こんなに便利! 複合機の名刺管理

複合機を使えば大量の名刺でも簡単にデータ化・管理・活用できる

名刺が多過ぎて必要な時に名刺が探し出せない…こんなお悩みはありませんか? 複合機を活用すれば、一度に複数の名刺をデータ化でき、個人や会社で名刺情報を管理・活用しやすくなります。

少ない費用で簡単に名刺管理ができる!

名刺情報をデータ化するのがいいと分かっていても、手入力でデータ化すると登録ミスが起きたり、登録する時間がなかったりと、データ化するのは大変な作業と思いがち…。でも、自社にある複合機のスキャナー機能を利用すれば、既存の資産を使って簡単に名刺情報をデータ化することができます。「あまり費用をかけずにとりあえず名刺情報をデータベース化したい」というお客様におすすめです。

以下では、リコーの複合機と複合機アプリケーション「Quickスキャン」の機能を利用し、大量の名刺情報を管理・活用するソフトウェア「やさしく名刺ファイリングPRO」を連携させた、名刺情報のデータ化から活用方法、ポイントについてご紹介していきます。

ポイント1 名刺を簡単にデータ化

名刺をデータ化するには、OCR(Optical Character Reader)という文字認識機能を使ってスキャニングします。これにより名刺に印刷された文字・数字・記号などはテキストとして変換され、データ抽出ができるようになります。

名刺を複合機の原稿台にランダムに並べてスキャンするだけ!

名刺を複合機の原稿台に並べてスキャンするだけの簡単操作。キレイに並べなくても社名や氏名等の文字情報を認識し、自動でデータベース化できます。裏面もスキャンすれば両面の登録も可能です。(注)

複合機を活用することで、これまで名刺データの作成にかかった面倒な作業が効率的になります。

  • (注)名刺裏面の認識結果については利用できる機能に制限があります。

ポイント2 名刺の整理・検索

データベースに取り込んだ名刺情報は、管理や検索しやすいように表示を切り替えることができます。キーワードからの詳細な検索も可能で、重複した名刺を検索する機能や串(くし)刺し検索などもあります。

表示画面の例

  • Excelのような一覧での表示
  • 名刺画像を並べて表示
  • 名刺画像と名刺情報を一画面で表示 など

ポイント3 名刺の活用

データ化した名刺情報は社内のさまざまな用途に活用できます。

名刺データの活用例

  • Excel形式に出力できるので住所録や名簿リストを簡単に作成
  • CSVや年賀状ソフトなどのさまざまなファイル形式に出力
  • 地図検索、Web検索、経路検索、メール作成などと連携

他(ほか)にも便利な名刺管理の方法をご提案しています

大塚商会では今回ご紹介した名刺管理の他(ほか)にも、便利な名刺管理ソリューションをご用意しています。いずれも複合機からスキャンしたデータを連携できる便利なソリューションです。

  • 外出先からでも、安全・簡単に社内の名刺情報を閲覧・共有できる「オンラインストレージ」
  • 強固なセキュリティ・ログ監視機能で、名刺情報を部や課ごとに共有し一元管理する「名刺ファイリングサーバー」 など

お客様の業務内容や活用内容に合わせて最適なソリューションをご紹介していますので、名刺管理でお困りごとがあればお気軽にご相談ください。

複合機を使った便利な
電子化の方法をご紹介

おすすめは、複合機で簡単に名刺を電子化できる「Quickスキャン」

複合機の電子化ソリューション「Quickスキャン」を活用すれば、スキャンなどの基本機能から、クラウドを使ったソリューション、文書管理、タイムスタンプまで、マルチな機能をお使いいただけます。ぜひお試しください。

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