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よく目にする「電帳法」と「改正」とは?

政府の電子化促進の中、よく目にすることが増えた「電帳法の改正」。今回は電子データの保存に必要な「電帳法」と「改正」についてわかりやすくご紹介します。

そもそも「電子帳簿保存法」とは?

電子帳簿保存法は通称であり、正しくは「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。「電帳法」と、さらに略された名称で認識されている方もいるかもしれません。電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めるために1998年に制定された法律です。

意外と知らない?見積書や領収書も法令で保存期間が定められています

会社で保存しておかなければならない書類は身近なものでもたくさんあります。契約書や請求書、見積書、注文書、領収書などの国税関係書類と呼ばれる書類も保存期間が決められています。

国税関係帳簿書類の一例
  • 取引証憑(しょうひょう)書類(請求書、注文請け書、契約書、見積書、仕入れ伝票など)
  • 源泉徴収簿(賃金台帳)
  • 現金の収受、払い出し、預貯金の預け入れ・引き出しに際して作成された取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用証、小切手、手形控え、振り込み通知書など)
その他の書類一例
  • 労働時間を記録するタイムカード
  • 労働者名簿
  • 健康保険・厚生年金保険に関する書類(資格取得確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書など)

「電子帳簿保存法」は、そういった国税関係帳簿書類の電子保存を認めた法律

書類の保存期間は、書類によって短いものだと1~2年、長いものだと5年や10年、または永久に保存する必要がある書類もあります。そういったさまざまな書類の保存で多くでる課題が、書類を長期保管するスペースです。企業によってはオフィス内で収まらず、外部倉庫に保管しているケースも少なくありません。

そういった課題の解決につながるのが「電子帳簿保存法」です。「電子帳簿保存法」の保存対象は、原則7年や10年の保存が義務付けられている国税関係帳簿書類、またはそれと同じ働きをする電子データです。電子帳簿保存法を適用させますと、例えば、紙で来た請求書をスキャナーで読み取ったものやメールで受け取った見積りデータ、その他電子上でやり取りをした取引関係データといったものが電子データで保存できるようになります。そうすれば、電子データを紙に印刷する必要がないため、印紙代や紙代のコスト削減はもちろん、フォルダーにファイリングして保存しておく必要もなくなるため、保管スペースを確保する必要もありません。書類の検索、郵送といった作業も削減され、業務の効率化が可能となります。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の違い

法定保存義務のある書類の電子保存について定めた法律で、e-文書法という法律もあります。e-文書法は通称であり、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の二つの法律の通称となります。「電子帳簿保存法」と「e-文書法」は混同されがちですが、下記のような違いがあります。

主な違いを簡単にご紹介

電子帳簿保存法
  • 7年や10年の保管が必要な国税関係書類の電子化を認める法律
e-文書法
  • さまざまな書類の電子保存を認める法律で、約250本の法律に対して適用
  • 医療や保険関係、証券や建築に関係する保存義務のある文書なども対象

電子帳簿保存法の改正について

国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める「電子帳簿保存法」は、過去に何度か改正されています。内容の多くは、保存要件の緩和です。

法律の適用を受けるためには保存要件が多く、多くの企業で導入が進まず

電帳法の成立当初は、法律の適用を受けるための保存要件が多く、導入を検討する企業にとって大きなハードルとなっていました。例えば、紙で受領(じゅりょう)した国税関係書類を電子データに代えて保存する場合、運用開始の数カ月前までに、所轄の税務署へ利用するシステムなどの申請を行う必要があったほか、一定期間は紙の原本を保存し続けるなどの要件がありました。

また、領収書などを受領して最短3営業日以内に電子化しなければならないなどのハードルもあり、多くの企業で導入が進まず紙での保存方法を採用したままにとどまるケースがほとんどでした。

「改正」の内容の多くは、保存要件の「緩和」

そのような課題を解決し始めてきたのが、「電子帳簿保存法(電帳法)の改正」です。電子帳簿保存法の改正は過去に何度か行われ、その度に保存要件は徐々に緩和されてきました。現在でも見直しは続き、規制の緩和が続いてます。

要件の緩和はされても要件はまだ多く、電子取引におけるデータは電子保存が必須に

電帳法は緩和されますものの、企業の中には電帳法適用外の書類もあるため、電子データに代えることができるのか、紙のままの保存が求められるのか、厳密に区別した運用が必要になります。また、電帳法の適用範囲の中でも、「電子上でやり取りをされた取引(電子取引)データの電子保存」が必須になるため、そのような電子データを紙に出力して保存されている方は、電子保存するための導入を検討する必要が出てきます。今回の改正では、このように企業への電帳法の理解と適切な対応が求められるようになります。

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