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希少資料の管理・活用方法(電子化、保管)

1冊ないし1部しか原本として保存されていない社内報、社内誌、社内新聞、社史、人事データ、学生新聞、卒業アルバム、成績証明書、学籍簿などに関する文書管理のポイントをご紹介。貴重な資料の電子化や保管、検索の方法など、お客様のお困りごとを解決します。

貴重な資料は「電子化」して「外部倉庫で保管」し、劣化・災害から守りましょう

1冊ないし1部しか原本として保管されていない歴史的・文化的に貴重な資料や、社内報や社内誌・社内新聞・社史・人事データなどは、電子化が欠かせません。

古い紙の資料は管理が悪ければ劣化する一方なので、災害対策や防火・防湿・防水対策、情報漏えい対策などが整っている外部倉庫を利用し適切に管理しましょう。

希少資料を管理する時に気をつけておきたいポイント

【電子化】専門家のスタッフ、機材によるスキャニングサービスで資料の破損を防いで電子化する

劣化した紙資料はもろくなり、スキャニングするのが非常に難しくなります。自社の複合機などでスキャンする場合、扱いによっては資料が破損してしまう可能性もあります。このようなトラブルを回避するには、専門のスタッフ・機材による外部のスキャニングサービスを利用するのが良いでしょう。

貴重な資料を外部に持ち出すのが不安という場合は、機器を持ち込んでもらい担当者立ち会いの下でスキャニング処理を行うサービスを利用しましょう。情報漏えいに対しても万全の体制を持ったこのようなサービスであれば、企業コンプライアンス上も安心です。

【保管】耐震対策や防火・防湿・防水対策などが整っている外部倉庫で安全に保管する

地震や火事・水害などの災害が起こったときに備えて耐震対策や防火対策を行わなければ、貴重な資料を守ることはできません。このような課題の解決を目指すのであれば、耐震対策や防火・防湿・防水対策、情報漏えい対策などが整っている外部倉庫の利用を考えましょう。

そして、紙の劣化を防ぐうえで重要なポイントは防湿対策です。火事のような不測の事態に備えてスプリンクラー(水)ではなく、ハロンガスを使用した消火設備を持っていることも重要です。火事から資料は守られたものの、水浸しになってしまったのでは、意味がありません。

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