文書を管理・検索・共有する

ITに詳しくなくても使える「文書管理ソフト」を利用するのがお勧め

文書を電子化しても、目的に応じて使いやすくなければ意味がありません。ITに詳しくない方でも簡単に使える「文書管理ソフト」で、文書を簡単に管理・検索・共有できるようにしましょう。

こんなに便利！　文書を管理・検索・共有できるようにする三つのメリット

メリット1「探す」コストを大幅に削減: 目的の文書を探しだすために10分、20分とかかってしまうと生産性を下げることになり、業務時間・人件費の損失につながります。使いやすい文書管理ソフトを用いることで簡単に探しだすことができます。
メリット2ミスによるデータ消失や勝手な閲覧・編集の防止ができる: ファイルやフォルダーにアクセス権を設定し、閲覧・編集などを制限することで重要な文書を自由に見られてしまう心配がありません。また、利用履歴を確認することで何か異変があった場合でも速やかに状況を確認することができます。
メリット3データをさまざまな場所で利用できる: 外出先や突然の打ち合わせでも、モバイルやタブレット、スマートフォンからもアクセスできるようにすれば、すぐに必要な書類を探しだし、利用することができます。すばやい応対でビジネスチャンスを逃しません。

紙文書を電子化すれば、業務効率が向上するわけではありません。目的に応じて電子化された文書を管理する方法を検討する必要があります。重要なのは文書管理の「検索性」です。必要な文書を、簡単に、すばやく探せる文書管理ソリューションが必要です。

電子化した文書を整理するには、キャビネットにあるバインダーを扱うように簡単に文書を共有・検索・閲覧できる文書管理ソフト「ViaDoc（バイアドック）」の利用が便利です。

文書をすばやく検索・閲覧できる「高速ビューアー」、スムーズな意見交換・情報共有が可能な「ニュースフィード」、利用する場所を選ばない「モバイル対応」により、企業内の情報共有をスムーズに実現し、業務スピードをアップさせます。