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裁判文書の管理・活用方法(電子化、検索、保管、廃棄)

依頼主からの資料、調査資料、訴訟関連書類、判決書類、裁判記録など裁判に関する文書管理のポイントをご紹介。裁判文書の電子化や保管、検索・更新管理、最終的な廃棄の方法など、お客様のお困りごとを解決します。

裁判文書は「電子化」して「文書管理システム」で管理・検索を簡単にしましょう

増え続ける裁判文書は電子化するのが便利です。原本書類はセキュリティ水準の高い倉庫で保管すれば事務所内の保管スペースを削減でき、データ化した裁判文書は文書管理システムで管理することで、検索や更新管理が簡単にできるようになります。

最終的に保管期限が過ぎて不要になった裁判文書は、手軽かつ安全に廃棄できる溶解処理がお勧めです。

裁判文書を管理する時に気をつけておきたいポイント

【電子化】面倒なスキャン作業は外部のスキャニングサービスを利用

裁判文書の電子化は、複合機のスキャン機能を使う、もしくは電子化作業を外部に委託する「スキャニングサービス」を利用するのがよいでしょう。「スキャニングサービス」なら、面倒なスキャン作業や作業を行うスタッフの手配が不要となり、本来の業務に注力することができます。

重要な裁判文書を外部に委託するのは不安という場合は、機器を持ち込んでもらい担当者立ち会いの下でスキャニング処理を行うサービスを利用しましょう。情報漏えいに対しても万全の体制を持ったこのようなサービスであれば、企業コンプライアンス上も安心です。

【検索、管理】キャビネットと同じような感覚で書類を管理

法律事務所にとって、通常の文書管理システムが必ずしも使いやすいとは限りません。バインダーの文書をキャビネットで保管していた時と同じように、書類を擬似的にバインダーに整理したうえで、年度ごとに並べたり、訴訟ごとに色分けしたり、実際の書棚のレイアウトを再現できる文書管理システムがお勧めです。

直感的なイメージやインターフェイスのため、PCが苦手な人でも迷わず書類を探せるようにできます。日付やキーワードでの検索といったデータならではの探し方ももちろん可能です。

【保管】保管の必要な裁判文書は外部倉庫サービスを利用し、事務所スペースを有効活用

電子化した後は原本の紙文書を扱うことは少なくなりますが、廃棄するわけにはいきません。しかし大量の裁判文書を社内で保管し続けることはセキュリティや、保管スペースの面などで問題になります。セキュリティや保管設備がしっかり整った専用の外部倉庫で保管することでこれらの問題は解消できます。

【廃棄】保管期限が過ぎて不要になった裁判文書は溶解処理で廃棄時間とコストを軽減する

保管期限が過ぎた裁判文書の廃棄は溶解処理がお勧めです。シュレッダーで処理するときには分別が大変なバインダーやクリップ留めされた紙図面も、そのまま箱に詰めて送るだけの簡単作業で処理できます。箱は開梱せずにそのまま溶解処理を行うので情報漏えいの防止にも最適です。大量の裁判文書を破棄する際も安心です。

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