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従来は、請求書や領収書、会計書類などの「国税関係帳簿書類」に該当する書類は、原則紙媒体で保管する必要がありました。しかし、現在は、「電子帳簿保存法」によって要件を満たせば電子化が可能とされています。
近年は電子データのやりとりが急増し、書類のデジタル化がさらに進んだことから、2022年1月に国税関係帳簿書類の電子化要件が緩和される法律改正が実施されました。
この記事では、改正電子帳簿保存法の概要や経理書類を電子化する際の注意点、経理書類の電子化におすすめのソリューションについて詳しく解説します。
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿などの書類を電子データとして保存するためのルールを定めた法律です。
法律で定められた要件を満たせば、従来は紙による保管が義務付けられていた帳簿書類を、電子データとして保存できます。
創設当初は電子化への要件が厳しく、企業が導入するには高いハードルがありました。しかし、複数回の法改正によって要件の緩和が図られ、現在はより多くの企業が取り入れやすくなりました。
ここでは、最新の改正のポイントについて解説します。
改正前の電子帳簿保存法では、書類を電子データで保存するためには、所管の税務署への事前申請および承認が必要でした。具体的には、適用を開始する3カ月前までに、電子保存の申請書を所轄税務署に提出しなければなりませんでした。
さらに、電子保存したい書類の種類や、使用するシステムの名称とその台数、保存場所といったさまざまな情報を申請書に具体的に記入する必要がありました。
加えてシステム自体も承認前から準備を進めておく必要があったため、手続きの煩雑さと、準備にかかる時間や手間などを理由に、電子化に積極的な企業は少なかったのです。
しかし、法律の改正によって税務署への申請および承認が不要となり、法令に対応する準備が整い次第、すぐに運用を開始できるようになったことで、電子化を進める企業が増えてきました。
法改正により緩和された要件がある一方で、厳格化された部分もあります。
従来の電子帳簿保存法では、「電磁的記録の出力書面等の保存をもって当該電磁的記録に代えることができる措置」がありましたが、2022年以降は改正により廃止され、電子取引で受け取った発注書や請求書などの書類を紙に出力して保存することが原則できなくなりました。
電子取引とは、紙媒体以外のデータのやりとり全てが該当します。例えば、クラウドでの請求書発行システムやEDI取引などのほか、PDF請求書などをメールに添付して送付する方法なども含まれます。
また、データの保存においては、受領した書類データに速やかにタイムスタンプを付与することが義務付けられています。訂正や変更を行う際は、その事実を確認できるシステムでの保存が求められます。
一方で、一連の対応が間に合わない中小企業などの声を受けて、2023年の12月31日までの電子取引については紙での出力を認める猶予期間を設けています。しかし、これはあくまでやむを得ない事情があると所轄税務署長が認め、なおかつその後の税務調査などで明瞭な書類として提出できる場合に限ります。
さらに、令和5年度税制改正大綱により、2024年以降も紙に出力しての保存が認められるようになりました。ただし、税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求めにも応じられるようにしておかなくてはなりません。
2022年の電子帳簿保存法の改正内容を基に、経理書類の電子化に関する注意点を具体的に解説します。
電子帳簿保存法における保存方法としては、以下の3種類が挙げられます。
PCや会計ソフトなどの電子計算機を用いて自社で作成した書類や帳簿を、作成データのまま保存する方法。
取引先などから「紙媒体」で受け取った書類にタイムスタンプを付与し、画像データとして保存する方法。
クラウド経由でのダウンロードやメールでの取引など、相手先からデータで授受した取引情報に、タイムスタンプを付与するなどして、書類をデータで保存する方法。
これらの保存要件に該当する書類の種類は大きく分けて「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類があります。以下は、具体的な対象書類を表にしています。
また、電子帳簿の保存要件は、「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」に区分されるようになりました。
「優良な電子帳簿」と認められた保存義務者は、該当する国税関係帳簿に関して申告漏れがあった際に課せられる過少申告加算税が、5％軽減される措置が整備されました。なお、今回の法改正によって、優良な電子帳簿としての要件を満たさない電子帳簿についても電磁的記録による保存が可能となりました。
