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ISO文書の管理・活用方法(電子化、検索、保管、廃棄)

ISOマニュアル、規定書類、手順書、要望書、基準書、記録、チェックシートなどに関する管理のポイントをご紹介。ISO文書の電子化や保管、検索・更新管理、最終的な廃棄の方法など、お客様のお困りごとを解決します。

ISO文書は「電子化」して、煩雑な管理を「文書管理システム」で行いましょう

ISO文書では、最新版と旧版の差し替え作業が発生します。これらを各部門が紙ベースで作業・管理していると、どれが最新版か分かりづらくなっていきます。確実に管理し変更履歴を残すためにもISO文書は電子化し、文書管理システムによる管理が欠かせません。

ISOの審査では、「最新文書と旧版との識別がなされていない」「廃止または不要の文書が現場に混在している」「必要な部署へ最新版が配布されていない」「最新版の保管手順がない」といった理由で不適合を受けることがあります。このような問題も文書管理システムと連携することで防ぐことができます。

ISO文書を管理する時に気をつけておきたいポイント

【電子化】面倒なスキャン作業は外部のスキャニングサービスを利用

紙のISO文書の電子化は、複合機のスキャン機能を使う、もしくは電子化作業を外部に委託する「スキャニングサービス」を利用するのがよいでしょう。「スキャニングサービス」なら、面倒なスキャン作業や作業を行うスタッフの手配や人件費が不要となり、本来の業務に注力することができます。

重要なISO文書を外部に委託するのは不安という場合は、機器を持ち込んでもらい担当者立ち会いの下でスキャニング処理を行うサービスを利用しましょう。情報漏えいに対しても万全の体制を持ったこのようなサービスであれば、企業コンプライアンス上も安心です。

【検索、管理】回覧・共有・申請・承認といったワークフローを簡単に行えるようにする

ISO文書では回覧、情報共有、さらに申請・承認といったプロセスが求められます。これらのワークフローをリアルタイムに把握するには、承認依頼がメールで自動的に通知される電子承認システムと、文書管理システムの連携が便利です。

承認者が不在のときは、代理人による承認機能も利用できるので、申請・承認作業がスピーディーに行えます。誰が承認したのかという「ログ」もちゃんと残り、高度な管理環境が構築できます。

【検索、管理】文書管理システムと連携して、全員が最新バージョンのISO文書を共有する

文書管理システムを活用し、最新版のISO文書が各部署で受領されたかどうかを確認しましょう。旧版との差し替え作業はサーバー上で一元的に実施されるので、各部署の担当者の負担が軽減されます。さらに、スケジューラー機能を使って保管期限を予定表に入力しておけば、不要な書類が何年も放置される問題も解消されます。

【廃棄】保管期限が過ぎて不要になったISO文書は溶解処理で廃棄時間とコストを軽減する

保管期限が過ぎたISO文書の廃棄は溶解処理がお勧めです。シュレッダーで処理するときには分別が大変なバインダやクリップ留めされた紙図面も、そのまま箱に詰めて送るだけの簡単作業で処理できます。箱は開梱せずにそのまま溶解処理を行うので情報漏えいの防止にも最適です。大量のISO文書を破棄する際も安心です。

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