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ミルシートの管理・活用方法(電子化、検索、保管、廃棄)

ミルシート(鋼材検査証明書)、切断証明書、納品書などに関する文書管理のポイントをご紹介。ミルシートの電子化や保管、検索・更新管理、最終的な廃棄の方法など、お客様のお困りごとを解決します。

共有が必須のミルシートは「電子化」で業務効率アップとミスを軽減しましょう

ミルシートは1点の鋼材に1枚必要となるので、膨大な数を保管しなければなりません。また、紙のまま管理していると、過去の書類を探すのにも手間がかかります。

これらの書類はOCR処理による電子化がお勧めです。デジタルデータ化することにより、検索、閲覧、共有が効率的に行えるようになります。さらに電子化による保管スペースの削減にもつながります。

そして最終的に不要になったミルシートは、溶解処理で手軽かつ安全に廃棄するのがよいでしょう。

ミルシートを管理する時に気をつけておきたいポイント

【電子化】OCR処理で紙をデータに変換。鋼材をカット・加工した図面も一元管理

ミルシートを電子化するなら複合機のスキャン機能を使うのがお勧めです。複合機の操作パネル上で保存先フォルダーの振り分けやファイル名のリネーム作業が行える仕組みを利用して、鋼材メーカー別などのフォルダーに振り分けます。さらに、鋼材をカット・加工した図面があれば一緒にスキャンして一元的に管理することも可能になります。

また、スキャンしたミルシートは、OCRソフトを活用することで、デジタルデータへの変換が可能ですので、検索、閲覧業務も効率的に行えるようになります。

【検索、管理】必要なミルシートをすぐに取り出すには文書管理システムの利用が有効

OCRでテキストを抽出した、ミルシートの鋼種(鉄の種類)、チャージナンバー(何日の何号炉の鉄なのか)、サイズなどの情報をキーワードにし、文書管理システムで検索すれば、いつでもすばやく必要なミルシートの検索・表示が可能です。

紙で同様の作業を行うには、時間も手間もかかりますが、デジタル化することで「探す」手間と時間が大幅に削減されます。

【検索、管理】拠点間の共有は、文書管理システムの連携で、合理化を実現する

本社に保存されているミルシートが地方の営業所で必要になった場合、本社に連絡を取り、本社側で該当するミルシートを探して送ってもらう作業が発生します。これでは必要な時すぐにミルシートの確認ができず、本社側も余計な手間が掛かることになります。

ミルシートが電子化されていれば、ネットワークを介して必要な時、必要な人にすぐに届けることができます。

【廃棄】文書管理システムへの登録が済んだミルシートは溶解処理で廃棄時間とコストを軽減する

文書管理システムへの登録が完了した紙のミルシートの廃棄は溶解処理がお勧めです。シュレッダーで処理するときには分別が大変なバインダーやクリップ留めされた紙図面も、そのまま箱に詰めて送るだけの簡単作業で処理できます。箱は開梱せずにそのまま溶解処理を行うので情報漏えいの防止にも最適です。大量のミルシートを破棄する際も安心です。

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