ミルシートの管理・活用方法（電子化、検索、保管、廃棄）

【電子化】OCR処理で紙をデータに変換。鋼材をカット・加工した図面も一元管理

ミルシートを電子化するなら複合機のスキャン機能を使うのがお勧めです。複合機の操作パネル上で保存先フォルダーの振り分けやファイル名のリネーム作業が行える仕組みを利用して、鋼材メーカー別などのフォルダーに振り分けます。さらに、鋼材をカット・加工した図面があれば一緒にスキャンして一元的に管理することも可能になります。

また、スキャンしたミルシートは、OCRソフトを活用することで、デジタルデータへの変換が可能ですので、検索、閲覧業務も効率的に行えるようになります。

【検索、管理】必要なミルシートをすぐに取り出すには文書管理システムの利用が有効

OCRでテキストを抽出した、ミルシートの鋼種（鉄の種類）、チャージナンバー（何日の何号炉の鉄なのか）、サイズなどの情報をキーワードにし、文書管理システムで検索すれば、いつでもすばやく必要なミルシートの検索・表示が可能です。

紙で同様の作業を行うには、時間も手間もかかりますが、デジタル化することで「探す」手間と時間が大幅に削減されます。

【検索、管理】拠点間の共有は、文書管理システムの連携で、合理化を実現する

本社に保存されているミルシートが地方の営業所で必要になった場合、本社に連絡を取り、本社側で該当するミルシートを探して送ってもらう作業が発生します。これでは必要な時すぐにミルシートの確認ができず、本社側も余計な手間が掛かることになります。

ミルシートが電子化されていれば、ネットワークを介して必要な時、必要な人にすぐに届けることができます。

【廃棄】文書管理システムへの登録が済んだミルシートは溶解処理で廃棄時間とコストを軽減する

文書管理システムへの登録が完了した紙のミルシートの廃棄は溶解処理がお勧めです。シュレッダーで処理するときには分別が大変なバインダーやクリップ留めされた紙図面も、そのまま箱に詰めて送るだけの簡単作業で処理できます。箱は開梱せずにそのまま溶解処理を行うので情報漏えいの防止にも最適です。大量のミルシートを破棄する際も安心です。