改定後の主な電子帳簿保存要件概要は以下のとおりです。
| 保存要件の一例 | 優良 | その他 |
|---|---|---|
| システム関係書類等を備え付けること | 〇 | 〇 |
| 保存場所に、電子計算機（PC等）、プログラム、ディスプレイ、 プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、 画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で 速やかに出力できること | 〇 | 〇 |
| 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの 求めに応じることができるようにしていること | － | 〇※ |
※優良の条件を全て満たしている場合は不要
改正電子帳簿保存法に対応するためには、システム選びも重要です。
国税庁公認のJIIMA（公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会）の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」により認証されたシステムを選ぶのも有効です。さらに、社内環境に応じた柔軟な対応ができるシステムの構築が鍵になります。
システムを選ぶ際は、以下の二つを重点的に考慮しましょう。
可視性の確保とは、各電子データから必要な情報が確実に読み取れる機能のことを指します。具体的には、取引先名や取引した日付、金額といった情報を項目別に表示し、すぐに検索できるような工夫が必要です。また、データ編集や改ざんが行われていないかをチェックできる機能があることも重要です。
真実性の確保の要件を満たすには、アップロードした電子データについて、編集や修正、改ざんなどが行われていないかを自動的に記録できるようにする、もしくはそれが行えない場合、編集や削除を行えないようにシステムを機能させる必要があります。具体的には、タイムスタンプを付与できるシステムが有効です。タイムスタンプの導入が難しい場合は、訂正や削除の履歴が自動的に記録されるシステムの導入が重要です。同時に、訂正や削除行為の防止に即した事務処理規定の構築にも取り組みましょう。
税務署への事前承認申請が廃止になるなど、緩和された部分がある反面、罰則規定のペナルティーは強化されています。
例えば、保存データの画素数が足りないといった保存規定への違反や、書類を受け取った際に読み取るまでの期限を守らなかった、スキャンしたデータの原本を定期検査までに破棄してしまったなどの違反行為に対して、罰則が科せられることがあります。
罰則の内容としては、以下が挙げられます。
なお、国税庁が公開している「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」では、「電子取引の保存要件を満たしていない場合、青色申告の承認が取り消されてしまうのでしょうか」という問いに対して、「災害等による事情がなく、その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます」と明確に回答しています。
青色申告が取り消しとなれば、企業の信用を損ねるきっかけにもなり得ます。罰則を受けないようにしっかりと対策を練ることが重要です。
電子帳簿保存法は設立当時と比較して要件がかなり緩和されたとはいえ、改正の内容に準じて、電子化が望ましい書類とそうでない書類を綿密に区別しながら運用する必要があります。
改正電子帳簿保存法に対応した書類の電子化を検討している方は、ぜひ大塚商会のソリューションをご活用ください。
「スキャナ保存制度」と「電子取引情報の保存」に対応しており、電子データ、紙媒体などあらゆる形式の請求書に対応した経理の支払い、計上業務を自動化するクラウドサービスです。
請求書や納品書、取締役会議事録などの法定保存文書を全て電子化し、スキャナ保存文書と電子取引データを統合的に管理できます。電子帳簿保存法に対応しており、税務対応の認定タイムスタンプが全ての契約書へ無料で付与されます。タイムスタンプは10年間有効で、長期保存の契約書などでは押し増しによりさらに10年延長が可能です。
電子帳簿保存法はたびたび改正がなされてきました。企業の環境に応じて柔軟に対応するためには、改正の内容をしっかりと把握する必要があります。
また、緩和される内容が増えてきたとはいえ、ペナルティーが強化された側面もありますから、データの電子化にはシステム構築など、綿密な対策を講じる必要があります。
「関係書類の電子化に不安を抱えている」「電子帳簿保存法対応サービスの導入を検討中」のご担当者様は、大塚商会のトータルサポートをぜひご活用ください。
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