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大塚商会 インサイドビジネスセンター

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文書の管理(整理・検索)

書類探しに費やされる無駄な時間を大幅にカットするためには、強力な検索機能が必須になります。高いセキュリティを保ちつつ、電子化したファイルを検索・利用しやすくし、業務効率を向上させます。

文書の管理(整理・検索)をサポート

書類を「探す」時間もコストです

c1p_004004紙で残っている過去の帳票や資料を確認する場合、広いキャビネットから目的の情報を探し出すには多くの時間がかかってしまいます。デジタル化されても、適切な検索の仕組みがなければ、業務の効率化は低いレベルでとどまってしまいます。

  1. キーワードによるファイル検索
  2. 複雑な日本語でも高速検索
  3. システム別ではなく、社外を含む複数システムを一括検索
  4. いつでも誰でも利用できる文書共有環境

などの検索機能が業務効率化につながるチェックポイントになります。

紙文書の電子化で終わりではない、文書管理の重要性

紙文書を電子化すれば、業務効率が向上するわけではありません。目的に応じて電子化された文書を管理する方法を検討する必要があります。重要なのは文書管理の「検索性」です。必要な文書を、簡単に、すばやく探せる文書管理ソリューションが必要です。

紙文書の電子化と文書管理ソリューション

文書のアクセス権とバージョン管理

マニュアルやカタログなどを電子化することで、紙にかかるコストを大幅に削減することができます。一方で、文書の属性にあわせた文書管理機能が必要になってきます。詳細の設定が可能な、文書のバージョン・アクセス管理機能により、文書の使用目的に合わせた活用が簡単にできるようになります。

アクセス管理とバージョン管理機能を有効活用

使いやすさが文書管理ソリューション選択の重要なポイント

導入した文書管理ソリューションを継続的に全社で活用していくために必要なのは、使いやすさです。豊富な機能を備えていても、使いやすさが無ければ誰も使わなくなってしまいます。

文書管理ソリューションは使いやすさが重要

文書の管理・活用に関するサービス

すばやい検索で、無駄な時間をカット

コンテンツの管理機能を利用して利便性を高める

電子化されても今まで通りの使い勝手を実現する

総務の方必見! オフィスのコストと手間のダブル削減方法をこっそり教えます

文書管理 導入事例