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文書を電子化する(スキャニング)

面倒な電子化(スキャニング)作業は外部に委託し手間と時間を削減!

紙の電子化・スキャン作業には、大変な時間と労力がかかります。紙文書の電子化は、豊富な実績を持つ大塚商会にお任せください。短時間・安価で紙文書の電子化を行います。

こんなに便利!文書を電子化する三つのメリット

メリット1文書の保存スペース、保存コストを減らせる
事務所を借りている場合、キャビネットなど紙の物理的な保存スペースにも賃料がかかってしまいます。文書を電子化することで保存スペースを減らし、他の用途への有効活用をすることができます。
メリット2欲しい文書・書類を簡単に探し出せる
目的の文書を探しだすために、10分、20分とかかってしまうと生産性を下げることになってしまい、業務時間・人件費の損失につながります。電子化することで簡単に必要な文書を探し出すことができます。
メリット3同じ文書を複数人で閲覧したり、編集することができる
電子化することで同じ文書を複数人で閲覧、編集することができます。モバイルやタブレットからもアクセスできるようにすれば、いつでもどこでも必要な時に書類を探し、利用することができます。

【書類別】お勧め文書管理の方法

文書の電子化とその管理方法は、文書の種類によって気を付けるべきポイントが異なります。ここでは特にお問い合わせの多い契約書/カタログ/希少資料/ISO文書/紙図面/裁判文書/ミルシート(鋼材検査証明書)/通関書類の8種類の文書について、それぞれの課題と解決策、ポイントをご紹介します。

書類別に見るお勧めの文書管理の方法

PDFには、紙文書にはないメリットたくさん!

PDFを使うと、これまで紙を使っていた情報の伝達・管理がしやすくなります。さらにPDF化することで情報の伝達コストの削減、保管・管理のスペース削減、検索の効率化、情報交換に要する時間の節約など大きな経済効果が期待されます。PDF化することのメリットの中から、代表的なメリットを紹介します。

紙文書のPDF化は利便性を高め保管スペースも削減

文書の電子化にお勧めのソリューション・サービス

大塚商会のお勧めは、面倒な電子化作業を専門業者に任せられる「スキャニングサービス」

文書の電子化には、ファイルから用紙を取り出す、ステープルを外す、折られている用紙を伸ばす、スキャンする、ファイル名をつける、書類を元の状態に戻す、など実に多くの面倒な作業が発生します。これらを自社で電子化しようとすると、量が多ければ多いほど膨大な時間と人件費がかかってしまいます。さらに慣れない作業のため、ミスも起こりがちです。

電子化作業を外部に委託する「スキャニングサービス」を利用すれば、スキャニング業務にかけるスタッフの手配や人件費が不要となり、本来の業務に注力することができるようになります。

スキャニングサービス

その他の書類の電子化(スキャニング)に関するソリューション・サービス

総務の方必見! オフィスのコストと手間のダブル削減方法をこっそり教えます

文書管理 導入事例

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