効率的な文書管理や価格のご相談など、分かりやすくお答えします。

大塚商会 インサイドビジネスセンター

03-6743-1673(平日 9:00~17:30)

紙図面の管理・活用方法(電子化、検索、保管)

製造図面、建築図面、設備図面など、紙図面に関する管理のポイントをご紹介。紙図面の電子化や保管、検索・更新管理、最終的な廃棄の方法など、お客様のお困りごとを解決します。

紙図面は「電子化」して最新版を共有、原本は安全な「外部倉庫に保存」

紙の図面は電子化して管理するのが便利です。図面は拠点や営業、現場など多くの部門が利用するため、修正が発生する度にどこが最新版を管理しているのかが分かりづらくなり、トラブルの元にもなります。

図面を電子化することで最新の図面データを共有でき、ミスの発生を防ぐことができます。また、保管が必要な原本は外部倉庫で保管すれば社内の保管スペースを削減することも可能です。

最終的に保管期限が過ぎて不要になった図面は、手軽かつ安全に廃棄できる溶解処理がお勧めです。

紙図面を管理する時に気をつけておきたいポイント

【電子化】大判で電子化しづらい紙図面は、スキャニングサービスを利用

紙図面は、A2やA1、A0など用紙サイズが大きいものが多く、企業が一般的に導入している複合機やスキャナーでは電子化することができません。大判に対応した機器を持ち、さまざまな紙の種類に対応したスキャニングサービスの利用が、紙図面の電子化への近道です。

重要な紙図面を外部に委託するのは不安という場合は、機器を持ち込んでもらい担当者立ち会いの下でスキャニング処理を行うサービスを利用しましょう。情報漏えいに対しても万全の体制を持ったこのようなサービスであれば、企業コンプライアンス上も安心です。

【検索、管理】文書管理システムと連携して、全員が最新バージョンの図面を共有

製造や建築業で使われる図面は、内容を更新するたびに紙図面を再出力するため、どれが最新版かすぐに判別できない場合があります。現場で図面に修正が加えられることもあり、古い図面を参照したことが原因で部品の誤発注などのミスが発生することもあるので、図面の版管理が間違いなく行える仕組みが必要です。

【保管】法律で定められた保管期間で図面を適切に管理する

図面は製造物責任(PL)法や建築業法などで定められた期間の保存義務があります。しかし大量の紙図面を社内で保管し続けることはセキュリティや、保管スペースの面などで問題になります。セキュリティや保管設備がしっかり整った専用の外部倉庫で保管することでこれらの問題は解消できます。

【廃棄】保管期限が過ぎて不要になった紙図面は溶解処理で廃棄時間とコストを軽減

保管期限が過ぎた紙図面の廃棄は溶解処理がお勧めです。シュレッダーで処理するときには分別が大変なバインダやクリップ留めされた紙図面も、そのまま箱に詰めて送るだけの簡単作業で処理できます。箱は開梱せずそのまま溶解処理を行うので情報漏えいの防止にも最適です。大量の紙図面を破棄する際も安心です。

紙図面の文書管理にお勧めのソリューション・サービス

おすすめ関連セミナー

コストや手間が削減できるお勧めのソリューション

総務の方必見! 「コスト」と「手間」をダブルで削減する方法

コスト削減できる方法はまだまだあります!

面倒な「手間」を減らして「コスト」も削減できる、総務の皆さんが得するとっておきのダブル削減方法をご紹介します。

総務の方必見! オフィスのコスト×手間 ダブル削減

年末年始、社内の不要な書類の処分にお困りではありませんか?

文書管理 導入事例

ナビゲーションメニュー