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文書の発生(スキャニング<電子化>)

紙の電子化・スキャン作業には、大変な時間と労力がかかります。紙文書の電子化は、豊富な実績を持つ大塚商会にお任せください。短時間・安価で紙文書の電子化を行います。

文書の発生(スキャニング<電子化>)をサポート

スキャン作業にかかる手間と時間は膨大

オフィスの省スペース化、検索性の向上、セキュリティの強化など、紙の文書を電子化することは、オフィスにとってさまざまなメリットを生み出します。

しかし、紙の電子化作業は、

  1. バインダからファイルを取り出す
  2. ステープルを外す
  3. 紙折りの展開
  4. 両面原稿が存在するかのチェック
  5. 試しスキャンから濃度調整
  6. スキャン開始
  7. 原稿の傾き補正
  8. ファイル名の付与

という8工程を踏む必要があり、多くの手間がかかります。

事務所に50,000枚の紙文書があるとすれば、すべてスキャンするのにおよそ300時間が必要になります。費やす時間を無視することはできません。
さらに、紙文書をスキャンするだけでは、画像データですので、検索性や利便性を高めるために、OCRを利用してPDFデータへの変換が求められます。

効率的な文書管理を行うために必要な条件は電子化です

紙媒体では、検索も、再利用も簡単にはできません。現在多くの企業には紙文書が大量に保存されていますが、これらの文書を有効に活用するためにも、紙文書の電子化を推し進めましょう。

文書管理のスタートは紙文書の電子化から

文書の電子化と管理方法は種類によってポイントがあります

文書の電子化とその管理方法は、文書の種類によって気を付けるべきポイントが異なります。ここでは特にお問い合わせの多い契約書/カタログ/希少資料/ISO文書/紙図面/手書き帳票/裁判書類/ミルシート(鋼材検査証明書)/通関書類の9種類の文書について、それぞれの課題と解決策、そして留意すべきポイントをご紹介します。

必要な書類・文書を電子化し、ペーパーレスでコスト削減

PDFはこんなに便利

PDFを使うと、これまで紙を使っていた情報の伝達・管理がしやすくなります。さらにPDF化することで情報の伝達コストの削減、保管・管理のスペース削減、検索の効率化、情報交換に要する時間の節約など大きな経済効果が期待されます。PDF化することのメリットの中から、代表的なメリットを紹介します。

紙文書のPDF化は利便性を高め保管スペースも削減

文書の発生(スキャニング<電子化>)に関するサービス

総務の方必見! オフィスのコストと手間のダブル削減方法をこっそり教えます

文書管理 導入事例