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大塚商会 インサイドビジネスセンター

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紙文書のスキャン(電子化)
スキャニングサービス

大変な時間と労力を必要とする紙文書のスキャン(電子化)作業は、まとめて大塚商会にお任せください。
価格も1枚5円~とお求めやすくなっております。

サービス概要

紙をスキャン(電子化)することで書庫や書棚(キャビネット)および倉庫の撤去などにより事務所費用を削減させることができます。電子データ化することで共通データとして閲覧(情報共有)でき、また検索性も向上することから、業務効率が大幅に向上します。

さらにセキュリティ面では、アクセス権限の付与や、データを社外に持ち出させない加工も可能となり、セキュアな情報管理が可能になります。環境面においても紙をリサイクル資源として廃棄することができ、環境対策への配慮、意識向上、社会的信用度の向上など、数多くのメリットを得ることができるサービスです。

サービスメリット

コスト削減

キャビネットのスペースにも経費がかかっていることをご存じですか?

一般的なキャビネットのサイズは900mm×400mmです。そこに通路のスペースを加えると900mm×(400mm+900mm)=1.17m2になります。坪単価20,000円で事務所を借りている場合、一つの書庫(キャビネット)あたりの賃料は7,000円/月にもなります。

そんなキャビネットの撤去や保管倉庫を無くすことで大きな経費削減が可能となる場合があります。またキャビネットなどの備品を新規に購入する費用も節約できます。

検索性の向上による業務効率アップ

スキャン(電子化)されたデータは、許可された人がタイムリーに欲しい情報を得られるようになり業務効率が向上します。

また電子化されたデータであれば、OCR処理(光学式読取り:Optical Character Reader)をして全文検索を可能にします。

セキュリティの向上

情報漏えい対策が社内で施行された場合、紙ではキャビネットから持ち出した記録や、紙を複写した記録を残すことが必要になります。しかしスキャン(電子化)されたデータであればアクセス権のコントロールで適切なユーザーのみに閲覧させることが可能です。

また文書管理システムに登録したり、ログ監視ツールの導入で、誰が、いつ、何を、閲覧、複写、送付したのかという痕跡(ログ)もデータとして残すことが可能となります。

環境対策

紙をスキャンし電子化することで各個人への配布も複写する必要が無くなり、そもそも紙を出さない仕組みを構築できます。また書庫にある紙をリサイクル資源として活用することも可能です。

導入費用

スキャン(電子化)する枚数、紙の状態、紙のサイズ、ファイル名付けにもよりますが、価格はA4一枚あたり5円~と安価な価格設定をさせて頂いております(注1)。

また社外に出せないような機密書類の出張スキャン(電子化)サービスや、単にCDやDVDで納品するだけではなく、文書管理システム(注2)にキーワードを追加しながら登録するようなサービスまで用意しております。是非ご相談ください。

  • (注1)実際の価格についてはご相談ください。
  • (注2)対応文書管理システムについてはご相談ください。

見積りシミュレーション

スキャン条件に応じた用紙のサイズ、枚数、ファイル名付与の内容について回答いただくことで、概算のお見積りを表示します。(こちらのシミュレーションはあくまで基本料金を基にした目安ですので、正式なお見積りについてはお問い合わせください。)

スキャニングサービス 見積りシミュレーション

スキャニングサービスの様子

文書管理 導入事例