見てみましょう。

保存場所にもコストがかかっています。賃貸事務所を利用している場合、キャビネットで使用しているスペースにも賃料がかかります。スキャナー保存によりキャビネットのスペースが不要になり、有効活用できます。

経理に届く証憑はタイミングがバラバラです。今まで証憑が届く度に行っていた「あいうえお順やその他番号順に並び替えてバインダーに綴じる」といった面倒なファイリング作業が不要になります。

毎回バインダーから手作業で証憑を探し出していたものが、電子化されていれば自席のPCからすぐに検索できるので、検索にかける時間の短縮が可能になります。

いくら規制が緩和されたとはいっても、運用していくには守らなければならないさまざまな条件があります。電子化作業に手間がかかってしまうと、社員から敬遠され活用が進まない可能性もあります。運用を効率化させるポイントは難しい操作をすることなく、楽にスキャンできる仕組みを整えることです。

スキャナー保存の方法について
お気軽にご相談ください

e-文書法におけるスキャナー保存は、請求書や領収書などの国税書類に関することなので多くの企業に関係します。スキャナー保存を行うことで業務効率の向上やコスト削減などのメリットが得られるので、早めに検討するのがお勧めです。

大塚商会では、請求書や領収書を電子化する効果的な方法をご紹介しています。お客様の会社で、何から始めればよいか分からないといったお困りごとがあれば、お気軽にご相談ください。ご要望、費用に合わせて最適な提案や成功のポイントなどをご紹介します。

この一冊で複合機でできることが分かるカタログを無料でダウンロード

複合機とは何か？事務・営業・経営の立場から複合機の利用シーンをまとめてご紹介します。

など